В 2026 году институт трудовых книжек в России окончательно трансформировался, однако вопросы их ведения, особенно переходного периода между бумажным и электронным форматами, остаются актуальными для многих работодателей и сотрудников; Понимание правил игры — ключ к избеганию штрафов и судебных споров.
Бумажная или электронная: текущий статус в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) в России действуют два параллельных формата учета трудового стажа, но с четким разделением по датам трудоустройства:
- Сотрудники, принятые до 1 января 2021 года: Они имели право выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Если работник выбрал электронный формат, бумажный документ был выдан ему на руки с соответствующей записью. Если выбор не был сделан или работник настаивал на бумажном варианте — книжка хранится у работодателя.
- Сотрудники, впервые устроившиеся после 1 января 2021 года: Для них бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация об их стаже ведется исключительно в электронном виде.
Важно помнить: если сотрудник ранее отказался от бумажной версии, она должна была быть ему выдана на руки под подпись. Хранить её у работодателя в этом случае незаконно.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как это работает
Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл на компьютере сотрудника, а запись в базе данных Социального фонда России (СФР).
Роль работодателя
Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в СФР. В 2026 году основным форматом передачи данных является форма ЕФС-1. Для работодателя именно этот отчет и является подтверждением ведения электронной трудовой.
Как сотруднику получить выписку?
Сотрудник может в любой момент проверить свой стаж и получить выписку двумя способами:
- Запросить форму СТД-Р у текущего или бывшего работодателя (должны выдать в течение 3 рабочих дней).
- Получить форму СТД-СФР самостоятельно через личный кабинет на портале «Госуслуги», в клиентской службе СФР или в МФЦ.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Согласно статье 66 ТК РФ и актуальной судебной практике, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (бумажную) в день увольнения (последний день работы).
Что делать, если сотрудник не забрал книжку?
Частая ситуация: сотрудник уволился, но не явился за документом. Действия работодателя должны быть следующими:
- Шаг 1. Уведомление. Необходимо направить работнику письмо (заказным письмом с уведомлением о вручении) с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку документа по почте.
- Шаг 2. Фиксация. Сохраните копию отправленного письма и почтовую квитанцию. Это доказательство того, что работодатель не препятствовал получению документа.
- Шаг 3. Выдача. Если сотрудник в конце концов решит получить трудовую лично, работодатель обязан выдать её в день обращения.
Внимание: Судебная практика за 2024–2025 годы показывает, что задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя может привести к взысканию компенсации морального вреда и оплаты времени вынужденного прогула, если сотрудник не мог устроиться на новую работу из-за отсутствия документа.
Внесение исправлений и ведение записей
Правила ведения бумажных трудовых книжек остаются строгими:
- Записи должны вестись чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ»).
- Любая ошибка исправляется путем внесения новой записи с указанием номера документа, на основании которого вносится исправление. Зачеркивания в разделах о работе запрещены.
Для электронных трудовых книжек исправления вносит работодатель путем подачи корректирующей формы отчетности в СФР, если ошибка была допущена при передаче данных.
Ответственность работодателя
Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника (если она должна вестись в бумажном виде) или отказ в её выдаче при увольнении — это нарушение трудового законодательства. Отсутствие кадрового специалиста не освобождает руководителя организации от ответственности за правильное оформление документов.
Помните: своевременная и правильная передача данных в СФР и выдача бумажных документов на руки сотрудникам — залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией и судами в 2026 году.