В условиях современной цифровизации кадрового делопроизводства вопрос автоматизации рутинных процессов стоит особенно остро․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат всё ещё остаётся актуальным для многих работников․ Именно поэтому трудовая книжка в Excel — это не сам документ‚ а незаменимый инструмент для кадровика‚ позволяющий вести учёт‚ формировать журналы и контролировать движение бланков; В этой статье мы подробно разберем‚ как использовать таблицы Excel для работы с трудовыми книжками в 2026 году․
Зачем нужен Excel при работе с трудовыми книжками?
Сама трудовая книжка имеет строгую бумажную форму‚ утвержденную Постановлением Правительства РФ от № 225 (с Гербом РФ на обложке и ьном листе)․ Вносить записи в сам бланк необходимо от руки или с помощью печатной машинки․ Однако Excel идеально подходит для решения сопутствующих задач:
- Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Ведение приходно-расходной книги по учету бланков;
- Формирование реестров для передачи данных в СФР (Социальный фонд России);
- Отслеживание статуса сотрудника (выбрал он бумажную или электронную форму ведения);
- Контроль временной выдачи книжки на руки (например‚ для оформления пенсии)․
Журнал учета трудовых книжек в Excel
Согласно законодательству‚ работодатель обязан вести учет трудовых книжек․ Для этого используется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение №3)․ В 2026 году ведение этого журнала остается обязательным․
Особенности заполнения журнала в 2026 году
С 1 сентября 2021 года форма журнала претерпела изменения: в ней появились дополнительные графы․ Если раньше достаточно было фиксировать дату получения книжки работодателем и подпись сотрудника‚ то теперь необходимо отражать:
- Дату выдачи трудовой книжки на руки работнику;
- Подпись работника в получении (особенно важно для оформления пенсии в СФР);
- Дату возврата документа работодателю․
Эти дополнительные графы нужны для фиксации случаев‚ когда сотрудник временно забирает бумажную книжку для целей обязательного социального страхования․ Скачать бланк журнала в формате Excel можно на множестве профильных ресурсов (например‚ nalog-nalog․ru)․ Использование Excel-шаблона позволяет кадровику быстро вносить данные‚ сортировать их и искать нужные записи․
Приходно-расходная книга по учету бланков
Помимо журнала движения‚ в отделе кадров должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в неё․ В ней фиксируется закупка новых чистых бланков и их выдача сотрудникам (с указанием суммы‚ удержанной с работника за бланк)․ Вести эту книгу в Excel гораздо удобнее‚ чем от руки на бумаге‚ так как программа автоматически подсчитывает остаток бланков на складе․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р
В 2026 году продолжается параллельное существование бумажных и электронных трудовых книжек․ Если работник выбрал электронный вариант ведения‚ работодатель не освобождается от обязанности выдавать сведения о трудовой деятельности․
При увольнении такого сотрудника ему выдается:
- Выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р;
- Или бумажная трудовая книжка с соответствующей записью о выборе ЭТК (образец такой записи был актуализирован в редакции от )․
Для учета того‚ кто из сотрудников перешел на ЭТК‚ а кто остался на бумаге‚ в Excel создаются отдельные таблицы-реестры․ Это позволяет избежать путаницы и своевременно формировать отчетность․
Оформление дубликата трудовой книжки
В случае утери или порчи документа‚ кадровику необходимо оформить дубликат․ Актуальный образец заполнения дубликата был обновлен в редакции от ․ В Excel удобно вести лог-лист утерянных и восстановленных книжек‚ фиксируя причины выдачи дубликатов и ссылки на подтверждающие справки с предыдущих мест работы․
Программы для отдела кадров vs Excel
Хотя Excel предоставляет отличные возможности для создания шаблонов и журналов‚ многие работодатели предпочитают специализированное ПО (например‚ программа «Отдел кадров Плюс»)․ Такие программы имеют удивительно простой интерфейс и автоматизируют формирование всех кадровых документов․
Однако для небольшого бизнеса или индивидуального предпринимателя бесплатный шаблон журнала учета трудовых книжек в Excel остается самым доступным и эффективным решением․
Работа с трудовыми книжками в 2026 году требует внимательности и соблюдения актуальных норм․ Использование форматов Excel для ведения книги учета движения и приходно-расходной книги значительно упрощает жизнь кадровым специалистам․ Вы можете скачать пустые формы и образцы заполнения в форматах Excel‚ Word и PDF на профильных порталах‚ чтобы всегда иметь под рукой актуальные шаблоны для оформления приема на работу‚ увольнения по собственному желанию или выдачи документа на руки․