Трудовая книжка — это основной документ‚ фиксирующий трудовое положение работника. Её оформление‚ выдача и хранение регулируются законодательством РБ и непосредственно нанимателем.

Кто отвечает за выдачу и учёт трудовых книжек?

Организация‚ в которой работает сотрудник‚ обязана вести учёт трудовых книжек. Основные субъекты:

• Бухгалтерия (или отдел кадров) — хранит бланки‚ оформляет их выдачу.
• ИМНС РБ по Заводскому району г. Минска — выдаёт бланки‚ если они находятся в реестре.
• Государственная служба по труду и соцзащите — контролирует соблюдение норм.

Где берутся бланки?

Бланки трудовых книжек и их вкладыши выдаются в соответствии с формой ТН‑2‚ утверждённой постановлением Минфина РБ от . Бланки находятся в бухгалтерии нанимателя.

Когда и как оформляется трудовая книжка?

Трудовую книжку оформляют при приёме на работу‚ если:

1. Сотрудник работает более пяти дней.
2. Это первая работа у данного работодателя.
3. Работа является основной (постоянной).

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (например‚ белорусская)‚ её заменяют на книжку российского образца только в случае‚ когда это требуется законом.

Электронная трудовая книжка

С 2026 года возможен вариант электронной трудовой книжки. Она хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР) и может быть использована вместо бумажной. При этом:

• Работодатель может выбрать любой из двух форматов (бумажный или электронный).
• Электронная книжка оформляется в соответствии с ТК РФ‚ ст. 66‚ 66.1.

Пошаговый алгоритм получения и заполнения трудовой книжки

Ниже изложен типичный порядок действий для нанимателя:

1. Шаг 1. Приём на работу. Сотрудник предоставляет паспорт‚ СНИЛС и‚ при необходимости‚ предыдущую трудовую книжку.
2. Шаг 2. Оформление документа. В бухгалтерии оформляется заявка на выдачу бланка.
3. Шаг 3. Получение бланка. По товарной накладной форме ТН‑2 бухгалтерия получает готовый бланк.
4. Шаг 4. Заполнение первой страницы. Вводятся данные: ФИО‚ дата рождения‚ место рождения‚ паспортные данные‚ СНИЛС‚ дата начала работы‚ должность‚ подразделение.
5. Шаг 5. Внесение сведений в табель учёта рабочего времени (шаг 10). Это требуется для последующего расчёта стажа.
6. Шаг 6. Учёт бланка. В учётной системе фиксируется номер и дата выдачи.
7. Шаг 7. Ведение последующих записей. При изменении места работы‚ должности‚ даты увольнения вносятся соответствующие записи.
8. Шаг 8. Хранение. Книжка хранится в бухгалтерии до момента увольнения‚ после чего передаётся в архив или выдаётся дубликат при необходимости.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш используется‚ когда в книжке заполнены все страницы соответствующих разделов. Оформление вкладыша происходит по той же форме ТН‑2:

• Заполняются новые страницы с тем же набором полей.
• Вкладка оформляется подписью руководителя и печатью организации.
• После заполнения вкладыш вносится в учёт как отдельный документ.

Как получить дубликат или исправление ошибок?

Если в книжке допущены ошибки или она потеряна‚ действуют следующие правила:

1. Подача заявления от юридического лица (например‚ от Гомельского городского исполнительного комитета) о необходимости получения нового бланка.
2. Предоставление копии свидетельства о государственной регистрации организации.
3. Получение нового бланка и внесение корректных данных.
4. Внесение исправлений в оригинальную книжку (если она найдена) через официальную записку с подписью работодателя.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли выдавать трудовую книжку на руки? — Да‚ но только после её полного заполнения первой страницы и подписания соответствующими лицами.
• Нужна ли трудовая книжка для граждан Беларуси? — Да‚ для граждан РБ оформление обязательно‚ если они трудятся более пяти дней у данного работодателя.
• Как хранить трудовые книжки? — В бухгалтерии в закрытом шкафу‚ доступном только уполномоченным сотрудникам.
• Какие сведения вносятся в электронную книжку? — ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ СНИЛС‚ сведения о местах работы‚ должностях‚ датах начала и окончания работы.

Оформление и ведение трудовой книжки в Республике Беларусь — обязательный процесс‚ который гарантирует юридическую защиту как работодателя‚ так и сотрудника. Соблюдение установленных форм‚ своевременная выдача бланков и правильный учёт записей позволяют избежать ошибок при расчёте стажа‚ оформлении отпусков и иных социальных выплатах.

Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуется обратиться к официальному сайту Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь или к ИМНС по месту нахождения организации.