В современной системе трудовых отношений в сфере дошкольного образования — как и во всех других отраслях — вопросы оформления трудовой книжки остаются одними из ключевых для кадровых служб детских садов. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросами: нужно ли оформлять бумажную книжку в детском саду? Какие документы требуются при приёме на работу воспитателя? Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную книжку? Разберёмся подробно.

Обязательно ли оформлять трудовую книжку в детском саду?

Да, трудовая книжка обязательна для всех работников детского сада, включая воспитателей, музыкальных руководителей, инструкторов по физкультуре, медсестёр, поваров, уборщиков и других сотрудников, заключивших трудовой договор.

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина. Она используется для:

• подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию;
• оформления пособий и льгот;
• подтверждения квалификации при аттестации;
• перехода на другую работу.

Даже если сотрудник работает в детском саду по срочному договору (например, на время отпуска основного воспитателя), трудовая книжка должна быть оформлена.

Бумажная или электронная трудовая книжка: что выбрать в 2026 году?

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажные книжки не отменены — они остаются в силе по умолчанию, если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат.

Варианты оформления:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — если работник подал заявление в кадровую службу детского сада о переходе на ЭТК. В этом случае все сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде.
2. Бумажная трудовая книжка — если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае кадровая служба продолжает вести и хранить бумажную книжку в соответствии с законом.
3. Оба варианта одновременно — по закону допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, но при этом работает в организации, которая перешла на ЭТК. В этом случае кадровик ведёт и бумажную, и электронную версии.

Важно! В детских садах, особенно в муниципальных, часто работают сотрудники старшего поколения, которые не хотят отказываться от бумажной книжки. Поэтому кадровая служба обязана предложить выбор и оформить заявление на переход (или отказ от него) при приёме на работу.

Как оформить трудовую книжку при приёме на работу в детский сад?

При приёме на работу в детский сад новый сотрудник должен предоставить следующие документы:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Диплом об образовании (высшем или среднем профессиональном);
• Сертификат о прохождении курсов повышения квалификации (если есть);
• Трудовая книжка (бумажная) или заявление о желании оформить ЭТК.

Если сотрудник впервые устраивается на работу:

• Работодатель (детский сад) обязан оформить трудовую книжку — либо бумажную, либо начать вести ЭТК.
• Если сотрудник выбирает бумажную книжку — она заполняется вручную или с помощью специализированной программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
• Если сотрудник выбирает ЭТК — он пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку (бланк можно взять в кадровом отделе или скачать с сайта ПФР).

Образец заявления о переходе на ЭТК:

Заявление
Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан ____________,

заявляю о согласии на ведение моей трудовой книжки в электронной форме.
Как вести трудовую книжку в детском саду: правила и ошибки
Кадровик детского сада должен строго соблюдать Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 659).
Правила заполнения:

Записи вносятся чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета — нельзя использовать карандаш, красный или зелёный.
Все записи должны быть понятными, без помарок и исправлений.
При увольнении обязательно указывается основание увольнения (например, «уволен по собственному желанию», «расторжение трудового договора по инициативе работодателя»).
При переводе на другую должность (например, с воспитателя на старшего воспитателя) делается запись: «Принят на должность...».

Частые ошибки в детских садах:

Не вносят запись о повышении квалификации — хотя это важно для аттестации.
Записывают «работал с... по...» без указания должности, это недопустимо.
Не возвращают трудовую книжку в день увольнения — нарушение сроков (должна быть выдана в день увольнения).
Не оформляют ЭТК при наличии заявления, это влечёт штрафы от трудовой инспекции.

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы для детского сада
Плюсы ЭТК:

Упрощение работы кадровика — не нужно хранить бумажные книжки, не нужно вручную заполнять форму Т-2.
Доступность информации — работник может проверить свою историю трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.
Меньше рисков потери — бумажная книжка может быть утеряна, повреждена, украдена — электронная версия надёжно хранится в ПФР.
Автоматизация отчётности — данные автоматически передаются в ПФР, что снижает риск ошибок при начислении пенсии.

Минусы ЭТК:

Некоторые сотрудники (особенно пожилые) не умеют пользоваться интернетом и опасаются цифровизации.
Требуется стабильный доступ к интернету и программному обеспечению (например, 1С) для передачи данных.
При сбоях в системе ПФР или интернете — временные трудности с подтверждением стажа.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку — это серьёзная проблема, особенно для педагогов с большим стажем.
Алгоритм действий:

Работник пишет заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кадровая служба детского сада запрашивает сведения о трудовой деятельности из ПФР (через электронный сервис «Личный кабинет работодателя»).
На основании данных ПФР оформляется дубликат трудовой книжки, с пометкой «Дубликат».
Все записи о работе в данном детском саду вносятся заново, с указанием дат и оснований.

Если работник работал в нескольких детских садах — потребуется запросить сведения из всех предыдущих мест работы. Это может занять несколько недель, поэтому лучше не терять книжку!
В 2026 году трудовая книжка в детском саду — это не просто формальность, а юридически значимый документ, влияющий на права и льготы сотрудников. Вот ключевые правила:

Всем работникам — оформляйте трудовую книжку (бумажную или электронную).
Не навязывайте ЭТК — только по заявлению сотрудника.
Соблюдайте сроки: выдавать книжку в день увольнения, вносить записи в течение 5 рабочих дней.
Храните бумажные книжки в специальном сейфе или шкафу с доступом только для кадровика.
Обучайте кадровиков работе с ЭТК и программами 1С.
Проверяйте данные в ПФР хотя бы раз в год — это поможет избежать ошибок при начислении пенсий.

Цифровизация — это не враг, а помощник. Электронная трудовая книжка делает работу кадровика проще, а сотруднику — даёт уверенность в сохранности его трудового стажа. Главное — соблюдать закон, уважать выбор работника и не забывать: каждая запись в трудовой книжке — это часть жизни человека, посвящённой детям.
Помните: в детском саду, где воспитывают будущее, даже бумажная книжка — это не просто листок, а память о подвиге каждого педагога.