Трудовая книжка (сейчас чаще — трудовая книжка или трудовая книжка работника) в Республике Казахстан является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность гражданина. С введением электронных систем практика оформления претерпела изменения. В этой статье рассмотрим, какие бывают образцы, кто и как их заполняет, и на что обращать особое внимание.
Виды трудовых книжек в Казахстане
В настоящее время в Казахстане существуют два основных вида:
- Бумажная трудовая книжка — традиционный формат, который продолжает выдаваться и заполняться, особенно в случаях, предусмотренных законодательством, или по заявлению работника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат с 1 января 2021 года для большинства работников; Ведётся в государственной автоматизированной системе «Электронная трудовая книжка».
Кто обязан вести трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу Республики Казахстан (статья 66), обязанность по ведению и выдаче трудовой книжки лежит на работодателе. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей (физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).
Важный нюанс: Физическое лицо, нанимающее работника по трудовому договору (например, для работы в частном доме), также считается работодателем и обязано оформить трудовую книжку. Однако на практике это встречается редко и сопряжено со сложностями.
Образец (форма) бумажной трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка имеет стандартизированную форму, утверждённую уполномоченным органом (ранее — Министерством труда и социальной защиты населения РК). Её можно приобрести в специализированных магазинах или получить через работодателя.
Структура и содержание:
- ьный лист: содержит серию и номер, ФИО работника, дату рождения, национальность, образование, специальность, данные о вкладе в пенсионные отчисления (ИИН);
- Страницы для записей: основная часть. Записи о приёме на работу, переводах, увольнении, награждениях и поощрениях.
- Страница «Сведения о трудовой деятельности»: здесь работодатель делает итоговую запись об общем трудовом стаже при увольнении.
- Заключительные данные: место для подписи работника и работодателя, печать организации, дата выдачи.
Ключевые элементы записи: дата, основание (приказ, распоряжение), наименование организации, должность, структурное подразделение, подпись ответственного лица и печать.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как это работает?
ЭТК — это официальный электронный документ, равнозначный бумажному. Информация в неё вносится автоматически через интеграцию с системами:
- «Электронное правительство» (egov.kz) — для граждан.
- Системы электронного документооборота (СЭД) работодателя.
- Базы данных государственных органов (например, Комитет статистики, Пенсионный фонд).
Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал egov.kz или мобильное приложение. Работодатель обязан направлять информацию о приёме/увольнении в ЭТК в течение 5 рабочих дней.
Образец записи в электронную трудовую книжку
Запись в ЭТК содержит те же реквизиты, что и в бумажной, но в электронном виде:
- Дата и номер приказа/распоряжения.
- Наименование документа (приём, перевод, увольнение).
- Должность, структурное подразделение.
- Основание (ссылка на приказ).
- Подпись уполномоченного лица работодателя (электронная подпись).
- Дата внесения записи.
Особенности для дистанционных работников и обособленных подразделений
Если работник трудоустроен в организацию, расположенную в другом городе (обособленное подразделение), а выполняет функции дистанционно, запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) всё равно вносит юридическое лицо-работодатель по месту его государственной регистрации. Указание на дистанционный характер работы может быть отражено в записи о приёме (например, «с условием дистанционной работы»).
Что делать, если работодатель не ведёт трудовую книжку?
Если работодатель (включая физическое лицо) не исполняет обязанность по ведению трудовой книжки, работник может:
- Обратиться с письменным заявлением к работодателю.
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в суд для восстановления своих прав и взыскания компенсации.
В случае утраты бумажной книжки работодатель обязан выдать дубликат.
Практические рекомендации
- Проверяйте записи. При приёме на работу и при увольнении обязательно сверяйте данные в трудовой книжке (бумажной или выписке из ЭТК) с реальными условиями.
- Сохраняйте выписки из ЭТК. Рекомендуется периодически распечатывать или сохранять в PDF выписку из своей электронной трудовой книжки.
- Уточняйте у работодателя. Спросите, ведётся ли у них бумажная или электронная трудовая книжка, и в какую систему они вносят данные.
- Для физических лиц-работодателей. Если вы нанимаете работника как физлицо, вы обязаны оформить с ним трудовой договор и вести трудовую книжку. Это может быть бумажная книжка, выданная работнику, или запись в ЭТК (если у вас есть доступ через egov.kz как у работодателя).
Система ведения трудовых книжек в Казахстане перешла на электронный формат, но бумажный документ сохраняет юридическую силу. Основной образец (структура) записи остаётся прежним, независимо от формы. Ключевое — чтобы запись была корректной, содержала все обязательные реквизиты и была внесена работодателем в установленные сроки. В спорных ситуациях всегда можно обратиться в контролирующие органы или суд.
Примечание: Точные образцы форм и актуальные требования всегда следует уточнять на официальном портале egov.kz или в Министерстве труда и социальной защиты населения РК, так как нормативные акты могут обновляться.