В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы. С 2019 года в системе кадрового учёта появилась возможность вести трудовую книжку в электронном виде. Для того чтобы работник мог выбрать бумажную или электронную форму, необходимо подать заявление в СЗВ‑ТД (сообщение о кадровых событиях).

Что такое СЗВ‑ТД?

СЗВ‑ТД – это отчетная форма о кадровых событиях сотрудника, которую работодатель направляет в органы соцобеспечения (СФР, ПФР и др.). В ней фиксируются все изменения в трудовых отношениях: приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, начисление заработной платы и т.д.

Ключевые моменты

• Форма СЗВ‑ТД обязательна для всех работодателей, которые ведут трудовые книжки.
• В ней указывается, какой тип трудовой книжки выбран работником: бумажный или электронный.
• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, одновременно ведуться обе версии.
• Отчёт по форме СЗВ‑ТД подаётся в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие.

Как оформить заявление о выборе бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник предпочитает вести бумажную трудовую книжку, он должен заполнить заявление и передать его работодателю. В заявлении указывается:

1. ФИО сотрудника.
2. Дата рождения.
3. Дата начала трудовых отношений.
4. Номер и дата выдачи трудовой книжки.
5. Подтверждение, что работник желает продолжить ведение бумажной трудовой книжки.
6. Подпись сотрудника и дата.

После получения заявления работодатель обязан:

• Внести запись в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с момента приёма на работу.
• Отразить событие в форме СЗВ‑ТД и отправить её в ПФР.
• Сохранить копию заявления в кадровом учёте.

Пошаговый процесс подачи заявления в СЗВ‑ТД

1. Сбор информации. Сотрудник заполняет заявление, подтверждающее свой выбор бумажной трудовой книжки.
2. Проверка работодателем. Работодатель проверяет данные, подтверждает наличие флажка «Отразить в трудовой книжке» в кадровых документах.
3. Формирование СЗВ‑ТД. На основании кадровых документов формируется электронный файл СЗВ‑ТД (формат XML/JSON).
4. Отправка в ПФР. Файл отправляется в ПФР до 15‑го числа следующего месяца.
5. Подтверждение. Работодатель получает подтверждение о принятии отчёта и хранит его в системе.

Ключевые сроки и даты

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, одновременно ведутся обе версии: бумажная и электронная. В таком случае работодатель:

• Ведёт запись в бумажной трудовой книжке.
• Отправляет электронный отчёт по форме СЗВ‑ТД;
• Сохраняет копию заявления (если оно было подано) в системе.

Формы и документы для скачивания

Для работы с СЗВ‑ТД работодатели могут скачать:

• Форма СЗВ‑ТД – официальная форма, которую необходимо заполнить.
• Форма СТД‑СФР – форма для регистрации в системе соцобеспечения.
• Шаблон заявления о подключении к ЭДО ПФР – для отправки заявлений о переходе на электронную трудовую книжку.

Важные нюансы при работе с электронными трудовыми книжками

• Если работник выбрал электронную трудовую книжку, он должен подать заявление о подключении к ЭДО ПФР.
• После получения подтверждения от ПФР работодатель автоматически начинает вести электронную запись.
• При переходе на электронную форму прежние бумажные записи сохраняются в архиве, но не обновляются.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вести только бумажную трудовую книжку, если я работаю в компании, которая использует электронный формат? Да, работник может подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. В таком случае обе версии будут вестися одновременно.
2. Что происходит, если работник не подал заявление о выборе бумажной книжки? Работодатель автоматически ведёт обе версии (бумажную и электронную).
3. Как быстро получить подтверждение от ПФР о приёме отчёта? Обычно подтверждение приходит в течение 5 рабочих дней после отправки СЗВ‑ТД.
4. Можно ли изменить выбор после подачи заявления? Да, работник может изменить свой выбор, подав новое заявление. Однако изменения вступают в силу только после обновления данных в системе ПФР.

Подача заявления в СЗВ‑ТД – важный этап в управлении кадровыми данными. Соблюдение сроков, правильное заполнение форм и своевременная отправка отчётов гарантируют, что трудовой стаж сотрудника будет учтён как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке. Это обеспечивает точность начисления пенсии, социального страхования и других выплат.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки ПФР. Удачной работы!