Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и трудовую деятельность работника․ В Республике Беларусь ведение, хранение и заполнение этого документа строго регламентировано законодательством․ Основным нормативным актом в этой сфере является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (далее — Инструкция № 40)․
Образцы трудовых книжек: какие действуют в Беларуси?
Действующий образец трудовой книжки Республики Беларусь утвержден тем же постановлением № 40․ Однако важно помнить, что на территории страны являются действительными и имеют юридическую силу трудовые книжки старых образцов:
- Образца 2014 года (действующий);
- Образца 1995 года;
- Образца 1993 года;
- Образца 1973 года;
- Образца 1938 года․
Если работник предъявляет трудовую книжку старого образца, наниматель обязан продолжить ведение именно этого документа․ Обменивать ее на новую без веских оснований не нужно․
Приобретение и оформление трудовой книжки для нового работника
Согласно пункту 8 Инструкции № 40, если лицо впервые поступает на работу, наниматель обязан заполнить трудовую книжку образца согласно приложению к постановлению № 40․ Это происходит в присутствии работника, и сделать это нужно не позднее семи календарных дней со дня приема на работу․
Где нанимателю взять бланки?
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — это документы строгой отчетности․ Наниматель обязан приобретать их самостоятельно․ Для получения бланков организация или индивидуальный предприниматель должны направить:
- Заявление или письмо на фирменном бланке с данными об организации (юридическом лице и его банковских реквизитах) с указанием количества запрашиваемых бланков․
Выдачей бланков занимаются местные исполнительные комитеты (например, Жодинский городской исполнительный комитет, Администрация Советского района и т․д․) в зависимости от региона регистрации нанимателя․
Правила заполнения: на что обратить внимание
Заполнение трудовой книжки требует максимальной внимательности, так как исправления вносить сложно․ Инструкция № 40 детально описывает, как вносить записи о приеме на работу, увольнении, а также о профессиональном обучении․
Сведения о переподготовке и повышении квалификации
Раздел, касающийся сведений о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке, заполняется по строгим правилам:
- Графа 1: Указывается дата внесения записи (число, месяц, год)․
- Графа 2: Вносится запись о виде обучения (переподготовка, повышение квалификации и т․д․)․
- Графа 3: Указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (диплом, свидетельство, удостоверение), его дата и номер․
Оформление иностранных граждан
Оформление трудовой книжки работнику, являющемуся иностранным гражданином, также подчиняется правилам Инструкции № 40․ Если иностранный работник впервые устраивается на работу в Беларуси, ему заводится трудовая книжка республиканского образца․
Что делать, если в трудовой книжке закончилось место?
Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов, оформление продолжается во вкладыше к трудовой книжке․ Вкладыш вшивается в трудовую книжку, и без нее он недействителен․ На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша․
Исправление ошибок и выдача дубликата
Ошибки в трудовой книжке недопустимы, но если они случились, их нужно исправлять по правилам Инструкции № 40․ Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» нельзя․ Вносятся исправительные записи․
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, выдается дубликат․ Согласно пункту 69 Инструкции № 40, дубликат заполняется в соответствии с главами 2–6 Инструкции․ Основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы являются:
- Справки о периоде работы (службы);
- Другие документы, подтверждающие стаж работника (приказы, выписки из приказов, лицевые счета и т․д․)․
Учет трудовых книжек на предприятии
Учет трудовых книжек — важная часть кадрового делопроизводства․ В организации в обязательном порядке должны вестись специальные регистры:
- Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек — для контроля выдачи книжек на руки работникам (например, при увольнении)․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — форма утверждена постановлением № 40 (приложение к Инструкции)․
Также на предприятии должны быть оформлены следующие внутренние документы:
- Приказ о назначении ответственных лиц за работу с трудовыми книжками (за ведение, учет, хранение и выдачу бланков);
- Образец доверенности на получение бланков трудовых книжек у исполкома;
- Образец письма нанимателя о необходимости возврата трудовой книжки (если работник не забрал ее при увольнении)․
Практические ситуации при заполнении
На практике кадровики часто сталкиваются с нестандартными ситуациями․ Например:
- Увольнение педагога: Образец записи в трудовой книжке о прекращении трудового договора в связи с возникновением обстоятельств, препятствующих осуществлению педагогической деятельности, должен строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса Республики Беларусь․
- Формирование личного дела: К трудовой книжке часто прилагается внутренняя опись документов личного дела работника, образец заполнения которой также регламентирован․
Трудовая книжка в Республике Беларусь, это строгий документ, требующий скрупулезного подхода․ Нанимателям следует регулярно отслеживать изменения в законодательстве (включая комментарии к Закону Республики Беларусь и рекомендации Минтруда, например, для микроорганизаций и ИП) и строго соблюдать Инструкцию № 40․ Правильное ведение книжек, своевременный учет бланков и корректное внесение записей защитят как работодателя от штрафов, так и работника от проблем с подтверждением стажа в будущем․