Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, кто имеет право вносить записи, какие правила необходимо соблюдать и как оформить запись в электронную форму, часто возникает у работодателей и работников. В статье рассмотрены все ключевые аспекты, основанные на действующем законодательстве Республики Казахстан.

Правовая база

• Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от  г. № 929 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек». Именно этот документ регулирует порядок заполнения, хранения и исправления записей.
• Трудовой кодекс Республики Казахстан (ТК РК) в части, касающейся подтверждения трудового стажа и прав работника.
• Постановления Правительства о переходе на электронную трудовую книжку (ЕСУТД) – обязательные с 1 сентября 2021 г.

Кто может вносить запись?

Согласно пункту 3 вышеуказанных правил, запись в трудовую книжку вносит работодатель. При этом:

1. Работодатель обязан вести трудовую книжку в течение всего периода трудовых отношений с работником.
2. Если работник предоставляет свою трудовую книжку впервые, работодатель обязан заполнить первую страницу (ьный лист) – ФИО, дату рождения, образование, специальность, квалификацию.
3. Запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней со дня начала трудовых отношений (по закону).
4. В случае, если работник не имеет трудовой книжки, но желает её иметь, работодатель обязан оформить её на имя работника и вести записи.

Порядок внесения записей в бумажную трудовую книжку

• Запись делается чернильным или черным пишущим инструментом (не карандашом).
• Записываются следующие сведения:
  • Дата приема на работу;
  • Наименование организации, её ИИН/БИН;
  • Должность, разряд, квалификация;
  • Срок и условия трудового договора (постоянный, срочный, проектный);
  • Дата увольнения (при расторжении договора).
• После внесения записи работодатель ставит печать организации и подпись ответственного лица.
• Если запись вносится не в хронологическом порядке (например, работник пришёл с уже заполненной книжкой), работодатель обязан разместить запись в свободном месте, указав «Запись внесена по требованию работника» и поставить подпись.

Электронная трудовая книжка (ЕСУТД)

С 2021 года в Казахстане введена система Электронной системы учёта трудовых документов (ЕСУТД). Основные отличия от бумажного варианта:

• Записи вносятся в электронный реестр через специализированные программные решения (например, 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана).
• Работодатель имеет доступ к системе через единый портал enbek.kz.
• Электронные записи считаются юридически равнозначными бумажным документам.
• Работник может просматривать свои записи в любой момент, получая уведомления о новых записях.

Важно: даже при наличии электронного реестра, бумажная трудовая книжка остаётся обязательной для тех работников, которые её предпочитают или для которых законодательство требует наличия бумажного документа (например, при международных командировках).

Особые случаи

Граждане РФ и другие иностранные работники

Иностранные граждане, работающие в Казахстане, могут использовать:

• Трудовую книжку образца Республики Казахстан – в этом случае работодатель обязан вести её так же, как и для граждан РК.
• Свою национальную трудовую книжку – запись в казахстанскую книжку не требуется, но работодатель обязан оформить трудовой договор и вести электронный реестр.

Договор гражданско‑правового характера (ГПХ)

Если с работником заключён договор ГПХ, запись в трудовую книжку не делается. Трудовая книжка предназначена только для трудовых отношений, оформленных трудовым договором.

Совмещение нескольких работодателей

Работник, работающий одновременно в двух (или более) организациях, обязан предоставить свою трудовую книжку каждому работодателю. Каждый из работодателей вносит запись о своём периоде работы. При увольнении из одной организации запись о прекращении трудовых отношений вносится в ту же книжку.

Восстановление утерянной или повреждённой книжки

Для восстановления требуется:

1. Заявление работника в отдел кадров.
2. Документы, подтверждающие личность (паспорт, ИИН).
3. Справка о трудовой деятельности (можно запросить в МЦФЭР или через enbek.kz).
4. Заполнение дубликата трудовой книжки в соответствии с образцом 2026 года.

Исправления и дополнения

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, её исправляют следующим образом:

• Старая запись зачеркивается одной линией (не вычёркиваеться полностью).
• Рядом указывается правильная информация, дата исправления и подпись ответственного лица.
• В случае серьёзных ошибок (например, неверные даты) может быть оформлен дополнительный лист‑вкладка с указанием корректных данных.

Все исправления должны быть подтверждены документами, удостоверяющими личность работника (паспорт, ИИН).

Последствия несоблюдения правил

• Для работодателя – административная ответственность (штраф от 20 ТГ до 200 ТГ за каждую запись).
• Для работника – возможные трудности при подтверждении стажа, получении пенсии, социальных выплат.
• Отсутствие записи может привести к отказу в выдаче справки о трудовом стаже, необходимой для миграционных и пенсионных процедур.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись без печати организации?

Нет. По правилам запись должна сопровождаться печатью организации и подписью ответственного лица.

Сколько времени у работодателя на внесение записи?

В течение пяти рабочих дней со дня начала трудовых отношений;

Можно ли использовать электронную запись вместо бумажной?

Да, если работник согласен и у него есть доступ к ЕСУТД. Однако бумажная книжка остаётся обязательной, если работник её требует.

Что делать, если работник не предоставляет трудовую книжку?

Работодатель обязан оформить новую книжку на имя работника и вести её с первой записи.

Можно ли вносить запись о совмещённой работе в одну и ту же книжку?

Да, каждое место работы фиксируется отдельной записью с указанием периода и должности.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Убедиться, что у работника есть трудовая книжка образца РК (бумажная или электронная).
2. Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, специальность, квалификация).
3. Внести запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней.
4. При увольнении – внести запись о прекращении трудовых отношений, указав дату и причину.
5. При необходимости исправления – зачеркивать ошибку, указывать правильные данные, ставить печать и подпись.
6. Хранить копию всех записей в электронном виде (ЕСУТД) и в бумажном архиве.

Внести запись в трудовую книжку в Республике Казахстан может только работодатель (или уполномоченный представитель организации). Запись обязана быть сделана в установленный срок, с соблюдением всех формальных требований (печать, подпись, правильный шрифт). Переход на электронный формат упрощает процесс, но не отменяет необходимости вести бумажный документ по желанию работника. Соблюдение правил ведения трудовых книжек защищает интересы обеих сторон и гарантирует корректное подтверждение трудового стажа.

Дата актуализации информации:  г.