В последние годы в странах СНГ активно внедряются электронные трудовые книжки, однако в практике найма сотрудников из соседних государств, в частности из Казахстана, часто возникает необходимость работать с традиционной бумажной формой. В статье рассмотрим, какие правовые нормы регулируют такой процесс, какие шаги должен выполнить работодатель и как избежать типичных ошибок.

Трудовая книжка (в Казахстане – трудовая книжка или трудовая карта) – официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, места работы и полученные квалификации. Согласно Трудовому кодексу Республики Казахстан, в ней фиксируются:

• Дата начала и окончания трудовых отношений;
• Наименование организации‑работодателя;
• Должность и вид выполняемой работы;
• Сведения о повышении квалификации, обучении и пр.

С 2021 года в Казахстане введена электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант остаётся легитимным и может быть выдан в случае:

1. Отсутствия доступа к электронному сервису;
2. Работника, который ранее получал только бумажный документ;
3. Особых условий, предусмотренных коллективным договором.

Правовой статус и изменения с 2021 года

С 1 января 2021 года в Казахстане обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• Работодатель обязан обеспечить сотруднику доступ к системе «Электронный трудовой документ» (ЭТД).
• Бумажный вариант может использоваться только при невозможности работы с ЭТК (технические сбои, отсутствие ИНН у сотрудника и т.п.).
• Все сведения в ЭТК имеют юридическую силу и могут быть использованы в России после официального подтверждения.

Для работодателей в России это значит, что при получении казахстанской трудовой книжки необходимо проверить, является ли она электронной или бумажной, и в зависимости от этого выбрать способ верификации.

Как работодателю принимать трудовую книжку из Казахстана

Ниже перечислены основные этапы, которые следует выполнить:

1. Идентификация документа – убедитесь, что перед вами официальный документ, оформленный в соответствии с требованиями казахстанского законодательства (печать, подпись, штамп организации).
2. Проверка актуальности – проверьте даты записей, наличие последних записей о прекращении трудовых отношений.
3. Сопоставление с данными в России – запросите у соискателя подтверждающие документы (справки о доходах, выписки из налоговой).
4. Легализация или апостиль – если документ будет использоваться в официальных процедурах (например, при получении разрешения на работу), его необходимо легализовать в консульстве РФ в Казахстане или оформить апостиль (если страна‑участник Гаагской конвенции).
5. Перевод на русский язык – обязательный нотариально заверенный перевод, если оригинал на казахском или русском языке с использованием специфической терминологии.
6. Внесение записи в российскую трудовую книжку – после подтверждения достоверности можно оформить запись о предыдущем месте работы в российскую трудовую книжку сотрудника.

Проверка и верификация данных

Для минимизации рисков рекомендуется использовать следующие инструменты:

• Онлайн‑сервисы Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан – проверка статуса ЭТК по ИИН (индивидуальный идентификационный номер).
• Контакт с бывшим работодателем – запрос подтверждения через официальное письмо или электронную почту.
• Обращение в консульство – при сомнениях в подлинности документа консульство может подтвердить его легитимность.

Перевод и легализация: практический чек‑лист

Электронная трудовая книжка: преимущества и нюансы для работодателя

Если соискатель предоставляет доступ к электронной трудовой книжке, процесс упрощается:

• Отсутствие необходимости в переводе и легализации бумажного документа.
• Мгновенная проверка записей через официальный портал КЗ;
• Сокращение времени найма – от нескольких дней до нескольких часов.

Однако следует помнить:

1. Электронный доступ должен быть предоставлен через единую государственную систему (например, eGov.kz).
2. Необходимо получить письменное согласие сотрудника на просмотр его данных.
3. Хранить скриншоты или PDF‑версии записей в архиве компании в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принимать только бумажную трудовую книжку без её легализации?

Только если она сопровождается официальным переводом и подтверждением подлинности (например, через консульство). В противном случае документ может быть признан недействительным в РФ.

Что делать, если в трудовой книжке указаны даты, пересекающиеся с периодом, когда соискатель находился в России?

Необходимо запросить у соискателя дополнительные документы (выписку из миграционной службы, справку о доходах) и уточнить у бывшего работодателя причины пересечения.

Обязательно ли оформлять запись о работе в Казахстане в российскую трудовую книжку?

Да, если вы планируете учитывать этот стаж при расчёте пенсии, отпускных и других трудовых прав. Запись делается в разделе «Предыдущие места работы».

Какова роль профсоюза при приёме иностранных трудовых книжек?

Профсоюз может выступать в качестве посредника при проверке подлинности и обеспечивать соблюдение прав работника при оформлении записи.

Получение от соискателя трудовой книжки Республики Казахстан – процесс, требующий внимательного подхода к юридическим деталям. Ключевые моменты:

• Определить тип книжки (бумажная или электронная).
• Провести проверку подлинности через официальные казахстанские сервисы.
• Оформить перевод и легализацию (апостиль или консульскую легализацию) при работе с бумажным документом.
• Внести запись в российскую трудовую книжку после подтверждения всех данных.

Тщательное соблюдение этих шагов позволит избежать юридических рисков, ускорит процесс найма и обеспечит корректный учёт трудового стажа сотрудника.

Автор: ChatGPT, эксперт по трудовому праву и международному HR.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.