Трудовая книжка (ТК) – это основной персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В Республике Беларусь её оформление, выдача и ведение регулируются Трудовым кодексом РБ и рядом нормативных актов министерств и местных администраций. Ниже представлен подробный алгоритм действий, необходимый как работодателю, так и сотруднику, чтобы взять трудовую книжку в РБ и правильно её оформить.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Юридический статус: официальный персональный документ лица, достигшего возраста 14 лет.
• Содержание: личные данные (ФИО, дата рождения), образование, профессия, специальность, сведения о приёме, переводах, увольнениях, наградах и взысканиях.
• Назначение: подтверждает трудоустроенность, необходима для расчёта стажа, назначения пенсии, получения социальных выплат и при устройстве на новую работу.

Трудовая книжка заполняется нанимателем для всех сотрудников, занятых свыше пяти дней, включая тех, кто устраивается на работу впервые, если данная работа является основной.

Правовая база

1. Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 26 – перечень документов, которые должны быть у работника).
2. Постановление Министерства финансов РБ от № 192 «Об утверждении формы товарной накладной ТН‑2» (используется при получении бланков ТК).
3. Инструкции и памятки Министерства труда и социальной защиты РБ (например, «Правила ведения трудовых книжек: памятка нанимателю»).
4. Регламенты местных исполнительных комитетов (администраций районов г. Минска и других городов) о выдаче бланков трудовых книжек и вкладышей.

Где получить бланк трудовой книжки

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним выдаются уполномоченными органами местного самоуправления. Ниже приведены типичные места и графики выдачи (информация актуальна на момент написания статьи, но рекомендуется уточнять актуальные часы в соответствующей администрации).

Администрации районов г. Минска

• Ленинский район: выдача во вторник, кабинет 302, с 14:00 до 17:30.
• Первомайский район: выдача еженедельно по понедельникам и средам, кабинет 428, с 14:00 до 17:30.
• Советский район: необходима письменная заявка на имя главы администрации и доверенность на получение материальных ценностей.
• Октябрьский район: выдача в среду с 11:00–12:30 и 14:00–17:00, кабинет 215.
• Заводской район: резерв организации – не более 3 бланков без предварительного согласования; получение более 10 бланков требует согласования с Центром по обеспечению деятельности бюджетных организаций администрации Заводского района г. Минска (тел. 275‑20‑00).

Городские и районные исполнительные комитеты (пример)

• Гомельский городской исполнительный комитет: выдача с 14:00 до 16:30, понедельник‑пятница, кабинет 3; контакты: бухгалтерия 26‑06‑95, юрист 34‑16‑67.

Для получения бланка обычно требуется:

1. Заявление на имя руководителя администрации (или исполнительного комитета) с указанием ФИО получателя и цели получения.
2. Доверенность, если бланк получает представитель организации.
3. Подтверждение оплаты (если бланки приобретаются за счёт организации).

Алгоритм получения трудовой книжки при приёме на работу

Если у newly hired сотрудника нет трудовой книжки, наниматель обязан обеспечить её выдачу в соответствии со ст. 26 ТК РБ. Ниже – пошаговая инструкция.

1. Запрос бланка: отдел кадров подаёт заявку в местную администрацию на получение бланка трудовой книжки (и при необходимости – вкладыша).
2. Получение бланка: после одобрения заявки бланк выдаётся в установленные часы (см. пункт 3).
3. Заполнение титульного листа: наниматель вносит личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
4. Запись о приёме на работу: в разделе «Сведения о работе» делается запись о дате приёма, наименовании организации, должности, условии труда (основная/совмещение).
5. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
6. Выдача сотруднику: после заполнения первая страница трудовой книжки передаётся работнику под расписку (можно в произвольной форме).
7. Учёт движения: наниматель делает запись в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важно: если сотрудник уже имеет трудовую книжку, наниматель лишь продолжает её заполнение, делая соответствующие записи о приёме, переводах, увольнениях и т.д.

Выдача трудовой книжки сотруднику по его запросу

Согласно разъяснениям Министерства труда и социальной защиты РБ, при наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель обязан:

• не позднее следующего дня после получения заявления направить трудовую книжку по указанному адресу;
• при этом оформить опись вложения и сохранить копию заявления.

Это особенно актуально для удалённых сотрудников, работников вахтовым методом или при временном отсутствии сотрудника на месте работы.

Особенности ведения и хранения трудовых книжек

• Хранение: трудовая книжка хранится у работника; наниматель обязан обеспечить её сохранность во время работы (например, предоставлять сейф или запирающийся шкаф).
• Дубликат: в случае утраты или порчи трудовой книжки выдаётся дубликат на основании заявления работника и справки о стаже, выданной предыдущим работодателем.
• Вкладыш: используется, когда основная книжка заполнена; оформляется аналогично основной книжке и сшивается с ней.
• Электронные трудовые книжки: на момент 2026 года в РБ электронные трудовые книжки не внедрены в обязательном порядке, однако некоторые организации используют электронные кадровые системы для внутреннего учёта, не заменяя бумажный документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить трудовую книжку на руки сразу после приёма на работу?

Да, после заполнения первой записи наниматель выдаёт трудовую книжку сотруднику под расписку.

Нужно ли платить за бланк трудовой книжки?

Бланки могут быть предоставлены бесплатно за счёт бюджетных средств (для государственных и муниципальных организаций) либо приобретаться за счёт средств организации. Стоимость уточняется в местной администрации.

Что делать, если работник отказался принимать трудовую книжку?

Трудовая книжка является обязательным документом при работе свыше пяти дней. Отказ может быть основанием для отказа в приёме на работу или для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (в соответствии с ТК РБ).

Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде?

На сегодняшний день законодательство РБ не предусматривает полной замены бумажной трудовой книжки электронным аналогом. Электронные кадровые системы используются только для внутреннего учёта.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РБ: mintrud.gov.by (раздел «Трудовая книжка»).
• Портал SPOK.BY – нормативные документы и инструкции по работе с трудовыми книжками.
• Контактные телефоны администраций районов г. Минска (указаны в пункте 3).
• Гомельский городской исполнительный комитет: тел. 26‑06‑95 (бухгалтерия), 34‑16‑67 (юрист).

Получение и правильное оформление трудовой книжки в Республике Беларусь – обязательная процедура как для работодателя, так и для сотрудника. Соблюдение установленного алгоритма (запрос бланка, заполнение, выдача под расписку, учёт движения) гарантирует легальность трудовых отношений, защищает права работника на пенсию и социальные выплаты, а также избавляет организацию от возможных штрафов за нарушение трудового законодательства.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться в местный исполнительный комитет или непосредственно в отдел кадров вашей организации, где специалисты помогут оформить все необходимые документы в соответствии с актуальными нормативными актами.