Тема трудовых книжек в России претерпела радикальные изменения с началом перехода на электронный документооборот. Многие задаются вопросом: а когда и как теперь заводят трудовую книжку? Особенно это актуально для тех, кто впервые идет на официальную работу. Данная статья подробно разберет все нюансы, основанные на актуальном законодательстве и практике 2026 года.
Ключевое правило: с 2021 года — только электронно для новичков
Самое главное, что нужно запомнить:
С 1 января 2021 года гражданам, которые устраиваются на работу впервые (то есть у которых ранее не было ни одного дня официального трудового стажа), бумажная трудовая книжка не заводится. Их трудовая история ведется исключительно в форме электронной трудовой книжки (ЭТК).
Это правило закреплено в Федеральном законе № 439-ФЗ и действует в 2026 году без изменений. Таким образом, если вы никогда ранее не работали официально (не были застрахованы в ПФР), вам на новом месте работы бумажный документ не выдадут.
Что происходит с данными о работнике?
Работодатель обязан передать сведения о вас (приеме на работу, увольнении, награждениях и т.д.) в цифровую систему Социального фонда России (СФР). Эти данные и составляют вашу электронную трудовую книжку. Вы можете в любой момент получить доступ к ней через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
А когда еще заводят бумажную книжку?
Бумажная трудовая книжка не исчезла полностью. Она продолжает существовать и действовать в двух основных случаях:
- Для работников, имеющих стаж до 2021 года. Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка с записями о предыдущих местах работы, вы можете продолжать ее использовать. Новые записи работодатель вносит и в бумажный документ (по вашему заявлению), и в электронную систему.
- По заявлению работника, принятого до 2021 года. Граждане, которые были приняты на работу до 1 января 2021 года, имели право выбрать формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный). Если они выбрали бумажный вариант, он продолжает действовать.
Важно! С 2025/2026 года заводить новые бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся граждан запрещено. Работодатель не имеет права выдать вам пустой бланк бумажной книжки, если у вас нет предыдущего стажа.
Как выглядит процесс при первом трудоустройстве в 2026 году?
Алгоритм действий прост и стандартизирован:
- Шаг 1: Вы принимаете предложение о работе.
- Шаг 2: В день приема на работу (или в первый рабочий день) вам не выдают бумажный документ. Вместо этого кадровик делает соответствующую запись в штатном расписании и в системе ЭТК.
- Шаг 3: Работодатель в течение нескольких дней направляет сведения о вашем приеме (и последующих изменениях) в СФР.
- Шаг 4: Вы можете проверить, что ваша запись об устройстве появилась в вашей личной электронной трудовой книжке на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись);
Если вам для каких-то целей (например, для визы или в конкретном ведомстве) требуется бумажный документ, вы можете получить официальную выписку из электронной трудовой книжки. Эта выписка заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью удостоверяющего центра и имеет равную с бумажным документом юридическую силу.
Таблица: Формат трудовой книжки в зависимости от даты первого трудоустройства
| Дата первого приема на работу (начало стажа) | Какой формат заводится? | Можно ли перейти на бумажный? |
|---|---|---|
| До 1 января 2021 года | Бумажная (по выбору работника) или ЭТК (по соглашению сторон) | Да, по заявлению работника (если изначально был выбран электронный формат). |
| С 1 января 2021 года (включая 2026 год) | Только электронная (ЭТК) | Нет. Бумажная книжка не заводится. Существует только выписка из ЭТК. |
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: А что, если у меня есть старая бумажная книжка, а я иду на новую работу в 2026 году?
Ответ: Вы можете предъявить свою бумажную книжку новому работодателю. Он обязан сделать в нее запись о приеме на работу (если вы этого хотите) и одновременно направить те же сведения в СФР для ведения вашей ЭТК. У вас будет два документа с одинаковой информацией.
Вопрос: Где я могу посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись) или через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР). Доступ к информации бесплатный.
Вопрос: Нужно ли мне что-то подписывать при устройстве на первую работу?
Ответ: Да. Вы подписываете стандартный трудовой договор и заявление о приеме на работу. Отдельного заявления на «заведение трудовой книжки» или выбора ее формата (для новичков с 2021 года) не требуется, так как выбор однозначен — электронный.
Таким образом, в 2026 году ответ на вопрос «Когда заводят трудовые книжки?» звучит так:
- Для впервые устраивающихся — только электронная с момента приема на работу.
- Для имеющих стаж — по их выбору: может вестись бумажная (если она есть) и/или электронная.
Переход на цифровые технологии упрощает жизнь: не нужно носить с собой документ, бояться его потерять или испортить. Вся информация надежно хранится в государственной системе и доступна в любое время. Главное — помнить о необходимости иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах для работы со своей ЭТК.
Статья подготовлена на основе анализа законодательства и публикаций за 2025-2026 годы. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Социального фонда России (СФР) и порталу правовой информации.