Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовой стаж граждан. На сегодняшний день в Казахстане происходит переход от бумажного оформления к электронному формату, однако полностью отменить бумажный документ пока нельзя.

Кому и зачем нужна трудовая книжка в РК?

По информации zakon.kz (новость от 24 июля 2025 г.), трудовый стаж фиксируется как в электронном, так и в бумажном виде. Трудовая книжка подтверждает:

• дату начала работы;
• место работы и должность;
• разрядность и условия труда;
• сведения о стаже, полученных выплатах и иных важных фактах.

Если книжка отсутствует или в ней нет соответствующей записи, стаж определяется на основании других документов или решения суда.

1.1 Нужна ли она сегодня?

Несмотря на разговоры о «отмене» трудовых книжек, они по‑прежнему являются обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность. Это подтверждают официальные разъяснения Министерства труда и соцзащиты (10 января 2025 г.).

Электронная vs. Бумажная форма

В 2026 году планируется полный переход на электронный формат, однако процесс перехода идёт постепенно.

По данным МЦФЭР (22 марта 2026 г.), оцифровка уже имеющихся бумажных книжек не планируется – их необходимо хранить в установленном порядке.

Как правильно заполнять и вести трудовые книжки

3.1 Основные сведения, которые вносятся

Согласно правилам, утвержденным FIDES‑AR, в трудовые книжки вносятся:

1. Фамилия, имя, отчество (при наличии);
2. Дата рождения;
3. Образование и квалификация;
4. Специальность и должность;
5. Сведения о трудовом месте и периоде работы;
6. Данные о выплатах и социальных отчислениях.

3.2 Процедура внесения записи о приёме на работу

В соответствии с трудовым законодательством, после заключения трудового договора и издания приказа о приёме на работу, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника.

3.3 Образцы готовых записей

Для удобства работодателей и сотрудников подготовлена СУПЕР‑ПОДБОРКА: 85 готовых образцов записей, которые можно использовать как шаблоны.

Электронный трудовый договор и электронные трудовые книжки

С 2026 года в Kazakhstan активно развивается система электронных трудовых договоров (E‑HR) в рамках Единой системы учёта электронных трудовых договоров (E‑SUTD).

• Через личный кабинет Электронного правительства можно просмотреть текущий трудовой договор.
• Информационная система АИС Организация обработки платежей МТСЗН РК предоставляет данные о трудовых договорах.
• Электронные договоры хранятся в облаке и доступны 24/7.

Электронный трудовый договор имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но требует подтверждения подписью с помощью квалифицированного сертификата.

Что делать гражданам ЕАЭС и другим иностранцам?

Для граждан Евразийского экономического союза (ЕАЭС) и других стран вопрос о необходимости трудовой книжки решается индивидуально. Обычно:

1. Если они трудятся в Kazakhstan, им требуется трудовая книжка (бумажная или электронная).
2. Если они находятся в статусе временного работника, может быть достаточно только трудового договора.
3. При возврате в страну‑гражданин может потребовать подтверждение стажа из своей страны.

Как хранить и передавать трудовые книжки

Работодатели обязаны соблюдать следующие требования:

• Хранить бумажные книжки в специальном архиве с ограниченным доступом.
• Обеспечить сохранность документов не менее 5 лет после окончания трудового отношения.
• При переходе сотрудника в новый коллектив передавать электронный файл (если используется электронный формат) через ЕСУТД.

В случае потери бумажной книжки сотрудник может запросить выписку из архива, а при необходимости – оформить дубликат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки? – Пока нет. Переход на электронный формат идёт постепенно, но бумажные документы остаются юридически значимыми.
2. Как проверить свой стаж через электронное правительство? – Войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Трудовая деятельность» и просмотрите сведения о текущих и предыдущих трудовых договорах.
3. Что делать, если в книжке нет записи о работе? – Обратитесь в отдел кадров работодателя, предоставьте копии трудового договора и приказов. При отсутствии документов – в суд.
4. Есть ли ограничения по сроку хранения электронных записей? – По закону данные в ЕСУТД хранятся не менее 5 лет, после чего могут быть удалены в соответствии с требованиями законодательства.

Трудовая книжка в Республике Казахстан остаётся важным инструментом документального подтверждения трудового стажа. На текущий момент:

• Бумажный формат ещё используется, но процесс перехода на электронный уже начался.
• Работодатели обязаны своевременно вносить записи о приёме на работу и поддерживать актуальность данных.
• Сотрудники могут проверять свой стаж онлайн через портал «Электронное правительство».
• Для полного оцифрования требуется время, однако уже сейчас доступны готовые образцы и подборки, упрощающие процесс оформления.

Если вы только начинаете работу в Казахстане или планируете перейти на электронный формат, рекомендуется ознакомиться с официальными рекомендациями Министерства труда и соцзащиты, а также использовать подготовленные образцы записей для корректного оформления своей трудовой истории.

Помните: правильно заполненная и актуальная трудовая книжка – залог ваших прав и гарантий при будущих кадровых и социальных вопросах.