Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и историю трудовой деятельности. В России в последние годы произошёл переход от бумажных трудовых книжек к электронным, но бумажные экземпляры всё ещё сохраняют своё значение. Ниже разберём, где и как хранятся трудовые книжки, какие требования к их хранению и какие изменения произошли в 2023‑2026 годах.
Классификация трудовых книжек
- Бумажные трудовые книжки – традиционный формат, который работник носит в течение всей трудовой жизни. С 1 января 2023 года в России вводятся новые образцы бумажных трудовых книжек, но они остаются обязательными до окончания переходного периода;
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) – цифровой аналог, который создаётся и хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР). С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД.
Кто хранит бумажные трудовые книжки?
Бумажные трудовые книжки остаются в личном владении работника. Работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку при приёме на работу.
- Вносить в неё записи о приёме, увольнении, переводах, повышениях квалификации и т.д.
- Сохранять оригинал в порядке, предусмотрённом законодательством, и выдавать копию по запросу работника.
Если трудовая книжка утеряна, работник может подтвердить стаж с помощью альтернативных документов (свидетельства о работе, справки о доходах и т.п.).
Кто хранит электронные трудовые книжки?
Электронные трудовые книжки хранятся в единой информационной системе ПФР. Работодатель:
- Подаёт данные о кадровых изменениях в ПФР через форму СЗВ‑ТД.
- Обеспечивает передачу сведений о стаже, начислениях и начислениях пенсии.
- Подтверждает, что информация о трудовой книжке актуальна, и может предоставить работнику доступ к её просмотру через личный кабинет ПФР.
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это значит, что все работники, которые уже перешли на ЭТК, больше не обязаны хранить бумажную копию, но она может оставаться в личном распоряжении работника как подтверждение стажа.
Хранение трудовых книжек в организации
Организации обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки. Эти книги хранятся на бумажном носителе, как указано в письме Минтруда от 5 января 2023 года.
Внутренние регламенты обычно предусматривают:
- Хранение оригиналов в специально отведённом шкафу с ограниченным доступом.
- Регулярный аудит наличия и целостности документов.
- Обеспечение возможности выдачи копий по запросу работника.
Особенности хранения для иностранных граждан
При приёме на работу гражданина Республики Узбекистан, у которого нет бумажной трудовой книжки, работодатель может запросить у него справку о трудовой деятельности в его стране. В таком случае работодатель хранит эту справку как доказательство стажа.
Как проверить, передаёт ли работодатель сведения в ПФР?
С помощью электронной цифровой книжки работник всегда может проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России. Для этого нужно:
- Войти в личный кабинет ПФР.
- Открыть раздел «Трудовая книжка».
- Проверить наличие последних записей о приёме, переводах и увольнениях.
- С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР о кадровых изменениях.
- С 1 января 2023 года вводятся новые образцы бумажных трудовых книжек.
- С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК.
- Бумажные трудовые книжки остаются в личном владении работника, а электронные – в системе ПФР.
Таким образом, хранение трудовых книжек в России регулируется как законодательством о трудовых документах, так и практикой работы с электронными системами. Работодатель обязан вести точный учёт и своевременно передавать данные в ПФР, а работник – хранить оригинал бумажной книжки и иметь доступ к её электронному эквиваленту.
Ссылки на нормативные акты
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек – Минтруд РФ
- ПФР – Пенсионный фонд России
- СЗВ‑ТД – Форма отчётности
Все данные актуальны на 21 мая 2026 года.