Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое положение работника. В Беларуси она оформляется в строгом виде, соответствует требованиям Трудового кодекса и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Ниже подробно описано, как выглядит трудовая книжка, какие формы используются и какие требования предъявляются к её оформлению.

Формы и годы издания

В Республике Беларусь применяются пять официальных форм трудовых книжек, утвержденных разными годами:

1. Образец 1938 года
2. Образец 1973 года
3. Образец 1993 года
4. Образец 1995 года
5. Образец 2014 года

Исключением являются книжки, выданные в иностранных государствах (Россия, Украина и др.). Они считаются недействительными, за исключением форм 1938 и 1973 годов, которые могут использоваться в качестве хранилища стажа.

Внешний вид и структура

Трудовая книжка имеет следующие внешние характеристики:

• Кол-во страниц: обычно 20–24 листа (40–48 страниц в двухстороннем варианте).
• Твердая обложка: обычно из плотного картона, часто темно‑зеленого или синего цвета, с тиснением логотипа Министерства труда и социальной защиты.
• Нумерация: каждая страница пронумерована, а также нумеруются вкладыши (дополнительные листы) для записи дополнительных сведений.
• Поле для подписи: в конце каждой записи предусмотрено место для подписи работника и работодателя.

Внутри книжки размещаются несколько блоков:

1. Первый блок – данные работника (ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные).
2. Второй блок – сведения о трудовой деятельности: место работы, должность, дата приема, основание заключения трудового договора.
3. Третий блок – переводы и увольнения: сведения о переводах, датах увольнения, основаниях прекращения трудового договора.
4. Четвертый блок – награды и поощрения: сведения о премиях, благодарностях, иных формах поощрения.
5. Вкладки (дополнительные листы): используются для более детального описания, если основной блок заполнен.

Как оформляется запись в книжке

Записи в трудовой книжке вносятся нанимателем (кроме случаев, когда наниматель – физическое лицо). Основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) работодателя. В запись включаются:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Место работы (наименование организации, адрес).
• Должность/специализация.
• Дата приема на работу и основание (приказ, договор).
• Дата увольнения (если применимо) и основание увольнения.
• Сведения о переводах, повышениях, премиях.
• Подпись работника и подпись/печать работодателя.

При оформлении дубликата (если оригинал утерян, поврежден и т.п.) информация о трудовой деятельности подтверждается данными из индивидуального лицевого счета в системе государственного социального страхования.

Выдача и сроки

Трудовую книжку выдают работнику в день увольнения. При задержке выдачи по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за весь период вынужденного прогула, а дата увольнения изменяется на день фактической выдачи.

Все выданные и принятые книжки фиксируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая ведется кадровой службой в соответствии с приложением к Инструкции.

Особенности оформления иностранных книжек

Если у работника уже есть трудовая книжка, выданная в иностранном государстве, она может храниться у работодателя для учета его предыдущего стажа. Однако для официального оформления в Беларуси требуеться оформить трудовую книжку, соответствующую одной из национальных форм (1938, 1973, 1993, 1995 или 2014).

Примеры оформления

Ниже приведены типичные примеры заполнения полей первой страницы:

Трудовая книжка
№ ________

ФИО: _______________________________
Дата рождения: ______________________
Место рождения: ____________________
Паспорт: серия ____ № ____________
Адрес регистрации: __________________

Дальнейшие страницы содержат таблицы с колонками:

• № записи
• Дата
• Место работы
• Должность
• Основание
• Примечание
• Подпись работника
• Подпись/печать работодателя

Трудовая книжка в Республике Беларусь – это официальный документ строгой формы, который содержит все необходимые сведения о трудовой деятельности работника. Её внешний вид (твердая обложка, номер страниц, подписи) и внутреннее устройство (разделы с личными данными, историей работы, наградами) регламентированы законодательством и регламентом Министерства труда и социальной защиты. Правильное оформление и своевременная выдача такой книжки – обязательное условие для юридически корректного оформления трудовых отношений.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или оформлению дубликата, обратитесь в кадровую службу вашего работодателя или в местный отдел Министерства труда.