Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. С 2021 года в России действует переход от бумажных к электронным форматам‚ однако бумажные экземпляры всё ещё остаются в обращении.
Нормативно‑правовая база
Трудовой кодекс РФ
Статья 66 ТК РФ определяет трудовые книжки как основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В ней фиксируются сведения о местах работы‚ должностях‚ датах начала и окончания трудовых отношений и др.
Постановления Правительства
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Положения о ведении и хранении трудовых книжек»;
- Дополнения от 01 марта 2008 г. № 132‚ уточняющие порядок оформления и хранения.
Приказы Минтруда
Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н вводит новый порядок ведения бумажных трудовых книжек и устанавливает требования к электронным трудовым книжкам (ЭТК).
Бумажные и электронные формы
Бумажные трудовые книжки
Бумажные формы продолжают использоваться только для тех работников‚ у которых они были оформлены до 2021 года. При переходе на ЭТК работодатель обязан выдать копию прежней бумажной трудовой книжки.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года новые сотрудники оформляются только в электронном виде. Электронный документ содержит те же сведения‚ что и бумажный‚ но дополнительно:
- все поощрения (государственные наградные‚ благодарности и др.);
- удобный доступ к информации через мобильные приложения и порталы;
- возможность интеграции с системами кадрового учёта.
Переход на ЭТК
Перевод сотрудника на электронную форму возможен только по его согласию. При этом:
- Работодатель получает заявление от работника;
- В книжку вносятся сведения о подаче заявления;
- После выдачи ЭТК прежняя бумажная книжка остаётся в архиве.
Содержание и порядок заполнения
Что вносится в трудовые книжки
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Сведения о месте работы‚ должности‚ сроке действия трудового договора;
- Информация о воинском учёте (если применимо);
- Данные о поощрениях и наградах;
- Отметки о переходе на электронную форму.
Печать и подписи
По мнению Роструда‚ в трудовые книжки допускается ставить печать кадровой службы. Это не обязательное требование‚ но часто используется для подтверждения достоверности внесённых данных.
Практика и статистика
Статистика по регионам
По состоянию на конец 2025 года:
- В ОСФР по Вологодской области – более 530 000 электронных трудовых книжек;
- В Санкт‑Петербурге и Ленинградской области – более 73 000 электронных книжек с начала 2026 года;
- В Самарской области – более 40 000 новых пользователей ЭТК.
Сравнение с Украиной
Украинцы уже несколько лет используют электронные трудовые книжки. Переход в России планируется завершить к 2027 году‚ однако бумажные формы сохранят юридическую силу до полного перехода.
Что нужно знать работодателям
Оформление новых сотрудников
С 1 января 2021 года для новых работников выдается только электронная трудовая книжка. При этом необходимо:
- Получить согласие сотрудника;
- Внести сведения о подаче заявления в ЭТК;
- Сохранить бумажную копию (если она была оформлена ранее).
Ведение и хранение
Работодатель обязан:
- Вести трудовые книжки в соответствии с Приказом Минтруда № 320н;
- Обеспечить надёжное хранение (бумажные – в архиве организации‚ электронные – в защищённой базе данных);
- Обеспечить доступ работников к их данным по запросу.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать печать в трудовых книжках?
Да‚ согласно позиции Роструда‚ печать отдела кадров допускается‚ но не является обязательной.
Что делать‚ если в книжке уже стоит печать‚ но её нужно обновить?
При необходимости вносить изменения‚ оформляйте дополнительный лист или внесите данные в электронный эквивалент‚ сохранив оригинальную запись.
Как оформить переход на ЭТК после уже существующей бумажной книжки?
Работодатель выдаёт работнику бумажную копию прежней книжки‚ а затем оформляет электронную форму‚ сделав отметку о подаче заявления.
Ведение и хранение трудовых книжек в 2026 году находится на стадии полного перехода от бумажных к электронным формам. Нормативные акты РФ чётко регламентируют порядок оформления‚ содержание и хранение как бумажных‚ так и электронных книжек. Работодателям важно соблюдать требования Приказа Минтруда № 320н‚ а работникам – быть информированными о своих правах и возможностях доступа к информации о своей трудовой деятельности.