В современных условиях цифровизации трудовых отношений вопрос о необходимости предоставления трудовой книжки остается одним из самых обсуждаемых․ Несмотря на активный переход на электронные форматы‚ этот документ по-прежнему играет ключевую роль в подтверждении стажа и опыта сотрудника․ Разберемся‚ когда предъявление трудовой книжки является строго обязательным‚ а когда можно обойтись без нее‚ опираясь на актуальное законодательство РФ и нормы Трудового кодекса․
Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ‚ лицо‚ поступающее на работу‚ обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из электронного реестра)․ Это требование закреплено в статье 66․1 ТК РФ․
Однако существуют важные исключения‚ когда предъявление документа не требуется:
- Если трудовой договор заключается впервые (сотрудник никогда ранее не работал официально)․
- Если работник поступает на работу на условиях совместительства․
Таким образом‚ для большинства соискателей‚ уже имеющих опыт работы‚ предоставление информации о трудовой деятельности является обязательным этапом оформления․
Бумажная или электронная: что актуально в 2026 году?
С 1 января 2020 года в России была внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ а с 1 января 2021 года выдача новых бумажных трудовых книжек прекращена․ Это означает‚ что:
- Для тех‚ кто впервые устраивается на работу с 2021 года: бумажный документ не оформляется вообще․ Вся информация ведется исключительно в электронном виде․ Таким сотрудникам не нужно ничего предъявлять‚ так как у них нет ни бумажной‚ ни электронной истории до этого момента․
- Для работников‚ имевших стаж до 2021 года: они могли выбрать формат ведения книжки․ Если сотрудник не писал заявления об отказе от бумажной версии‚ работодатель обязан вести и бумажную‚ и электронную книжки параллельно․
- Если выбран электронный формат: работник предоставляет сведения о трудовой деятельности (выписку)‚ а бумажный документ ему на руки не выдается и новому работодателю не передается․
Может ли работодатель требовать бумажную книжку‚ если есть электронная?
Специалисты портала «Онлайнинспекция․рф» и Роструд разъясняют: если работник предоставляет актуальные сведения о трудовой деятельности в электронном виде‚ требовать от него предъявления бумажной трудовой книжки работодатель не вправе․ Все необходимые данные уже содержатся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР)․
Более того‚ уведомлять сотрудников о том‚ что бумажная трудовая книжка им оформляться не будет (в случае первого трудоустройства после 2020 года)‚ также не требуется․
Зачем вообще нужна трудовая книжка?
Независимо от формата (бумажный или электронный)‚ этот документ выполняет критически важные функции:
- Подтверждение стажа: именно на основании записей в трудовой рассчитывается страховой стаж для назначения пенсии․
- Фиксация опыта: документ содержит сведения о местах работы‚ должностях‚ переводах и причинах увольнения․
- Награждения: в книжку вносятся данные о поощрениях за успехи в работе‚ что может стать преимуществом при карьерном росте․
- Социальные выплаты: информация используется для расчета пособий по временной нетрудоспособности и других социальных гарантий․
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?
Если бумажная трудовая книжка была утеряна или испорчена‚ работник должен написать заявление работодателю о выдаче новой․ Однако стоит помнить‚ что дубликат выдается только за период работы у данного работодателя․ Записи о предыдущих местах работы восстанавливаются на основании архивных справок‚ приказов и других документов․
В случае с электронной трудовой книжкой риск потери данных сведен к нулю‚ так как вся информация хранится в защищенной государственной информационной системе․
Обязанности работодателя по учету
Даже в условиях цифровизации‚ работодатели обязаны вести учет трудовых книжек․ Согласно разъяснениям Минтруда:
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним‚ а также книгу учета бланков трудовой книжки необходимо вести на бумажном носителе․
Это правило действует независимо от того‚ сколько у сотрудников электронных или бумажных документов․
Резюме
На вопрос «Обязательно ли предъявлять трудовую книжку?» в 2026 году можно дать следующий ответ:
Да‚ обязательно‚ если вы не первый раз устраиваетесь на работу и не являетесь совместителем․ Однако форма предоставления зависит от вашего выбора‚ сделанного ранее:
- Если вы сохранили бумажную книжку — предъявляете её․
- Если перешли на электронный формат, предоставляете сведения о трудовой деятельности (выписку из СФР)․
- Если устраиваетесь впервые после 2020 года — ничего предъявлять не нужно‚ вам заведут только электронную книжку․
Цифровизация сделала процесс подтверждения стажа более прозрачным и удобным‚ но важность самого документа как гарантии прав работника только возросла․