Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225․
Когда именно заводят трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка заводится в первый день работы сотрудника по трудовому договору․ Это означает, что работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (даже если официальный договор подписан позже)․
- Если работник впервые устраивается на работу и у него ещё нет трудовой книжки, работодатель обязан выдать и завести её за свой счёт․
Важно: что считается «первым днём работы»?
Первым днём работы считается день, когда работник приступил к выполнению своих обязанностей, даже если:
- Договор подписан позже;
- Он ещё не получил официальный приказ о приёме;
- Он проходит испытательный срок․
То есть, если сотрудник пришёл на работу 10 мая, то трудовую книжку нужно завести не позднее 17 мая (если 10–14 мая, рабочие дни, то 5 рабочих дней — это до 17 мая включительно)․
Какие документы нужны для заведения трудовой книжки?
Для оформления трудовой книжки работодатель запрашивает у сотрудника следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․
- Документы об образовании, квалификации, профессиональном обучении (если требуются для должности)․
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
- Если работник ранее работал — предыдущая трудовая книжка (если есть)․
Если у работника нет трудовой книжки (впервые устраивается на работу), работодатель выдаёт ему бланк новой трудовой книжки и заполняет его в установленном порядке․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял трудовую книжку, он должен:
- Написать заявление о выдаче дубликата․
- Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, решения суда и т․д․)․
Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления и всех необходимых документов․
Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2026 года?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это означает:
- Все новые работники теперь получают только электронные трудовые книжки — бумажные больше не заводятся по умолчанию․
- Работники, имеющие бумажные книжки, могут сохранить их или перевести информацию в электронный вид по своему желанию․
- Работодатели обязаны вести учёт движения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) в специальных журналах, на бумажном носителе или в электронной форме, в соответствии с требованиями Минтруда․
Таким образом, с 2026 года:
- Новым сотрудникам, ЭТК (электронная трудовая книжка) — заводится в тот же срок: в первый день работы․
- Существующим сотрудникам — бумажная книжка остаётся действительной, но при увольнении или переходе на новое место работы информация передаётся в электронный реестр․
Ответственность работодателя
Нарушение сроков заведения трудовой книжки влечёт за собой административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием компенсации за ущерб, причинённый задержкой (например, при оформлении пенсии, кредита, льгот)․
Практические рекомендации для работников
- При устройстве на работу требуйте, чтобы трудовая книжка была заведена в день выхода на работу․
- Проверяйте правильность заполнения всех записей: ФИО, дата приёма, должность, номер и дата приказа․
- Если вы получаете электронную трудовую книжку — зарегистрируйтесь на портале Госуслуги и подключите доступ к личному кабинету Пенсионного фонда РФ․
- Сохраняйте копии всех приказов о приёме и увольнении — они могут понадобиться для подтверждения стажа․
Срок заведения трудовой книжки — это не формальность, а обязанность работодателя, закреплённая законом․ Независимо от того, используете ли вы бумажную или электронную форму, трудовая книжка должна быть оформлена в течение пяти рабочих дней с первого дня работы․ С 2026 года переход на электронные трудовые книжки делает процесс более прозрачным и удобным, но не отменяет срока оформления — он остаётся таким же строгим․
Помните: ваш трудовой стаж — это ваша финансовая и социальная безопасность․ Не позволяйте работодателю нарушать сроки — это ваше законное право․
Важно: Если вы столкнулись с нарушением — обращайтесь в Государственную инспекцию труда или в прокуратуру․ Задержка в оформлении трудовой книжки — это нарушение трудовых прав, которое можно и нужно защищать․