Трудовая книжка – это документ строгой отчётности, который organisation получает от поставщика, хранит в отделе кадров и выдаёт работнику при приёме на работу, переводе или увольнении. В бухгалтерском учёте её необходимо правильно отразить как при поступлении (оприходование), так и при выдаче сотруднику. Ниже рассмотрены нормативные основы, варианты счетов учёта и примеры проводок.
Нормативная база
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 12 – учёт объектов основных средств и нематериальных активов).
- Приказ Минфина России от № 44н «О порядке ведения бухгалтерского учёта и составления отчётности» (приложение 2 – классификация счетов).
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и Бухгалтерия.ru по учёту бланков строгой отчётности.
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑1215 «О порядке учёта трудовых книжек».
Согласно этим источникам, трудовая книжка относится к бланкам строгой отчётности и учитывается либо на забалансовом счёте 006, либо на балансовых счетах 10 (Материалы) или 105.36 (Прочие не произведённые активы) в зависимости от принятой учётной политики организации.
Что такое трудовая книжка в бухгалтерском учёте
Трудовая книжка – это:
- документ, подтверждающий трудовую деятельность работника;
- бланк строгой отчётности, имеющий условную стоимость (обычно несколько десятков рублей);
- объект учёта, который не является основным средством, но подлежит учёту как материально‑производственные запасы или как бланки строгой отчётности.
Поэтому при поступлении книжки в организацию необходимо выполнить операцию «оприходование» – отразить её на соответствующем счёте учёта.
На каком счёте учитывать приобретение (оприходование) трудовой книжки
В практике бухгалтерского учёта используются три основных варианта:
- Забалансовый счёт 006 «Бланки строгой отчётности» – наиболее распространённый вариант. Книжка учитывается в условной оценке (обычно по себестоимости приобретения) и не включается в баланс, так как не является объектом основных средств.
- Счёт 10 «Материалы» – применяется, если организация ведёт аналитический учё бланков строгой отчётности как материалов. В этом случае стоимость книжки отражается на субсчёте 10‑XX «Бланки строгой отчётности».
- Счёт 105.36 «Прочие не произведённые активы» – используется в некоторых методичках, где бланки рассматриваются как не произведённые активы (аналогично канцелярским товарам, которые ещё не введены в эксплуатацию).
Выбор счёта зависит от:
- принятой учётной политики (политика отражается в учётной политике организации);
- вида организации (коммерческая, бюджетная, учреждение с УСН);
- наличия аналитического учёта по бланкам строгой отчётности.
Примеры проводок при оприходовании трудовой книжки
Допустим, организация приобрела 10 бланков трудовых книжек по цене 50 руб. за штуку (всего 500 руб.) за счёт собственных средств.
Вариант 1 – учёба на забалансовом счёте 006
Дебет 006 – 500 руб. (оприходованы бланки трудовой книжки) Кредит 60 – 500 руб. (расчёт с поставщиком)
Вариант 2 – учёба на счёте 10 (субсчёт «Бланки строгой отчётности»)
Дебет 10‑БСО – 500 руб. (принято к учёту как материал) Кредит 60 – 500 руб. (оплата поставщику)
Вариант 3 – учёба на счёте 105.36
Дебет 105.36 – 500 руб. (принято к учёту как не произведённый актив) Кредит 60 – 500 руб. (расчёт с поставщиком)
При выдаче трудовой книжки сотруднику (безвозмездно) проводка выглядит так:
Выдача сотруднику (безвозмездно)
Дебет 73 (или 70) – 500 руб. (выдано сотруднику) Кредит 006 – 500 руб. (списано с забалансового счёта)
Если книжка выдаётся за плату (например, при утере и восстановлении за счёт работника), то проводка включает НДС и реализацию:
Дебет 62 – 600 руб. (получено от работника, включая НДС) Кредит 90.1 – 500 руб. (выручка) Кредит 18 – 100 руб. (НДС, 20%)
Особенности учёта в разных типах организаций
Коммерческие организации (ОСНО, УСН)
На ОСНО чаще применяют счёт 006 или 10‑БСО. На УСН, где НДС не начисляется, проводки упрощаются: при оприходовании – дебет 006/10‑БСО, кредит 60; при выдаче – дебет 73/70, кредит 006/10‑БСО.
Бюджетные учреждения
Согласно Инструкции по бюджетному учёту № 157н, бланки строгой отчётности учитываются на забалансовом счёте 006 в условной оценке. При выдаче сотруднику делается запись:
Дебет 105 – стоимость бланка (учёта в бюджетном учёте) Кредит 006 – списание бланка
Некоммерческие организации
Принцип аналогичен коммерческим: выбор между 006 и 10‑БСО зависит от учётной политики. Важно обеспечить аналитический учё по сериям и номерам бланков для последующего контроля.
Хранение и списание трудовых книжек
После выдачи трудовой книжки работнику organisation больше не несет ответственности за её сохранность (кроме случаев утери, когда выдаётся дубликат). Поэтому:
- Бланки, находящиеся на хранении в отделе кадров, остаются на счёте 006 (или 10‑БСО/105.36) до момента выдачи.
- При утере или порче бланка перед выдачей делается запись о списании:
Дебет 94 – стоимость утраченного бланка (прочие расходы) Кредит 006 – списание бланка со счёта учёта
- После выдачи сотруднику бланк более не учитывается в бухгалтерии организации.
Практический чек‑лист для бухгалтера
- Определить, какой счёт учёта бланков строгой отчётности используется в организации (006, 10‑БСО или 105.36) – закрепить в учётной политике.
- При получении бланков от поставщика оформить приходный документ (накладная, акт приёма‑передачи) и сделать проводку:
Дебет выбранный счёт (006/10‑БСО/105.36) – сумма Кредит 60 – сумма
- Вести аналитический учё по сериям и номерам бланков (журнал учёта бланков строгой отчётности).
- При выдаче трудовой книжки сотруднику оформить приказ о приёме на работу (или переводе/увольнении) и сделать проводку:
Дебет 73 (или 70) – стоимость бланка Кредит выбранный счёт (006/10‑БСО/105.36) – стоимость бланка
- При утере/порче бланка до выдачи – списать через счёт 94 (прочие расходы) или 91.2 (прочие операционные расходы) в зависимости от вида организации.
- При получении оплаты за восстановленную книжку от работника – отразить реализацию с НДС (если применяется ОСНО) или без НДС (УСН).
- Периодически сверять остатки бланков на складе с аналитическим учётом и данными бухгалтерии.
Трудовая книжка – бланк строгой отчётности, который в бухгалтерском учёте может учитываться:
- на забалансовом счёте 006 (наиболее типичный вариант);
- на балансовом счёте 10 (субсчёт «Бланки строгой отчётности»);
- на счёте 105.36 (как не произведённый актив).
Выбор счёта фиксируется в учётной политике организации и должен быть последовательно применён для всех операций с бланками: оприходование, хранение, выдача и списание. Правильное отражение этих операций обеспечивает достоверность бухгалтерской отчётности и соответствует требованиям законодательства.
Следуя предложенному чек‑листу и используя примеры проводок, бухгалтер сможет без ошибок организовать учёт трудовых книжек в своей организации.