Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника в Республике Беларусь. При устройстве на работу, заполнении документов или оформлении пенсии часто возникает вопрос: кем же выдана трудовая книжка и кто имеет право на ее оформление? В этой статье мы подробно разберем порядок выдачи, заведения и учета трудовых книжек согласно законодательству РБ.
Кто имеет право выдавать и заводить трудовую книжку?
Согласно ч. 2 ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК РБ), трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, которые работают свыше пяти дней, при условии, что работа у данного нанимателя является для работника основной. Это касается в т.ч. и тех граждан, которые поступают на работу впервые.
Однако здесь есть важное исключение:
- Индивидуальные предприниматели (ИП) не имеют права заполнять и выдавать трудовые книжки своим работникам, для которых работа у данного ИП является основной. Это ограничение распространяется на нанимателей — физических лиц.
Таким образом, если вы устраиваетесь на работу впервые, ваша трудовая книжка будет выдана и заполнена юридическим лицом (организацией), в кадровую службу которой вы обратились. На основании приказа о приеме на работу на вас заведут трудовую книжку утвержденного образца (республиканская трудовая книжка образца 1995 г., согласно п. 4 Инструкции №30). Все последующие наниматели будут только вписывать сведения о вашем стаже в этот же документ.
Где организации получают бланки трудовых книжек?
Важно понимать разницу: организация выдает документ работнику, но сама организация получает бланки в специализированных государственных структурах. Работник не должен самостоятельно покупать бланк в магазине или на рынке.
Выдача бланков «Трудовая книжка» и «Вкладыш в трудовую книжку» (вкладыш необходим, если заполнены все страницы соответствующих разделов) осуществляется субъектам хозяйствования по месту их нахождения. Этот процесс регламентирован Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (например, от N 40).
Организации получают бланки в исполнительных комитетах по месту своего учета; Например, в Минске выдача бланков осуществляется субъектам хозяйствования, состоящим на учете в ИМНС РБ по Заводскому району г. Минска, по адресу: г. Минск, ул. Искалиева, 12а, каб. 6. В других городах бланки выдаются в администрациях соответствующих районов (например, Администрация Советского района, Гомельский горисполком и т.д.).
Порядок оформления и выдачи работнику
Процесс оформления и выдачи трудовой книжки строго регламентирован:
- Прием на работу впервые: Кадровая служба организации на основании приказа о приеме на работу заводит новую трудовую книжку образца 1995 года.
- Учет движения документов: Уполномоченный сотрудник (специалист отдела по работе с персоналом) заполняет журнал учета движения трудовых книжек согласно требованиям Инструкции. В журнале отмечаются:
- Документы, полученные от прибывших сотрудников;
- Книжки, заведенные на граждан, которые еще не имеют стажа работы;
- Документы, выдаваемые уволенному работнику.
- Выдача при увольнении: В соответствии с п. 35 Правил, при выдаче трудовой книжки работнику все записи, внесенные за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Выдача книжки представителю по доверенности
Если работник не может забрать трудовую книжку лично, она может быть выдана его представителю по доверенности. В таком случае в книге учета движения трудовых книжек работодатель делает отметку о том, что документ выдан не самому работнику, а представителю. В журнале обязательно указываются реквизиты доверенности: дата, реестровый номер, кем и когда она удостоверена.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если бланк трудовой книжки был испорчен при заполнении или утерян, наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки (или вкладыша к ней).
Для упрощения процедуры оформления дубликата Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь внедрил новую электронную услугу (код 3.25.12). С 4 января 2024 года все наниматели могут воспользоваться услугой «Предоставление сведений о трудовой…» на едином портале электронных услуг: https://platform.gov.by. Это значительно ускоряет процесс подтверждения стажа для выдачи дубликата.
Особенности заполнения дат
При заполнении трудовых книжек важно обращать внимание на формат дат. Исторически форматы менялись:
- В трудовых книжках старого образца (1938 г.) даты записывались в формате: ГГГГ.ММ.ДД (например, 1984.05.01, если работник принят 5 января 1984 г.).
- В трудовых книжках, выданных после 1 января 1975 года, используется привычный нам формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).