В российском трудовом праве трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий все периоды занятости гражданина. Приём на работу, переход с одной организации в другую, а также окончание трудового договора – всё это требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку. В статье подробно рассматривается, когда и как заводится трудовая книжка на работника, который уже проработал у конкретного работодателя, какие особенности возникают при переходе с одной компании в другую и какие документы необходимо собрать.
Общие принципы заведения трудовой книжки
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда РФ № 320н, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- выходе из организации;
- смене места работы;
- получении отпуска, премий, надбавок и т.д.
Записи делаются в том порядке, в котором они происходят, и обязательны к выполнению работодателем.
Электронная vs бумажная форма
С 2021 г. для новых сотрудников вводятся только электронные формы трудовой книжки (ЭТК). Бумажные книжки продолжают использоваться только для:
- молодых работников (до 18 лет) в рамках учебных программ;
- работников, у которых уже есть бумажная книжка, оформленная до 2021 г.
Если у сотрудника уже есть электронная книжка, переход на новую организацию оформляется внесением записи в её электронный профиль.
Как оформить запись о проработке у текущего работодателя
Процесс оформления записи зависит от того, была ли уже оформлена трудовая книжка у предыдущего работодателя.
Если у сотрудника уже есть бумажная книжка
- Сотрудник подаёт в HR‑отдел копию своей трудовой книжки.
- Работодатель проверяет наличие записи о предыдущем месте работы.
- В конце текущего периода (обычно в конце месяца) в соответствующее поле вносится запись о приёме на новую позицию.
Если у сотрудника только электронная книжка
- Работодатель получает доступ к личному кабинету сотрудника в системе Госуслуг (или в ПФР) и вносит сведения о новом трудовом договоре.
- После внесения данных система автоматически генерирует выписку, которую можно распечатать в виде бумажной справки.
Какие документы нужны для заведения новой записи
Для корректного оформления записи требуются следующие документы:
- Паспорт – подтверждает личность работника.
- СНИЛС – необходим для идентификации в системе соцстрах.
- ИНН – используется в налоговых расчётах.
- Документы об образовании – если требуется для занимаемой должности.
- Трудовой договор – основной документ, на основе которого вносятся сведения.
- Приказ о приёме на работу – подписывается руководителем организации.
Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан завести электронную форму и в неё внести все необходимые сведения.
Особенности перехода с одной организации в другую
Перевод сотрудника из одной компании в другую требует особого подхода к заполнению трудовой книжки:
- Снятие с текущей позиции – в книжке вносится запись об окончании трудового договора с предыдущим работодателем.
- Внесение данных о новом месте работы – после подписания нового трудового договора в электронную (или бумажную) форму вносится запись о приёме на новую работу.
- Сохранение стажа – при расчёте отпуска и пенсии учитывается суммарный стаж, полученный за все периоды работы.
Важно, чтобы обе организации корректно оформляли переход, иначе возможны задержки в выплате компенсаций и расчётах.
Как проверить, что запись внесена правильно
После завершения оформления записи сотрудник может проверить её:
- Войдя в личный кабинет на портале Госуслуг и посмотрев раздел «Электронная трудовая книжка».
- Подав запрос в ПФР или в МФЦ на выписку из ЭТК.
- Получив бумажную выписку в отделении ПФР, где указаны все записи о работе.
При выявлении ошибок необходимо обратиться в HR‑отдел текущего работодателя для корректировки данных.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли вести трудовую книжку в бумажном виде, если я уже работаю с 2022 г.?
Ответ: С 2021 г. для новых сотрудников вводятся только электронные формы. Бумажная книжка может быть использована только в случае, если у сотрудника уже есть бумажная запись, оформленная до 2021 г. - Вопрос: Как узнать, есть ли у меня уже электронная трудовая книжка?
Ответ: Сведения о вашей ЭТК доступны в личном кабинете на портале Госуслуг или через приложение «Электронная трудовая книжка». - Вопрос: Что делать, если работодатель не хочет оформлять запись в книжке?
Ответ: По закону работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить сведения о приёме на работу. При отказе можно подать официальное обращение в инспекцию труда.
Заведение записи в трудовой книжке – обязательная процедура, которая фиксирует каждый этап занятости сотрудника. При переходе с одной организации на другую необходимо:
- Сформировать запись об окончании предыдущего трудового отношения.
- Внести данные о новом месте работы в электронную (или бумажную) форму.
- Соблюсти все требования законодательства и предоставить работодателю необходимые документы.
Корректное оформление трудовых записей гарантирует защиту прав работника, правильный расчёт пенсии и стажа, а также отсутствие юридических проблем для работодателя.
Автор: информационный портал по трудовому праву, актуален на 21 мая 2026 г.