Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В Республике Казахстан её ведение строго регламентировано. Самая распространенная ошибка, на которую обращают внимание эксперты, — это добавление лишних печатей и подписей, а также заполнение записей «на память» без сверки с кадровыми документами (приказами). Данная статья объясняет, как избежать этих ошибок и правильно заполнить трудовую книжку по актуальным правилам РК.
Виды трудовых книжек в РК: бумажная и электронная
С 2021 года в Казахстане действует система электронных трудовых книжек в рамках Единой системы учета трудовой деятельности (ЕСУТД). У работника есть право выбора:
- Бумажная трудовая книжка — традиционный образец, утвержденный приказом Минтруда РК. Заполняется от руки синей или черной пастой, без исправлений (исправления допускаются только путем зачеркивания и внесения верных данных с подписью и датой).
- Электронная трудовая книжка — ведется в системе enbek.kz. Все записи автоматически формируются на основании сведений из ЕСУТД. Работник может распечатать выписку из электронной книжки в любой момент.
Важно: При переходе на электронную форму бумажная книжка не изымается, а передается работнику на хранение. Новые записи вносятся только в электронный вариант.
Правила заполнения ьного листа
ьный лист заполняется однократно при выдаче новой книжки. Данные вносятся разборчиво, без сокращений, кроме общепринятых (например, «Респ. Казахстан»).
- ФИО — полностью, в соответствии с паспортом.
- Дата рождения, цифрами (дд.мм.гггг).
- Место рождения, населенный пункт, область/республика.
- Образование — указывается после предоставления документа (диплома, аттестата). Например: «Высшее, бакалавр», «Среднее специальное».
- Специальность — по диплому или сертификату.
- Дата выдачи — дата вручения книжки работнику.
- Подпись работника — с расшифровкой (ФИО полностью).
- Печать организации — ставится только на ьном листе при первичной выдаче. Не ставится на каждой последующей записи!
Как правильно заполнять записи о работе (раздел «Сведения о работе»)
Каждая запись состоит из нескольких граф и делается на основании приказа (распоряжения) работодателя. Заполнение «на память» без документа, грубая ошибка.
Структура одной записи:
- Графа 1 (№ п/п) — порядковый номер записи, начиная с 1.
- Графа 2 (Дата приема) — дата, указанная в приказе о приеме на работу (дд.мм.гггг).
- Графа 3 (Наименование организации, должность, специальность):
- Полное официальное наименование организации (например, ТОО «Алматы Кагазы»).
- Должность (название работы) — в соответствии с штатным расписанием и трудовым договором. Например: «Инженер-программист», «Менеджер по продажам».
- Специальность/квалификация — по диплому или присвоенной (например, «Программист», «Экономист»).
- Графа 4 (Основание):
- Наименование документа (например: «Приказ», «Распоряжение»).
- Дата документа (дд.мм.гггг).
- Номер документа.
Пример: «Приказ от № 45»
Образец записи о приеме на работу:
1 | | Инженер-программист, специальность «Программист» | Приказ от № 45
Особенности заполнения при увольнении и переводах
Запись об увольнении вносится в день увольнения (после подписания приказа об увольнении и выдачи трудовой книжки).
- Графа 2, дата увольнения (последний рабочий день).
- Графа 3 — указывается та же должность, что и в записи о приеме, или новая должность при переводе.
- Графа 4, основание: «Приказ (распоряжение) об увольнении от [дата] № [номер]» с указанием пункта Трудового кодекса РК (например, «п. 3 ч. 1 ст. 51 ТК РК»).
Образец записи об увольнении:
2 | | Инженер-программист | Приказ об увольнении от № 120 (п. 1 ч. 1 ст. 51 ТК РК)
Ключевые требования и запреты
Что можно:
- Заполнять только на основании подписанного приказа.
- Исправлять ошибки путем зачеркивания (одной чертой) и внесения верных данных с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.
- Заверять записи о стаже (например, при переводе в другую организацию) печатью только текущего работодателя на момент внесения записи.
Что категорически запрещено:
- Ставить печать на каждую запись. Печать ставится только на ьном листе при выдаче и на последней записи при увольнении (для заверения стажа).
- Вносить записи задним числом без документального основания.
- Использовать карандаш, красную пасту или шариковую ручку с пастой другого цвета (кроме синего/черного).
- Оставлять незаполненные графы или делать «визуальные» записи (например, «работал с 2020 по 2024»).
- Вносить сведения, отсутствующие в трудовом договоре или приказе (например, оклад, график работы).
Частые вопросы и ответы
Нужна ли бумажная книжка гражданину РФ, работающему в РК?
Да. Если работник не имеет электронной трудовой книжки в системе ЕСУТД РК, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку образца Республики Казахстан. Записи вносятся по тем же правилам. Записи в российскую книжку вносить нельзя.
Когда вносить запись при ликвидации организации?
Запись об увольнении в связи с ликвидацией вносится после издания итогового ликвидационного баланса и принятия решения об увольнении всех сотрудников. Основание: «Приказ об увольнении в связи с ликвидацией организации от [дата] № [номер]».
Как быть с записями о стаже, если работник был в отпуске/на больничном?
Стаж не прерывается. Запись о приеме и увольнении (или переводе) отражает непрерывный период работы. Дополнительных записей о нахождении в отпуске в разделе «Сведения о работе» не делается. Информация об отпусках содержится в других кадровых документах.
Правильное заполнение трудовой книжки — это защита трудовых прав работника и соблюдение законодательства работодателем. Главный принцип: каждая запись должна быть основана на конкретном приказе (распоряжении), содержать полные и точные данные, без лишних печатей и исправлений. При сомнениях всегда обращайтесь к актуальному «Порядку ведения и хранения трудовых книжек», утвержденному приказом Министерства труда и социальной защиты населения РК, и к консультациям юристов по трудовому праву.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов Республики Казахстан и практических рекомендаций кадровых служб. Дата актуализации: май 2026 года.