Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и историю трудовых отношений работника. В Республике Беларусь её оформление, ведение и использование регулируются Трудовым кодексом, а также рядом постановлений Министерства труда и социальной защиты.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный справочный документ, который содержит сведения о:
- трудовом стаже и местах работы;
- профессиональной квалификации и повышении квалификации;
- статусе (постоянный, временный, временно-долгосрочный и т.д.);
- дата и место заключения трудового договора;
- дата и место увольнения;
- других важных событиях, связанных с трудовой деятельностью.
В случае исчерпания свободных строк в трудовой книжке, в неё добавляется вкладыш, который прикрепляется между последней страницей и правым форзацем. Вкладыш не является самостоятельным документом и учитывается только в совокупности с трудовой книжкой.
Правовой статус и нормативные акты
Основные нормативные документы, регулирующие трудовые книжки в Беларуси:
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (с 2021 года).
- Постановление Министра труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек».
- Постановление Министра труда и социальной защиты от № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности».
- Постановление Министра труда и социальной защиты от № 135 «О перечне документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений».
Все эти акты устанавливают порядок выдачи, заполнения, хранения и использования трудовых книжек.
Как получить трудовую книжку?
Процесс получения трудовой книжки выглядит следующим образом:
- Подготовка документов: заявление, копия паспорта, копия трудового договора (если он уже заключён).
- Обращение в орган исполнительной власти: в большинстве случаев это отдел труда и занятости местного исполнительного органа (районный, городской, районный).
- Проверка данных: работодатель или орган труда проверяет наличие свободных строк в книжке.
- Выдача книжки: после проверки работнику выдаётся трудовая книжка (или её дубликат, если работник уже имел книжку).
- Внесение записи о приёме на работу: работодатель вносит запись о заключении трудового договора.
Если работник не имеет трудовой книжки, но уже имеет трудовой договор, то в соответствии с пунктом 8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, местный исполнительный орган оформляет книжку и вносит запись о приёме на работу.
Как заполнить трудовую книжку?
Заполнение трудовой книжки должно происходить в соответствии с шаблоном, утверждённым Министерством труда. Важно соблюдать следующие правила:
- Записи в книжке вносятся в порядке хронологии – от первой до последней.
- Все записи должны быть подписаны работодателем и работником;
- Используйте штамп с печатью организации.
- При необходимости добавления информации в вкладыш, он должен быть заполнен согласно требованиям Инструкции и прикреплён в книжку.
- При изменении данных (например, смена должности) в книжке вносится корректировка с указанием даты и причины.
Ниже приведён пример типичной записи:
Место работы: ООО «Ромашка» Должность: Менеджер по продажам Трудовой договор: № 15 от
Особые случаи
Трудовые книжки для иностранных граждан
Иностранные граждане, постоянно проживающие в Беларуси, также обязаны иметь трудовую книжку. В соответствии с пунктом 50 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, оформление производится в том же порядке, что и для граждан Республики Беларусь, но с учётом требований к документам, подтверждающим статус проживания.
Трудовые книжки для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций
При регулировании трудовых отношений с работниками ИП и микроорганизаций необходимо предоставить перечень документов, утверждённый постановлением № 135 от . В частности, это копия учредительных документов, справка о регистрации ИП, а также трудовая книжка работника.
Дубликаты трудовых книжек
В случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Для этого необходимо подать заявление в орган труда с копией оригинала (если он есть) и доказательством потери. Дубликат оформляется в соответствии с тем же шаблоном и содержит все предыдущие записи.
Правила ведения трудовых книжек для работодателя
Наниматель обязан:
- Завести трудовую книжку при приёме на работу.
- Вносить записи о заключении трудового договора, изменении должности, повышении квалификации и увольнении.
- Хранить трудовую книжку в течение всего срока трудовых отношений и в течение 5 лет после увольнения.
- Обеспечивать сохранность и целостность документа.
- При необходимости предоставлять копии записей в органы контроля (например, налоговые органы).
Алгоритм действий при приёме на работу без трудовой книжки
- Работодатель оформляет трудовой договор.
- Обращается в местный исполнительный орган с заявлением о выдаче трудовой книжки.
- Получает трудовую книжку и вносит запись о приёме на работу.
- Работник подписывает запись и получает книжку.
Где можно получить трудовую книжку?
Выдача трудовых книжек осуществляется:
- Отделами труда и занятости районных и городских исполнительных органов.
- Через портал etalonline.by, где можно оформить заявку онлайн.
- В некоторых случаях – в отделах кадров крупных предприятий, если они имеют собственные бланки трудовых книжек.
Подготовка к проверке
При проверке трудовых книжек со стороны контролирующих органов (например, Минтруда) важно, чтобы:
- Все записи были сделаны в соответствии с законодательством.
- Вкладыши были прикреплены правильно.
- Внутри каждой записи указаны дата, место, должность и причина изменения.
- Документ хранится в надёжном месте и доступен для проверки.
Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию. Правильное её оформление и ведение обеспечивает:
- Соответствие требованиям законодательства.
- Удобство при проверках и приёмах на работу.
- Защиту прав работника и работодателя.
Следуйте приведённой инструкции, и вы будете уверены, что ваш трудовой документ соответствует всем требованиям Республики Беларусь.
Источники
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (2021).
- Постановление Министра труда и социальной защиты от № 40.
- Постановление Министра труда и социальной защиты от № 196.
- Постановление Министра труда и социальной защиты от № 135.
- Сайт Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
- Портал etalonline.by.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.