Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Поэтому в большинстве организаций сейчас используется именно электронный вариант, однако в некоторых случаях (например, при работе в организациях, не подключившихся к системе ЭТК) всё ещё могут оформлять бумажные трудовые книжки.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67, 68, 70.
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных».
• Постановление Правительства РФ от № 2105 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек».

Кому и когда оформляют трудовую книжку

Трудовую книжку (бумажную или электронную) оформляют:

1. При приёме на работу в первый раз (для граждан, у которых её ещё нет).
2. При переводе сотрудника из организации, где использовалась бумажная книжка, в организацию, использующую ЭТК – происходит миграция данных.
3. При восстановлении после увольнения, если работник желает продолжить карьеру в той же отрасли и сохранить непрерывность стажа.

Необходимые документы от нового сотрудника

Для оформления трудовой книжки (бумажной) требуется собрать следующий пакет:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
• СНИЛС (страница с номером).
• ИНН (при наличии).
• Военный билет (для мужчин) или справка о военной службе.
• Документ, подтверждающий образование (диплом, сертификат).
• Согласие работника на обработку персональных данных (по форме, утверждённой организацией).

Для электронного варианта достаточно предоставить сканы вышеуказанных документов в системе ЭТК, а также подтвердить личность через портал Госуслуг или корпоративный портал.

Пошаговый процесс оформления

Подготовительный этап

1. Проверка наличия трудовой книжки. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, её необходимо проверить на наличие ошибок и актуальности записей.
2. Выбор формы ведения. HR‑отдел определяет, будет ли использоваться электронная или бумажная книжка, исходя из возможностей организации.
3. Создание карточки сотрудника в кадровой системе. Вводятся личные данные, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и др.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Заполнение первой страницы (раздел «Сведения о работнике»): ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи, код подразделения, СНИЛС.
2. Подпись сотрудника и печать организации.
3. Внесение записи о приёме на работу:
   • Дата приёма.
   • Наименование организации.
   • Должность.
   • Трудовой договор (номер, дата).
   • Подпись работодателя.
4. Передача книжки сотруднику для подписи в графе «Работник» (подтверждает факт приёма).

Оформление электронного варианта (ЭТК)

1. Регистрация сотрудника в системе ЭТК через портал Госуслуг или корпоративный сервис.
2. Загрузка сканов документов (паспорт, СНИЛС, военный билет, диплом).
3. Подтверждение личности с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи) или SMS‑кода из личного кабинета Госуслуг.
4. Ввод данных о приёме:
   • Дата начала работы.
   • Наименование организации.
   • Должность.
   • Трудовой договор (номер, дата).
5. Электронная подпись работодателя (через КЭП) и автоматическое формирование записи в ЭТК.
6. Уведомление сотрудника о том, что запись успешно внесена (смс‑сообщение, email).

Проверка и подтверждение

• HR‑специалист проверяет корректность введённых данных.
• Сотрудник подписывает (бумажный вариант) или подтверждает (ЭТК) запись о приёме.
• В случае обнаружения ошибок – вносятся исправления в течение 5 рабочих дней.

Ответственность сторон

Согласно ТК РФ:

• Работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми отношениями.
• Работник обязан своевременно подписывать записи, предоставлять достоверные сведения и сообщать об изменениях (смена фамилии, имени, отчества, изменение гражданства и т.д.).
• За нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность (штрафы для работодателя).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку, если у меня уже есть бумажная?

Да. С 2026 года обязательным считается переход на ЭТК. Работодатель обязан инициировать миграцию данных из бумажной книжки в электронную систему.

Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется штампом «Исправление» и подписью работодателя. В ЭТК исправление вносится через корректирующее действие с указанием причины.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Трудовая книжка (в любой форме) является обязательным документом при оформлении трудовых отношений. Без неё невозможно оформить официальное трудоустройство.

Оформление трудовой книжки новому сотруднику – важный процесс, который требует точного соблюдения законодательных требований и внимательного отношения к документам. С 2026 года практически все организации переходят на электронные трудовые книжки, что упрощает хранение данных, ускоряет процесс оформления и повышает контроль за достоверностью записей. Тем не менее, в некоторых случаях (особенно в небольших компаниях) всё ещё используется бумажный вариант, поэтому HR‑специалисты должны быть готовы работать с обеими формами.

Следуя описанным выше шагам, вы сможете грамотно оформить трудовую книжку, обеспечить её правильное ведение и избежать возможных юридических проблем.

Дата публикации: