Трудовая книжка (ТК) — это ключевой документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, который напрямую влияет на расчет пенсии, получение социальных выплат и трудоустройство. В Казахстане с 1 января 2021 года действует система электронного учета, но бумажный вариант все еще используется. Эта статья подробно объясняет, как получить трудовую книжку, какие форматы существуют и что делать в случае утери.

Какие форматы трудовой книжки существуют в Казахстане?

На сегодняшний день действуют два параллельных формата:

Бумажная трудовая книжка (традиционная)

• Физический документ (обычно в синей обложке).
• Заполняется и хранится у работодателя при приеме на работу, если сотрудник не сделал иного заявления.
• При увольнении выдается на руки работнику.
• Регулируется, в т.ч., Приказом Минздравсоцразвития РК от № 929, который пока не утратил силу.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровая версия, хранящаяся в ЕСУТД.
• Все сведения о заключении и расторжении трудовых договоров автоматически поступают в систему от работодателя;
• Для получения выписки или подтверждения стажа не нужно обращаться в отдел кадров — данные доступны онлайн.
• Работник может в любой момент проверить информацию в своем личном кабинете на портале Электронного правительства (egov.kz) в разделе «Трудовая деятельность».

Как получить (взять) трудовую книжку при трудоустройстве?

Процедура зависит от выбранного формата.

Если вы хотите получить бумажную трудовую книжку:

1. При приеме на работу вы должны предоставить работодателю свою существующую бумажную трудовую книжку (если она у вас есть).
2. Если книжки нет (например, первый рабочий опыт), работодатель обязан ее оформить и выдать вам в течение определенного срока (обычно при первом приеме).
3. Работодатель делает первую запись о приеме на работу (дата, название организации, должность, основание).
4. При увольнении работодатель ставит соответствующую запись и выдает книжку вам на руки.
5. Дальше вы храните ее самостоятельно и предъявляете новому работодателю при следующем трудоустройстве.

Если вы выбираете электронную трудовую книжку:

1. На этапе приема на работу вы должны подать работодателю письменное заявление (обычно по форме или в свободной форме) о вашем желании вести учет в ЭТК.
2. Работодатель, получив заявление:
   • Вносит запись о подаче этого заявления в вашу бумажную книжку (если она была).
   • Выдает вам на руки бумажную книжку (если она была у него).
   • Начинает формировать сведения о вашей работе в ЕСУТД.
3. Далее все ваши трудовые действия (прием, перевод, увольнение) отражаются только в электронной системе.
4. Для проверки стажа или получения выписки вы используете личный кабинет на egov.kz.

Обязанности работодателя и отчетность

Работодатель обязан:

• Ежемесячно сдавать в Пенсионный фонд (ПФР) отчет по форме СЗВ-ТД для обновления данных в электронной трудовой книжке. Этот отчет часто формируется автоматически в программе 1С:ЗУП.
• Вносить точные и своевременные записи о приеме, переводе, увольнении в выбранный вами формат учета.
• При приеме на работу работодатель может попросить показать бумажную трудовую книжку, чтобы оценить вашу квалификацию и стаж по специальности.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Потеря — не повод для паники. Алгоритм действий:

1. Обратитесь в последнее место работы (работодатель).
2. Напишите заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
3. Работодатель обязан:
   • Запросить сведения о вашем стаже в архив (если сам не хранит).
   • Оформить дубликат трудовой книжки (бумажный).
   • Внести в него все имеющиеся записи на основании архивных справок и документов.
4. Если предыдущий работодатель ликвидирован или архив недоступен, для восстановления стажа потребуются иные документы: приказы, трудовые договоры, справки об earnings, выписки из ЕСУТД (если учет велся электронно).
5. В спорных случаях для подтверждения стажа может потребоваться судебное решение.

Как проверить данные своей электронной трудовой книжки?

Это можно сделать в несколько кликов:

1. Зайдите на портал Электронного правительства Казахстана (egov.kz).
2. Авторизуйтесь через КЭП (электронная цифровая подпись) или другие доступные способы.
3. В личном кабинете найдите раздел «Трудовая деятельность» или аналогичный.
4. В этом разделе отображаются все ваши текущие и прошлые трудовые договоры: название предприятия, дата заключения, номер договора, должность.

Этот сервис позволяет в реальном времени убедиться, что работодатель правильно отразил ваши данные в ЕСУТД.

Краткий итог и рекомендации

• Выбор за вами: Вы можете работать как с бумажной, так и с электронной трудовой книжкой. Для перехода на ЭТК нужно подать заявление.
• Работодатель обязан вести учет в выбранном вами формате и ежемесячно отчитываться в ПФР.
• Храните документы: Бумажную книжку — в надежном месте. Электронные данные проверяйте периодически на egov.kz.
• При утере сразу запрашивайте дубликат у последнего работодателя.
• Для пенсии нужны сведения о стаже с 1991 года. Убедитесь, что все ваши периоды работы отражены в системе (бумажно или электронно).

Таким образом, процесс получения трудовой книжки в Казахстане сегодня — это сочетание традиционных процедур и современных цифровых возможностей. Понимание своих прав и обязанностей, а также активное использование онлайн-сервисов помогут вам надежно сохранить и подтвердить свой трудовой стаж.