Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В бюджетных учреждениях (государственные, муниципальные, образовательные и др.) её ведение регулируется как федеральными законами, так и нормативными актами министерств и ведомств. Ниже вы найдете подробный разбор всех этапов работы с трудовыми книжками в бюджетных организациях, начиная от их выдачи и заканчивая учётом в бухгалтерии.
История и законодательная база
- 1973 г. – Утверждение нового образца документа.
- 1975 г. – Начало выдачи трудовых книжек колхозникам.
- 2003 г. и 2023 г. – Две реформы формы трудовой книжки в постсоветской России.
- 2019 г. – 439‑ФЗ и 436‑ФЗ о формировании сведений в электронном виде.
- 2021 г. – Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
- 2026 г. – Завершение переходного периода, окончательное введение ЭТК.
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (статья 66 – «Трудовая книжка»).
- Приказ Минфина РФ от № 55н. 44 – требования к количеству бланков и вкладышей.
- Постановление Минтруда РФ о переходе на электронные трудовые книжки.
Ведение трудовых книжек в бюджетных учреждениях
Выдача и оформление
При приёме на работу работник получает трудовую книжку, в которую записываются:
- Дата приёма.
- Наименование организации.
- Должность и должностные обязанности.
- Условия работы (срок, место, вид деятельности).
- Сведения о стаже и квалификации.
Для бюджетных учреждений важно соблюдать требования о наличии достаточного количества бланков и вкладышей, а также о хранении их в надёжном месте.
Переводы и изменения
При переводе работника в другое подразделение, смене должности или приёме на совместительство в бюджетном учреждении в трудовой книжке фиксируются отдельные записи. Внутренние совместители также обязаны иметь запись о работе по совместительству, если это согласовано с основным работодателем.
Списание и хранение
Списание трудовой книжки производится при увольнении. Важно:
- Провести проверку всех записей.
- Составить акт о списании.
- Сохранить копию в архиве учреждения.
Бухгалтерский учёт трудовых книжек
В бюджетных учреждениях учет трудовых книжек отражается в системе 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ). Основные этапы:
- Покупка бланков – проводка:
Д 62 «Расчёты с поставщиками» / К 51 «Расчётный счёт». - Поступление бланков – проводка:
Д 62 / К 20 «Складские запасы». - Выдача работнику – проводка:
Д 20 / К 51. - Списание – проводка:
Д 51 / К 62.
Бухгалтерия должна вести отдельный реестр трудовых книжек, где фиксируются даты выдачи, списания и изменения. Это обеспечивает контроль и прозрачность учёта.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 г. переходный период по внедрению ЭТК завершён. Теперь:
- Работник может выбрать электронный формат и получить бумажную копию с отметкой о выборе.
- Все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде и доступны через портал «Мой персональный кабинет».
- Бюджетные учреждения обязаны вести электронный учёт и передавать данные в Федеральную службу по труду.
Преимущества ЭТК:
- Упрощённый процесс обновления данных.
- Сокращение бумажной работы.
- Повышение прозрачности и доступности информации.
Практические рекомендации для бюджетных учреждений
- Обеспечьте наличие достаточного количества бланков и вкладышей.
- Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовых книжках.
- Ведите отдельный реестр в 1С для учёта всех операций с трудовыми книжками.
- Обучайте персонал правилам оформления и хранения.
- Переходите на электронный формат в соответствии с законодательством.
Трудовые книжки в бюджетных учреждениях – это не просто бумажный документ, а важный элемент кадрового учёта, подтверждающий трудовую историю гражданина. С переходом на электронный формат задачи по их ведению упрощаются, но при этом остаётся критически важным соблюдение всех нормативных требований. Следуя рекомендациям, бюджетные организации могут обеспечить надёжный и прозрачный учёт трудовой деятельности своих сотрудников.