Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и являющийся основным источником для подтверждения стажа, начисления пенсии и реализации социальных прав. В Республике Казахстан порядок ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1167 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек», а также последующими изменениями и дополнениями.
С 2023 года в Казахстане активно развивается электронная трудовая книжка через систему enbek.kz, однако бумажные трудовые книжки остаются юридически значимыми документами, особенно для работников, начавших трудовую деятельность до введения электронной системы. В этой статье мы подробно разберём образцы заполнения трудовых книжек в Республике Казахстан для различных ситуаций, а также правила внесения исправлений и оформления дубликатов.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Постановлению № 1167), все записи в трудовой книжке должны:
- Вноситься чёрными чернилами (не гелевой ручкой, не карандашом, не корректором);
- Быть понятными, без сокращений (кроме общепринятых, например, «и.о.», «г.»);
- Содержать точные даты (число, месяц, год);
- Указывать номер и дату приказа по организации;
- Подписываться ответственным лицом (начальником отдела кадров или уполномоченным сотрудником) и скрепляться печатью организации (если она используется);
Записи вносятся только на основании официальных документов: приказов о приёме, увольнении, переводе, поощрении, изменении ФИО и т.д.
Образцы заполнения трудовой книжки по основным ситуациям
Приём на работу
Формулировка:
- Запись: Принят на работу в качестве менеджера по продажам по приказу директора № 45 от 15 марта 2025 года.
Важно: Указывается точная должность, соответствующая Квалификационному справочнику. Не допускаются формулировки вроде «принят на работу» без указания должности.
Перевод на другую должность
Формулировка:
- Запись: Переведён с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера по продажам по приказу директора № 89 от 10 июня 2025 года.
Если перевод связан с изменением структурного подразделения, указывается и оно: «Переведён в отдел маркетинга на должность старшего менеджера по продажам».
Работа по совместительству
Запись в трудовую книжку по совместительству НЕ ВНОСИТСЯ! Согласно Правилам, информация о работе по совместительству в трудовую книжку не вносится, если только работник не работает у данного работодателя на основной должности.
Если совместительство становится основной работой — вносится запись об увольнении с предыдущего места и приёме на новое.
Увольнение по собственному желанию
Формулировка:
- Запись: Уволен по собственному желанию, по пункту 1 части 1 статьи 51 Трудового кодекса Республики Казахстан, по приказу директора № 123 от 20 сентября 2025 года.
Важно: Обязательно указывать статью Трудового кодекса РК, на основании которой произошло увольнение.
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Формулировка:
- Запись: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, по пункту 1 части 1 статьи 53 Трудового кодекса Республики Казахстан, по приказу директора № 156 от 5 ноября 2025 года.
Увольнение по соглашению сторон
Формулировка:
- Запись: Уволен по соглашению сторон, по пункту 3 части 1 статьи 51 Трудового кодекса Республики Казахстан, по приказу директора № 178 от 12 декабря 2025 года.
Изменение фамилии, имени, отчества
При смене ФИО (например, после замужества) в трудовую книжку вносится запись о новом ФИО на основании документа (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).
Формулировка:
- Запись: Фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова» на основании свидетельства о заключении брака № 12345 от 10 января 2026 года.
После этого в графе «Фамилия, имя, отчество» вносится новая информация, а старая зачёркивается одной линией (не корректором!) и рядом пишется: «Исправлено по заявлению работника».
Награждение, поощрение
Поощрения (грамоты, благодарности, премии) в трудовую книжку не вносятся, если только это не связано с повышением в должности или присвоением звания.
Если работник получил звание «Лучший сотрудник года» и это официально закреплено приказом, можно внести запись:
- Запись: Награждён почетной грамотой за высокие результаты работы в 2025 году по приказу директора № 201 от 25 февраля 2026 года.
Приём на работу после увольнения (возвращение)
Если работник увольняется и возвращается на ту же должность — это считается новым приёмом.
Формулировка:
- Запись: Принят на работу в качестве бухгалтера по приказу директора № 210 от 1 марта 2026 года.
Предыдущая запись об увольнении остаётся, она не стирается и не закрывается.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или уничтожения трудовой книжки. Порядок следующий:
- Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель запрашивает документы о трудовой деятельности из предыдущих мест работы (архивы, бывшие работодатели, ПФР, ЕСУТД).
- На основании этих данных формируется дубликат, заполняется по форме, утверждённой Постановлением № 1167.
- Все записи в дубликате дублируются с указанием оригинальных дат и номеров приказов.
- В графе «Особые отметки» делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки» с датой выдачи и подписью ответственного лица.
Пример записи в дубликате:
- Запись: Дубликат трудовой книжки выдан взамен утраченной, на основании заявления работника и подтверждённых сведений о трудовой деятельности.
Порядок исправления ошибок
Ошибки в трудовой книжке недопустимы — они могут повлиять на подтверждение стажа. Исправления допускаются только по следующему алгоритму:
- Неверная запись не зачёркивается и не закрашивается корректором.
- На обороте листа трудовой книжки делается запись: «Запись № [номер] признаётся недействительной» с указанием даты и причины.
- Новая, корректная запись вносится в следующую свободную строку с указанием: «Запись внесена взамен недействительной».
- Все исправления подписываются и скрепляются печатью.
Пример исправления:
- Неверная запись: Принят на работу в качестве менеджера по продажам (должность не соответствует штатному расписанию).
- Исправление: Запись № 3 признаётся недействительной. Принят на работу в качестве специалиста по продажам по приказу № 45 от 15 марта 2025 года.
Ответственность за ведение трудовой книжки
Согласно Квалификационному справочнику должностей (приказ Минтруда РК № 273-п от ), ответственность за ведение трудовых книжек несёт:
- Начальник отдела кадров;
- Специалист по кадрам;
- Или иное уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя.
Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по статье 557 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.
Электронная трудовая книжка и её взаимодействие с бумажной
С 2023 года в Казахстане действует Единая система учёта трудовой деятельности (ЕСУТД) на портале enbek.kz. Все новые трудовые отношения регистрируются в электронном виде. Однако:
- Бумажная трудовая книжка остаётся действительной для работников, у которых она уже была оформлена.
- Работодатель обязан вносить информацию в ЕСУТД в течение 5 рабочих дней после издания приказа.
- Работник может выбрать, какой документ считать основным: бумажный или электронный.
Для работников, у которых трудовая книжка утеряна после 2023 года, дубликат может быть оформлен в электронном виде через ЕСУТД — это упрощает процесс и исключает ошибки.
Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия социальной защищённости работника. Ошибки, пропущенные записи или неправильные формулировки могут привести к потере стажа, отказу в пенсии или трудностям при трудоустройстве.
Работодателям рекомендуется:
- Проводить регулярный аудит трудовых книжек;
- Обучать кадровых работников актуальным правилам;
- Своевременно вносить данные в ЕСУТД;
- Хранить трудовые книжки в специально отведённых местах с соблюдением условий (сухо, не на солнце, под замком).
Работникам стоит регулярно проверять свои трудовые книжки на предмет точности записей и при обнаружении ошибок — немедленно обращаться к работодателю с заявлением об исправлении.
Помните: ваша трудовая книжка — это история вашей профессиональной жизни. Заполняйте её правильно — и она будет служить вам десятилетиями.
Источники:
- Постановление Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1167
- Трудовой кодекс Республики Казахстан
- Приказ Министра труда и социальной защиты РК № 273-п от
- Портал enbek.kz — Единая система учёта трудовой деятельности