Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника в России. С 2021 г. в стране активно внедряется электронная трудовая книжка, но бумажный формат до сих пор остаётся обязательным в ряде случаев. Для правильного оформления, ведения и хранения трудовых книжек необходимо знать, какие нормативные акты регулируют этот процесс, какие требования они устанавливают и как они соотносятся друг с другом.
Общая правовая база
Нормативно‑правовое регулирование трудовых книжек основано на следующих источниках:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — основной закон, содержащий общие принципы трудовых отношений.
- Постановления Правительства РФ, федеральные законы и их изменения.
- Приказы Минтруда РФ и других федеральных органов.
- Локальные нормативные акты работодателей (приказы, инструкции, регламенты).
- Нормативные акты субъектов РФ, регулирующие вопросы, не отнесённые к федеральному уровню.
Трудовой кодекс РФ
В ТК РФ закреплены основные принципы ведения трудовой книжки:
- Статья 5 — Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права.
- Статья 13 — Действие трудового законодательства и иных актов в пространстве.
- Статья 8 — Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
В ТК РФ также содержатся требования к оформлению, хранению и передаче трудовых книжек, а также правила по переходу на электронный формат.
Постановление Правительства РФ № 225
Это ключевой нормативный акт, регламентирующий:
- Обязательность наличия трудовой книжки у всех работников.
- Обязанность работодателя вносить сведения о трудовой деятельности в книжку.
- Требования к содержанию и оформлению записей.
- Порядок выдачи и передачи трудовой книжки при увольнении.
Постановление было обновлено в 2013 г. (редакция от ) и дополнено в 2021 г. (№ 1250);
Приказ Минтруда РФ № 320Н
Приказ устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также правила оформления электронных трудовых книжек. В нём подробно описываются:
- Требования к структуре и содержанию записей.
- Порядок подписания и печати.
- Условия перехода на электронный формат.
Локальные нормативные акты работодателя
Работодатели, за исключением индивидуальных предпринимателей, обязаны разрабатывать собственные локальные нормативные акты, которые дополняют федеральные требования. К таким актам относятся:
- Приказы и инструкции по ведению кадрового делопроизводства.
- Регламенты по оформлению записей в трудовой книжке.
- Положения о порядке выдачи и возврата трудовых книжек.
Локальные акты должны быть согласованы с федеральными нормативами и не противоречить им.
Электронная трудовая книжка
С 1 января 2020 г. в России планируется внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение связано с цифровизацией кадрового документооборота и повышением доступности информации для работников;
Основные нормативные акты по ЭТК
- Постановление Правительства РФ от № 225 (обобщает требования к трудовой книжке).
- Приказ Минтруда РФ от № 320Н (устанавливает форму и порядок ведения ЭТК).
- Постановление Правительства РФ от № 1250 (обновляет регламент перехода на ЭТК).
- Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) — уточняет детали.
Порядок перехода на электронный формат
- Работодатель должен зарегистрировать систему электронного кадрового делопроизводства;
- Создать электронную трудовую книжку для каждого сотрудника.
- Проверить согласование с федеральными и локальными нормативами.
- Обеспечить доступ работника к своей ЭТК через портал «Электронная государственная служба».
- Соблюдать требования по хранению и защите персональных данных.
Права и обязанности сторон
- Работодатель обязан своевременно вносить в ЭТК сведения о трудовой деятельности.
- Работник имеет право на доступ к своей ЭТК и на проверку правильности записей.
- При обнаружении ошибок работник может потребовать их исправления в течение 10 дней.
- При увольнении работник получает электронный сертификат о трудовой деятельности.
Практические рекомендации для работодателей
- Проведите аудит существующих трудовых книжек и убедитесь в их соответствии требованиям ТК РФ и Постановления № 225.
- Разработайте локальный регламент, включающий требования к оформлению записей и порядок их проверки.
- Обеспечьте обучение персонала по работе с ЭТК и соблюдению конфиденциальности.
- Регулярно обновляйте локальные акты в соответствии с изменениями федерального законодательства.
- Подготовьте план перехода на электронный формат, учитывая сроки и ресурсы.
Нормативные акты, регулирующие трудовые книжки, создают единый правовой каркас, обеспечивающий прозрачность и надёжность кадрового делопроизводства. Внедрение электронных трудовых книжек позволяет повысить эффективность работы с документами, сократить бумажный документооборот и обеспечить работникам быстрый доступ к информации о своей трудовой истории. Для работодателей важно следить за актуальностью нормативных актов, своевременно обновлять локальные регламенты и обеспечивать правильное ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
Все упомянутые нормативные акты доступны для скачивания и изучения на официальных порталах: КонсультантПлюс, Гарант и на сайте Минтруда РФ.