Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий все этапы трудовой деятельности работника. Правильное оформление её записей важно как для работодателя, так и для сотрудника: от неё зависит подтверждение стажа, расчёт пенсионных выплат и иных социальных прав. В статье собраны все необходимые сведения о образце записи в трудовой книжке в Казахстане, порядке её заполнения и особенностях ведения.

Нормативно‑правовая база

Ведение трудовых книжек регулируется рядом законодательных актов:

• Постановление Правительства РК от 14 октября 2011 г. № 1167 «Правила ведения и хранения трудовых книжек»;
• Пункт 24 этих Правил о ведении книги учёта трудовых книжек;
• Методические рекомендации МЦФЭР «Кадры и охрана труда»;
• Требования электронной системы ЕСУТД (Электронный учет трудовых книжек).

Все изменения в законодательстве следует учитывать при оформлении записей.

Форма трудовых книжек

Согласно пункту 8 Правил, трудовая книжка состоит из двух разделов:

1. Раздел I – Сведения о работнике. ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства.
2. Раздел II – Сведения о работе. Последовательные записи о приёме, переводе, увольнении и иных событиях.

Каждая запись оформляется в виде отдельной строки‑заголовка и содержит:

• Порядковый номер записи;
• Дата события;
• Наименование организации‑работодателя;
• Наименование должности или вида работы, на которую принят работник;
• Основание (трудовой договор, приказ, соглашение и т.п.);
• Подпись и печать работодателя (при наличии).

Порядок заполнения и ведения

Приём на работу

В графе 1 указывается последний номер записи, в графе 2 – дата приёма, в графе 3 – наименование организации. Пример записи:

– ОАО «Казахстан-Сервис» – Директор – по трудовому договору № 15.

Перевод, изменение условий

Записывается в том же виде, но указывается вид перевода (перенос, изменение должности, изменение условий труда).

Увольнение

Записывается дата увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) и номер приказа об увольнении.

Исправления и уточнения

Ошибки в записи могут исправляться только в соответствии с Правилами. Обычно исправление производится:

• При наличии оригинального документа, подтверждающего ошибку;
• Согласованно с работником;
• С подписью и печатью работодателя, а также отметкой о дате исправления.

Пример корректной формулировки исправления:

Исправление от : вместо «ОАО «Казахстан‑Сервис»» – «ОАО «Казахстан‑Сервис», филиал «Алматы»».

Электронные vs. бумажные трудовые книжки

С 2024 года в Kazakhstan внедрены электронные трудовые книжки через ЕСУТД. Основные отличия:

• Записи вводятся в электронную форму, подписываются цифровой подписью;
• Хранение – в защищённом облачном сервисе, доступном как работодателю, так и работнику;
• Печать и подпись заменяются электронной подписью, однако в бумажном виде сохраняется возможность вывода печатного отчёта.

Несмотря на цифровизацию, многие организации продолжают вести бумажные версии для удобства работы с архивными запросами.

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Вести книгу учёта трудовых книжек;
• Вносить записи в соответствии с законом;
• Обеспечить сохранность и доступность книжки;
• Печатать и подписывать каждую запись (или использовать ЭП).

Работник

• Получать копию каждой записи;
• Оперировать книжкой при необходимости подтверждения стажа;
• Требовать исправления ошибок, если они есть.

Как запросить архивную справку о трудовом стаже

Для подтверждения стажа в пенсионных и иных целях может потребоваться архивная справка. Порядок её получения:

1. Обратиться в отдел кадров организации;
2. Подать запрос в архив Казахстана (через портал eGov или лично);
3. Указать ФИО, период работы, номертрудовой книжки;
4. Получить готовый образец справки, где указаны даты начала и окончания работы, а также общие сведения о должностях.

Образец архивной справки обычно выглядит так:

Архивная справка о трудовом стаже
ФИО: Иванов И.И.
Дата рождения: 
Место работы: ОАО «Казахстан‑Сервис», отдел продаж
Дата приёма: 
Дата увольнения: 
Общий стаж: 13 лет 2 месяца

Готовые образцы записей (85 штук)

Для упрощения процесса оформления в interneте доступны готовые подборки из 85 образцов записей в трудовую книжку. Они покрывают все типовые ситуации:

• Приём на работу;
• Перевод;
• Изменение условий труда;
• Увольнение;
• Исправление ошибок;
• Согласование с профсоюзом;
• Оформление электронных записей.

Скачать подборку можно на официальном сайте De Facto или в разделе «Готовые записи» на портале МЦФЭР.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужна ли трудовая книжка в 2026 году? – Да, закон требует её ведения, независимо от формы (бумажная или электронная).
2. Можно ли вести одну книжку на нескольких работников? – Нет, каждая книжка оформляется отдельно для каждого сотрудника.
3. Кто имеет право вносить исправления? – Только работодатель (или уполномоченное им лицо) после согласования с работником.
4. Как оформить запись о расторжении трудового договора? – Указать дату увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) и номер приказа.

Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником. Используя образец записи в трудовой книжке в Казахстане, представленный в этом гиде, вы сможете:

• Своевременно фиксировать все события трудовой деятельности;
• Избежать ошибок, которые могут отрицательно сказаться на расчёте пенсии и других выплатах;
• Быстро реагировать на необходимость исправления данных;
• Сохранить документы в электронном виде, если это предусмотрено вашей организацией.

Помните, что каждый ввод в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент защиты ваших прав и интересов.

Автор статьи: информационный портал «De Facto», 2026‑05‑22.