Дата публикации: 22 мая 2026 года

Нормативная база

Ведение трудовых книжек в Беларуси регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (ред. от 28 февраля 2020 г.)
• Трудовой кодекс Республики Беларусь
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная Постановлением № 40

Основные положения

Согласно действующему законодательству:

1. На территории Республики Беларусь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
2. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя по трудовому договору.
3. Наниматель обязан обеспечить правильное ведение, учет и хранение трудовых книжек.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Ведение трудовых книжек обязательно для:

• Всех юридических лиц (предприятий, организаций, учреждений) независимо от формы собственности
• Индивидуальных предпринимателей, которые заключают трудовые договоры с работниками
• Физических лиц, использующих наемный труд (с 2020 года обязанность по ведению трудовых книжек для них отменена)

Порядок оформления трудовой книжки

Выдача трудовой книжки при приеме на работу

При заключении трудового договора наниматель обязан:

• Завести трудовую книжку на нового работника, если он проработал у данного нанимателя свыше 5 дней
• Внести в трудовую книжку следующие записи:
  • О приеме на работу
  • О профессии, специальности, квалификации
  • О размере тарифной ставки (оклада) или сведения о системе оплаты труда
• Ознакомить работника с внесенными записями под роспись

Внесение записей в период работы

В процессе трудовой деятельности в трудовую книжку вносятся следующие записи:

• О переводе на другую работу
• Об увольнении
• О награждениях и поощрениях
• Об изменении профессии, специальности, квалификации
• О присвоении нового разряда, класса, категории

Все записи должны быть:

• Сделаны чернилами темно-синего, фиолетового или черного цвета
• Написаны четко и разборчиво
• Подписаны лицом, ответственным за ведение трудовых книжек
• Заверены печатью нанимателя (если она есть)

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника наниматель обязан:

• В последний день работы выдать работнику его трудовую книжку
• Сделать запись об увольнении с указанием причины и ссылкой на статью Трудового кодекса
• Ознакомить работника с записью под роспись в личной карточке работника

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Учет трудовых книжек

Наниматель обязан:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
• Регистрировать все трудовые книжки, выданные работникам
• Своевременно вносить записи о движении трудовых книжек

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу
• Отдельно от других документов
• В условиях, обеспечивающих их сохранность и конфиденциальность

Срок хранения трудовых книжек ─ 75 лет после увольнения работника.

Обеспечение бланками трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним выдаются:

• По юридическому адресу предприятия
• Организациям всех форм собственности (кроме иностранных и совместных организаций)
• На основании заявки, поданной в территориальное управление Министерства труда и социальной защиты

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в трудовую книжку были внесены неправильные или неточные записи, они исправляются:

1. По заявлению работника
2. На основании приказа (распоряжения) нанимателя
3. С соблюдением следующего порядка:
   • В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Запись за номером __ исправлена»
   • Указывается правильная запись
   • Запись подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек
   • Заверяется печатью нанимателя

Выдача дубликатов трудовых книжек

В случае утраты трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Для этого необходимо:

• Написать заявление о выдаче дубликата
• Представить документы, подтверждающие трудовую деятельность (копии приказов, справки с мест работы и т.д.)
• Наниматель на основании этих документов оформляет дубликат трудовой книжки

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

За нарушение установленного порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек наниматель может быть привлечен к ответственности:

• Административной (штрафы)
• Материальной (возмещение ущерба работнику)

Изменения в законодательстве (2020 год)

С 28 февраля 2020 года вступили в силу изменения, согласно которым:

• Отменена обязанность нанимателей ― физических лиц (без образования юридического лица) вести трудовые книжки своих работников
• Упрощены некоторые процедуры оформления и выдачи трудовых книжек
• Внесены изменения в порядок исправления ошибок в трудовых книжках

Рекомендации для нанимателей

Для правильного ведения трудовых книжек нанимателям рекомендуется:

1. Назначить ответственное лицо за ведение трудовых книжек
2. Обеспечить его необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями
3. Организовать регулярное обучение ответственного лица
4. Вести строгий учет всех трудовых книжек
5. Своевременно вносить все необходимые записи
6. Хранить трудовые книжки в надлежащих условиях
7. Своевременно выдавать трудовые книжки при увольнении

Трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Правильное ведение трудовых книжек ― это не только требование закона, но и забота о правах работников.

Наниматели должны строго соблюдать установленный порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек, чтобы избежать административной и материальной ответственности, а также обеспечить работникам надлежащую защиту их трудовых прав.