Вопрос о трудовой книжке остаётся одним из самых частых в процессе найма. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и растущим числом сотрудников, которые не имеют бумажного документа, работодатели сталкиваются с новыми проблемами. Ниже вы найдёте подробный разбор ситуации, правовые основы, рекомендации и практические шаги, которые помогут решить проблему как работодателю, так и сотруднику.

Почему работник может не иметь трудовую книжку?

• Утеря или повреждение – наиболее частая причина. Трудовая книжка может быть утеряна, испорчена, либо потерялась в процессе переезда.
• Переход на электронную трудовую книжку – с 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. В результате многие работники уже не имеют бумажной версии.
• Неправильное хранение – иногда сотрудники хранят документ в непонятном месте, забывают о его наличии.
• Отсутствие трудовой книжки у новичка – если работник только начал трудоустройство в России, он может ещё не иметь трудовой книжки.

Правовые основы

Согласно статье 80 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом, подтверждающим трудовой стаж. Однако с 1 января 2026 года в России действует переходный период, в течение которого работодатели могут использовать электронную трудовую книжку в качестве официального подтверждения стажа.

В случае отсутствия бумажной трудовой книжки работник имеет право:

• получить справку о трудовой деятельности от работодателя;
• получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) через портал «Социальный фонд»;
• получить справку о стаже от предыдущего работодателя.

Что делать работодателю?

1. Проверка наличия ЭТК – уточните, зарегистрирован ли работник в системе электронных трудовых книжек. Если да, запросите копию выписки.
2. Запрос справки о стаже – если работник не имеет бумажной книжки и не зарегистрирован в ЭТК, попросите его предоставить справку о стаже от предыдущего работодателя.
3. Проверка документов о стаже – убедитесь, что справка содержит ФИО, СНИЛС, даты начала и окончания работы, а также должность.
4. Уведомление о требованиях – в письменной форме сообщите работнику, какие документы необходимы для оформления трудового договора.
5. Соблюдение конфиденциальности – храните все документы в соответствии с требованиями закона о персональных данных.

Что делать работнику?

1. Проверка наличия бумажной трудовой книжки – если она есть, убедитесь, что она в надлежащем состоянии и содержит все необходимые записи.
2. Регистрация в системе ЭТК – если у вас нет бумажной книжки, зарегистрируйтесь в системе электронных трудовых книжек через портал «Социальный фонд».
3. Получение справки о стаже – обратитесь к предыдущему работодателю с просьбой выдать справку о стаже. В справке должны быть указаны даты работы, должность и сведения о заработной плате.
4. Соблюдение сроков – предоставьте документы в течение 5 рабочих дней с момента запроса работодателя.
5. Хранение копий – сделайте копии всех документов и храните их в безопасном месте.

Как оформить документы при отсутствии трудовой книжки?

Если работник не может предоставить бумажную трудовую книжку, но имеет справку о стаже, работодателю необходимо:

• Проверить достоверность справки (сравнить даты, ФИО, СНИЛС).
• Включить справку в пакет документов при заключении трудового договора.
• Сформировать выписку из ЭТК (если работник зарегистрирован) и включить её в личный файл сотрудника.
• Обновить сведения в системе «Трудовой договор» (если используете электронный документооборот).

Практические советы

• Обучение персонала – проведите инструктаж для HR‑отдела о том, как работать с ЭТК и справками о стаже.
• Внутренний контроль – создайте чек‑лист, который проверит наличие всех необходимых документов перед подписанием договора.
• Обратная связь – если работник не может предоставить документы в срок, уточните причину и предложите помощь (например, помощь в регистрации в ЭТК).
• Юридическая поддержка – при сомнениях в правомерности предоставленных документов обратитесь к юристу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли заключить трудовой договор без трудовой книжки? – Да, при наличии справки о стаже и/или выписки из ЭТК.
2. Как получить справку о стаже от предыдущего работодателя? – Направьте письменный запрос с копией паспорта и СНИЛС. Работодатель обязан выдать справку в течение 10 рабочих дней.
3. Что делать, если справка о стаже не подтверждает весь стаж? – Попросите уточнить у предыдущего работодателя, возможно, были пропущены записи.
4. Можно ли использовать электронную трудовую книжку как замену бумажной? – Да, с 1 января 2026 года ЭТК является официальным документом, подтверждающим стаж.

Проблема отсутствия трудовой книжки при приёме не является непреодолимой. С переходом на электронные трудовые книжки и наличием справок о стаже работодатели могут легко подтвердить трудовой стаж сотрудника. Главное – соблюдать порядок, вести надлежащую документацию и своевременно реагировать на запросы со стороны работодателя.

Если вы столкнулись с подобной ситуацией, используйте приведённые рекомендации, чтобы минимизировать задержки в процессе найма и обеспечить законность оформления трудовых отношений.