Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его стаж, квалификацию и изменения в условиях труда. Ведение трудовых книжек входит в обязательный кадровый документооборот любой организации, работающей в России.

Правовая база

Содержание и порядок ведения трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 66.2);
• Постановление Правительства РФ от  № 1665 «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от  № 438н «Об утверждении формы и образца трудовой книжки»;
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы и их оформление» (рекомендации по оформлению кадровой документации).

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения о которой хранятся в базе Социального фонда России (СФР). Работодатели обязаны передавать в СФР сведения о трудовой деятельности работников в форме ЕФС‑1.

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ в виде книги, выдаваемой работнику при приёме на работу.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, доступный через личный кабинет в СФР. Работник может выбрать любой из форматов, если иное не установлено коллективным договором.

Содержание ЭТК

В электронную трудовую книжку вносятся те же сведения, что и в бумажную:

• Дата и номер записи о приёме на работу;
• Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
• Должность, разряд, квалификация;
• Сведения о переводах, повышениях, понижениях;
• Дата увольнения и причина прекращения трудового договора.

Порядок открытия трудовой книжки

Приём на работу впервые (2026 г.)

Для сотрудника, который впервые трудоустраивается в 2026 году и ранее не имел оформленной трудовой книжки, открывается электронная трудовая книжка. Это следует из практики, описанной в официальных разъяснениях от 3 февраля 2026 г.

Выбор формы ведения

Работники, у которых уже есть трудовая книжка, могут самостоятельно выбрать форму её ведения – бумажную или электронную (ст. 66, 66.1 ТК РФ); Работодатель обязан обеспечить возможность выбора и корректно оформить переход.

Организация кадрового делопроизводства в компании

Основные этапы

1. Регистрация сотрудника в системе учета (внутренний кадровый реестр + передача данных в СФР через форму ЕФС‑1).
2. Оформление трудового договора и выдача (или активация) трудовой книжки.
3. Внесение первой записи (приём на работу) в бумажную или электронную форму.
4. Регулярное обновление – перевод, повышение квалификации, изменение условий труда.
5. Закрытие трудовой книжки при увольнении (запись о прекращении трудового договора).
6. Архивирование – хранение бумажных копий (если они есть) в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивных делах».

Ответственность работодателя

• Обеспечить своевременное и достоверное внесение записей;
• Хранить оригиналы трудовых книжек (если они выданы) в надёжных условиях;
• Гарантировать конфиденциальность персональных данных;
• Проводить внутренний контроль и аудит кадровой документации минимум раз в год.

Документооборот

Для упрощения процесса рекомендуется использовать автоматизированные системы кадрового учёта (HR‑IS). Основные функции таких систем:

• Автоматическое формирование и отправка формы ЕФС‑1 в СФР;
• Хранение сканов бумажных трудовых книжек и их привязка к электронным записям;
• Уведомления руководителей и сотрудников о предстоящих изменениях (перевод, повышение, увольнение);
• Генерация отчётов о стаже, квалификации и структуре персонала.

Практические рекомендации

Как правильно открыть электронную трудовую книжку

1. Убедиться, что работник согласен на электронный формат (подписать согласие).
2. Создать в системе СФР запись о приёме, заполнив форму ЕФС‑1 (данные о работодателе, работнике, дате начала работы).
3. Получить подтверждение от СФР о создании ЭТК (обычно в течение 1‑2 рабочих дней).
4. Сообщить работнику реквизиты доступа к личному кабинету СФР.

Переход с бумажной на электронную форму

• Собрать согласие работника на перевод.
• Внести в ЭТК запись о переводе с указанием даты и ссылки на бумажную запись (если она была).
• Обновить внутренний реестр, указав новый тип трудовой книжки.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсрочка подачи формы ЕФС‑1 – штрафы за несвоевременное информирование СФР.
• Неправильное указание даты увольнения (дата фактического увольнения должна совпадать с датой записи).
• Отсутствие подписи ответственного лица в бумажных записях.
• Необеспечение доступа к ЭТК для работника (отсутствие уведомления о логине/пароле).

Контроль и аудит

Для поддержания качества кадрового делопроизводства рекомендуется проводить следующие мероприятия:

1. Ежеквартальный внутренний аудит – проверка соответствия записей в трудовых книжках (бумажных и электронных) реальному статусу сотрудников.
2. Сверка данных с СФР – ежемесячная выгрузка отчётов из СФР и сравнение с внутренними реестрами.
3. Обучение кадрового персонала – ежегодные семинары по изменениям в ТК РФ и особенностям работы с ЭТК.

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий профессиональный путь каждого работника. Современные требования законодательства и развитие цифровых технологий делают электронную трудовую книжку предпочтительным решением для большинства организаций. Однако правильная организация кадрового делопроизводства требует чёткого соблюдения правовых норм, своевременного внесения записей и постоянного контроля.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, и используя автоматизированные системы учёта, работодатели смогут обеспечить надёжную и прозрачную работу с трудовыми книжками, минимизировать риски штрафов и повысить уровень доверия со стороны персонала.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.