Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. В Казахстане действуют как традиционные бумажные книжки, так и их электронный аналог в системе ЕСУТД (Единая система учёта трудовой деятельности). Ниже представлен подробный гид по правилам заполнения, ведения и восстановления трудовой книжки в РК.

Нормативная база

• Закон РК «О труде в Республике Казахстан» – основной закон, регулирующий трудовые отношения.
• Приказ Минтруда и социальной защиты населения РК № 929 от – «Правила заполнения и ведения трудовых книжек» (действует до полного перехода на электронный формат).
• Приказ Минтруда и соцзащиты РК № 176 от – инструкция по заполнению трудовых книжек (утратила силу, но часто используется как методическое пособие).
• Закон РК «О языках в Республике Казахстан» – определяет язык заполнения документов.

На каком языке заполняется трудовая книжка?

Согласно законодательству, трудовая книжка заполняется на государственном языке – казахском. Однако допускается заполнение на русском языке, если работник выразил такое пожелание и это не противоречит внутренним нормативным актам организации. В практике большинство организаций используют двуязычный подход: основные сведения – на казахском, дублирующие записи – на русском.

Что вносится в трудовую книжку?

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

1. Титульный лист – личные данные работника (ФИО, дата рождения, место рождения, образование, профессия/специальность, квалификация).
2. Сведения о приёме на работу – дата приёма, название организации, должность, номер и дата приказа о приёме.
3. Сведения о переводах, повышениях, понижениях – аналогично указываются реквизиты приказов.
4. Сведения об увольнении – дата увольнения, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), номер и дата приказа об увольнении.
5. Информация о наградах и поощрениях (по желанию работодателя).
6. Сведения о периодах нетрудоспособности (больничные, отпуска по уходу за ребёнком и т.п.) – вносятся по требованию работника.

Каждая запись оформляется в виде строки с обязательными реквизитами:

• Дата события (дд.мм.гггг);
• Наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
• Должность (профессия, специальность);
• Номер и дата приказа (или другого распорядительного документа);
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Как правильно заполнять трудовую книжку: пошаговая инструкция

Подготовка бланка

Работодатель обязан обеспечить наличие бланков трудовой книжки и вкладыша. Бланки являються бланками строгой отчётности, их получение и выдача оформляются в бухгалтерии.

Заполнение титульного листа

1. Внесите ФИО полностью (как в паспорте).
2. Укажите дату и место рождения.
3. Укажите гражданство.
4. Заполните сведения об образовании (наименование учебного заведения, год окончания, специальность).
5. Укажите профессию, специальность и квалификацию (если есть).

Внесение записи о приёме на работу

1. Запишите дату приёма (день, месяц, год).
2. Укажите полное наименование организации.
3. Укажите принятую должность.
4. Ссылка на приказ: номер и дата.
5. Подпись ответственного отдела кадров и печать организации.

Внесение записей о перемещениях и увольнении

Порядок аналогичен пункту 4.3, меняется только содержание записи (перевод, повышение, увольнение). При увольнении обязательно указывается основание согласно трудовому кодексу.

Заверение и хранение

• После каждой записи ставьте подпись уполномоченного лица и печать.
• Трудовая книжка хранится у работника; работодатель ведёт журнал движения трудовых книжек (приём‑выдача).
• Электронные трудовые книжки в ЕСУТД заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.

Электронная трудовая книжка (ЕСУТД)

С 2021 года в Казахстане функционирует система электронного учёта трудовой деятельности – ЕСУТД. Основные преимущества:

• Сокращение времени на оформление документов.
• Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд (форма СЗВ‑ТД).
• Возможность быстрого получения выписки о трудовом стаже через личный кабинет на портале enbek.kz.
• Снижение риска утери или повреждения бумажного документа.

Обязанности работодателя при ведении электронной трудовой книжки:

1. Ежемесячно формировать и направлять отчёт по форме СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд.
2. Обеспечить доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет enbek.kz.
3. При приёме на работу создать запись в ЕСУТД не позднее трёх рабочих дней с даты приёма.
4. При увольнении – закрыть запись в ЕСУТД и выдать работнику справку о периоде работы (по требованию).

Если организация ещё не перешла на электронный формат, она обязана вести бумажную трудовую книжку в соответствии с Приказом № 929.

Восстановление трудовой книжки при утере или повреждении

Потеря трудовой книжки не лишает работника права подтвердить свой стаж. Процедура восстановления включает следующие шаги:

1. Обратиться к последнему работодателю (где была последняя запись) с заявлением о выдаче дубликата или справки о периоде работы.
2. Предоставить документы, подтверждающие личность (паспорт, ИИН).
3. Если работодатель больше не существует, запросить архивные сведения в государственном архиве по месту нахождения организации или в территориальном органе Министерства труда и соцзащиты.
4. Получить справку о периоде работы, которая заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица.
5. На основании справки оформить дубликат трудовой книжки (бумажный) или внести записи в электронную трудовую книжку (ЕСУТД).
6. При оформлении дубликата обязательно сделать пометку «Дубликат» на титульном листе и указать дату выдачи.

В случае, если документы подтверждающие стаж отсутствуют, работник может воспользоваться иными доказательствами трудовой деятельности: трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из пенсионного фонда, справки из налоговых органов и т.д.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение порядка заполнения, хранения или выдачи трудовой книжки влечёт административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц от 5 до 20 МРП (месячный расчётный показатель).
• Штраф для юридических лиц от 20 до 100 МРП.
• В случае умышленного искажения данных – возможное привлечение к уголовной ответственности (ст. 190 УК РК – мошенничество).

Поэтому важно соблюдать все требования нормативных актов и вести внутренний контроль за правильностью оформления записей.

Полезные ресурсы и шаблоны

• Портал enbek.kz – личный кабинет для работы с электронной трудовой книжкой, получение выписок, подача заявлений.
• Методическое пособие по заполнению трудовых книжек (издано в 2019 г., обновлено с учётом изменений 2023‑2025 гг.) – содержит образцы записей и пошаговые инструкции.
• Образцы записей в трудовую книжку – 85 готовых примеров (приём, перевод, повышение, увольнение, награды);
• Консультационный центр Министерства труда и соцзащиты РК – горячая линия 8‑800‑333‑00‑00 для вопросов по ведению трудовых книжек.

Заполнение трудовой книжки в Казахстане требует внимательного соблюдения нормативных требований, независимо от того, используется бумажный или электронный формат. Основные принципы – достоверность данных, своевременность внесения записей, правильное оформление и хранение документа. Соблюдение этих правил не только защищает права работников, но и избавляет работодателя от возможных штрафов и споров в будущем.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалистам отдела кадров или воспользоваться консультационными услугами Министерства труда и социальной защиты населения РК.