Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России действует возможность вести трудовую деятельность в электронном формате. При увольнении, приёме на работу или восстановлении документов работнику могут быть выданы не только традиционная бумажная трудовая книжка, но и её электронные аналоги, а также отдельные справки и выписки. Ниже подробно рассмотрим, какие документы выдаются вместо трудовой книжки, когда и как их получить, а также что делать, если у вас нет трудовой книжки вовсе.

Законодательная база

Основные нормы, регулирующие выдачу документов о трудовой деятельности:

Статья 66.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности.
Постановление Правительства РФ № 225 от (ред. от ) – правила ведения и хранения трудовых книжек, включая электронный формат.
ФЗ‑432 «О трудовой книжке в электронной форме» (вступил в силу с ) – определяет порядок создания, ведения и выдачи электронной трудовой книжки (ЭТК).

Что именно выдают вместо трудовой книжки?

В зависимости от выбранного формата (бумажный, электронный или смешанный) при увольнении или при запросе сведений о трудовой деятельности работнику могут быть предоставлены следующие документы:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЕГИСЗ). При увольнении работник получает:

Выписку из ЭТК в формате PDF или XML, заверенную электронной подписью работодателя (или через личный кабинет на портале «Госуслуги»).
Сведения о трудовой деятельности – даты приёма/увольнения, наименование организаций, должности, основания для кадровых перемещений (перевод, повышение, понижение и т.д.).
Информация о страховых взносах (по запросу) – данные из ПФР/СФР о начисленных баллах и стаже.

Преимущества ЭТК:

Не подвержена физическому износу или утере.
Мгновенный доступ через личный кабинет на Госуслугах.
Возможность автоматической передачи данных в ПФР при расчёте пенсии.

Бумажные документы, выдаваемые вместо трудовой книжки

Если работник отказался от электронного формата или работодатель не ведёт ЭТК, при увольнении выдаются следующие бумажные документы:

Трудовая книжка (дубликат) – оформляется последним работодателем по заявлению сотрудника.
Справка о трудовой деятельности – содержит те же сведения, что и запись в трудовой книжке (даты, должности, основания). Оформляется в свободной форме, но должна быть заверена печатью и подписью руководителя.
Выписка из приказа о приёме/увольнении – копия соответствующего приказа с отметкой о выполнении расчёта.
Расчётный лист и справка о заработной плате – необходимы для подтверждения доходов при оформлении кредита, пособия или пособия по безработице.

Справки из государственных сервисов

Помимо документов, выдаваемых работодателем, работник может получить подтверждение своего трудового стажа через:

Личный кабинет на портале «Госуслуги» – выписка из ЭТК, информация о начисленных пенсионных баллах, стаже.
Отделение ПФР/СФР – справка о состоянии индивидуального лицевого счёта (ИЛС) и накопленном пенсионном капитале.
Многофункциональный центр (МФЦ) – выдача выписок из ЕГИСЗ по запросу.

Что делать, если у вас нет трудовой книжки?

Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства (см. разъяснения ГАРАНТ.РУ). Ниже – пошаговая инструкция для разных ситуаций.

При приёме на первую работу

Сообщите работодателю, что у вас нет трудовой книжки.
По вашему заявлению работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку или вести электронную трудовую книжку (с вашего согласия).
Если выбираете электронный формат – предоставьте согласие в письменном виде (можно через электронный документооборот).

Если вы потеряли трудовую книжку

Обратитесь к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. По закону дубликат выдаёт последнее место работы.
Если последний работодатель ликвидирован или недоступен – собирайте подтверждающие документы самостоятельно (трудовые договоры, приказы, справки о зарплате, выписки из ПФР).
На основе собранных документов последний работодатель (или любой работодатель, где вы работали последние 2 года) оформляет новую трудовую книжку.

Если работодатель отказывается выдавать документы

В этом случае вы можете:

Написать претензию с требованием выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
Обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Воспользоваться сервисом «Госуслуги» – получить выписку из ЭТК, если она велась.

Как получить электронную трудовую книжку?

Если вы ещё не перешли на ЭТК, процесс выглядит так:

Дать согласие работодателю на ведение электронной трудовой книжки (можно оформить в личном кабинете на Госуслугах или в письменной форме).
Работодатель вносит ваши данные в ЕГИСЗ и начинает вести электронные записи о приёме, переводах, увольнениях;
После каждого кадрового события вы получаете уведомление (SMS, email) и можете скачать выписку из личного кабинета.
При увольнении – скачайте заверенную выписку из ЭТК; она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка.

Важно: даже если вы ведёте ЭТК, вы имеете право запросить бумажный дубликат в любой момент (ст. 66.1 ТК РФ).

Сравнительная таблица: бумажная vs электронная трудовая книжка

Критерий	Бумажная трудовая книжка	Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Формат хранения	Физический документ	Цифровая запись в ЕГИСЗ
Доступ к данным	Только при наличии документа на руках	Онлайн через личный кабинет Госуслуг (24/7)
Риск утери/повреждения	Высокий	Минимальный (данные хранятся в государственной системе)
Время получения выписки при увольнении	От нескольких дней до недели (в зависимости от работодателя)	Мгновенно после формирования выписки в системе
Необходимость согласия работника	Не требуется (по умолчанию)	Требуется письменное или электронное согласие
Юридическая сила	Полная	Полная (при условии заверения электронной подписью)

Полезные ссылки и ресурсы

Портал Госуслуги – личный кабинет, выписка из ЭТК.
Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты, разъяснения.
ГАРАНТ.РУ – комментарии к ТК РФ, практические советы.
Пенсионный фонд РФ – справки о стаже и пенсионных баллах.

С 2020 года работник в России имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки: бумажный, электронный или комбинированный. При увольнении вместо традиционной трудовой книжки могут быть выданы:

заверенная выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК);
справка о трудовой деятельности (бумажная или электронная);
дубликат бумажной трудовой книжки (при её утере или отсутствии);
выписки из государственных сервисов (Госуслуги, ПФР/СФР, МФЦ).

Отсутствие трудовой книжки не мешает трудоустройству: работодатель обязан оформить новую книжку или вести электронный учёт по заявлению сотрудника. При потере документа достаточно обратиться к последнему работодателю за дубликатом или собрать подтверждающие бумаги самостоятельно.

Следуя рекомендациям выше, вы сможете быстро получить все необходимые подтверждения своего трудового стажа, независимо от того, какой формат трудовой книжки вы предпочитаете.