Трудовая книжка (ТК) в Казахстане — основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Правильное её заполнение при приеме на работу — ключевая обязанность работодателя‚ регулируемая Постановлением Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1167 (с изменениями). С 2021 года активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК) в рамках государственной программы «Цифровой Казахстан»‚ но бумажный вариант продолжает использоваться.

Типы трудовых книжек в РК

На сегодняшний день существуют два вида:

• Бумажная трудовая книжка, стандартный бланк установленной формы. Выдается работнику при первом трудоустройстве или при отсутствии ЭТК.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — запись ведется в Единой системе учета трудовой деятельности (ЕСУТД) на портале enbek.kz. Работник может получить распечатанный выписку из ЭТК.

Правило: Если у работника уже есть ЭТК‚ работодатель обязан продолжить ведение именно в электронном формате. Бумажная ТК не выдается‚ если только работник не выразил письменное желание получить её (в этом случае ведется параллельно‚ но это не рекомендуется).

Пошаговая инструкция: заполнение при первом приеме на работу

Проверка полученной трудовой книжки

При приеме на работу кадровик должен:

1. Проверить‚ является ли ТК оформленной правильно (наличие фотографии‚ подписи‚ печати‚ заполненного ьного листа).
2. Убедиться‚ что в ТК нет закрывающей записи о переходе на ЭТК (если есть — продолжать вести бумажную книжку).
3. Проверить отсутствие незакрытых записей о предыдущих работах.

Заполнение ьного листа (первая страница)

Если ТК новая или ьный лист не заполнен‚ его нужно оформить. Указываются следующие данные:

• Фамилия‚ имя‚ отчество (полностью‚ как в паспорте).
• Дата рождения (число‚ месяц‚ год).
• Образование (название учебного заведения‚ год окончания‚ документ об образовании).
• Профессия (специальность) — по диплому или фактическому назначению.
• Квалификация (если присвоена).
• Сведения о предыдущей работе (если была) — не всегда обязательны‚ но желательны.

Данные вносятся разборчиво‚ чернилами синего или черного цвета‚ без исправлений и помарок. Подпись работника и руководителя кадровой службы‚ печать организации.

Внесение записи о приеме на работу

Запись делается на следующей свободной странице после ьного листа (или после последней записи). Формулировка строго регламентирована.

Обязательные реквизиты записи:

• Дата заключения трудового договора (день приема на работу).
• Наименование организации (полное‚ как в учредительных документах).
• Подразделение (структурное подразделение) (например‚ «Отдел продаж»‚ «Производственный цех №2»).
• Профессия (должность) (с точным наименованием из штатного расписания).
• Основание приема (номер и дата приказа о приеме).

Для электронной трудовой книжки (ЭТК):

Запись вносится в ЕСУТД через личный кабинет работодателя на enbek.kz. Все те же данные‚ но в электронном виде. После внесения работник в личном кабинете на enbek.kz увидит запись в своей ЭТК. Работодатель может распечатать свидетельство о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) для работника.

Особые случаи заполнения при приеме

Прием по совместительству

Если у работника уже есть основное место работы (и‚ возможно‚ бумажная ТК)‚ то:

• Если у него бумажная ТК — в неё вносится запись о совместительстве по тому же образцу‚ но с указанием «по совместительству» в профессии или отдельной строкой.
• Если у него ЭТК — запись вносится в ЕСУТД с указанием характера работы «совместительство».

Прием работника с уже имеющейся бумажной ТК‚ но без закрывающей записи

Если предыдущий работодатель не оформил закрывающую запись (об увольнении)‚ новая организация обязана продолжить ведение этой бумажной книжки. Сначала нужно сделать запись об увольнении с предыдущего места (если это возможно и есть данные)‚ затем — о приеме. Если данные о предыдущем работодателе недоступны‚ делается только запись о приеме‚ но это нежелательно.

Использование вкладыша

Если на ьном листе или в основной части ТК не осталось свободных мест‚ используется официальный вкладыш (форма также утверждена). Вкладыш прикрепляется к книжке‚ на него переносятся данные о работнике (ФИО‚ дата рождения и т.д.) и делается новая запись о приеме. В Книге учета движения делается отметка о выдаче вкладыша.

Ключевые требования и частые ошибки

• Дата записи — это дата приема на работу (дата заключения трудового договора)‚ а не дата фактического выхода.
• Наименование организации — полное‚ без сокращений (кроме общепринятых‚ например‚ «ТОО»‚ «АО»).
• Профессия/должность — должна точно соответствовать штатному расписанию и договору.
• Основание — обязательно указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме.
• Подписи, работника и ответственного лица от работодателя (как правило‚ начальника отдела кадров или уполномоченного).
• Печать — текущая печать организации (с датой‚ если она сквозная).
• Исправления‚ помарки‚ зачеркивания — недопустимы. Ошибку нужно заверить подписью и печатью рядом или переписать на чистом листе (вкладыше).

Что делать после заполнения?

1. Заполненную ТК (или вкладыш) выдать работнику под расписку (в журнале или на отдельном листе).
2. Немедленно внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек (паспортная часть ТК‚ ФИО работника‚ дата выдачи‚ номер приказа).
3. При работе с ЭТК, убедиться‚ что запись отобразилась в личном кабинете работника на enbek.kz.
4. Хранить ТК (если она бумажная) в сейфе или специально отведенном месте с ограниченным доступом.

Материал подготовлен на основе анализа актуальных требований Республики Казахстан по состоянию на 2026 год. Для получения официальной информации обращайтесь на портал enbek.kz или в уполномоченные государственные органы.