Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В системе Федеральной службы судебных приставов (ФССП) она оформляется и хранится по тем же правилам‚ что и в других государственных органах‚ но имеет ряд нюансов‚ связанных со спецификой службы‚ требованиями к конфиденциальности и особенностями кадрового учёта.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (Трудовая книжка) и ст. 66.1 (Электронная трудовая книжка).
• Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О судебных приставах» – регулирует порядок прохождения службы‚ включая кадровое обеспечение.
• Приказ Минтруда России от № 657н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек (вкладышей к ним)‚ их учёт и хранение нанимателем» – уточняет требования к оформлению‚ хранению и выдаче дубликатов.
• Постановление Правительства РФ от № 590 – устанавливает сроки представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) для формирования электронной трудовой книжки (ЭТК).
• Федеральные законы № 439‑ФЗ и № 436‑ФЗ от – вводят электронную трудовую книжку в законодательство.

Бумажная трудовая книжка в ФССП

Оформление при приёме на службу

При поступлении на службу в ФССП новому сотруднику выдаётся трудовая книжка (если у него её ещё нет) или делается запись о приёме в уже существующую книжку. Запись содержит:

• Дата приёма;
• Наименование органа (например‚ «Федеральная служба судебных приставов по [региону]»);
• Должность (например‚ «судебный пристав‑исполнитель»);
• Основание приказа о приёме (номер и дата).

Ведение записей о переводе‚ повышении и увольнении

Все последующие кадровые изменения (перевод внутри службы‚ повышение по званию‚ награждение‚ отпуск по уходу за ребёнком‚ увольнение) фиксируются в трудовой книжке в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ. Записи делаются кадровой службой ФССП и заверяются подписью ответственного лица и печатью органа.

Хранение и выдача дубликатов

Трудовые книжки сотрудников ФССП хранятся в отделе кадров соответствующего территориального органа в условиях‚ обеспечивающих их сохранность (сухое‚ защищённое от прямого солнечного света помещение‚ доступ ограничен уполномоченными лицами). При утере или порче книжки выдаётся дубликат на основании заявления сотрудника и справки о трудовой деятельности‚ заверенной кадровой службой.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в ФССП

Сроки перехода

С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. Для сотрудников государственных органов‚ включая ФССП‚ переход был обязательным с 1 января 2021 года‚ однако допускался сохранный вариант бумажной книжки при условии подачи письменного заявления о её сохранении. С 1 января 2026 года завершается переходный период: все сведения о трудовой деятельности должны формироваться исключительно в электронном виде.

Как формируются данные в ЭТК для сотрудников ФССП

1. Кадровик ФССП ежемесячно формирует сведения о застрахованном лице (форма СЗВ‑ТД) и направляет их в Социальный фонд России (СФР) через личный кабинет на портале gosuslugi.ru или непосредственно через систему СФР.
2. В сведения включаются: дата приёма‚ переводов‚ увольнений‚ изменения должности‚ периоды отпусков‚ больничных и иных социальных выплат.
3. СФР аккумулирует полученные данные и формирует электронную трудовую книжку‚ доступную сотруднику в его личном кабинете на портале Госуслуг и в личном кабинете СФР.

Преимущества ЭТК для сотрудников ФССП

• Мгновенный доступ к выписке о трудовой стаже через Госуслуги.
• Исключение риска утраты или повреждения бумажного документа.
• Упрощённая процедура подтверждения трудового стажа при назначении пенсии‚ получении социальных выплат и оформлении кредитов.
• Снижение административной нагрузки на кадровые службы (нет необходимости вести и хранить большие архивы бумажных книжек).

Обязанности работника при переходе на ЭТК

Сотрудник ФССП‚ желающий сохранить бумажную трудовую книжку‚ должен подать письменное заявление в отдел кадров не позднее даты первого перевода сведений в ЭТК (как правило‚ до 31 декабра 2020 года для первого периода). В заявлении указывается:

• Просьба о сохранении бумажной трудовой книжки;
• Согласие на хранение её в личном деле сотрудника;
• Обязанность своевременно информировать кадровую службу о любых изменениях‚ требующих внесения записи в бумажную книжку.

Если заявление не подано‚ кадровая служба ФССП считает‚ что сотрудник согласен на полный переход на электронный формат и прекращает ведение бумажных записей с момента первой передачи сведений в СФР.

Особенности учёта и хранения трудовых книжек в ФССП

Ведение личного дела сотрудника

Трудовая книжка (бумажная или электронная) является частью личного дела сотрудника ФССП. В личном деле также хранятся:

• Копия трудового договора;
• Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
• Сведения о наградах и дисциплинарных взысканиях;
• Медицинская справка и результаты аттестации.

Конфиденциальность и защита данных

В связи с тем‚ что сотрудники ФССП имеют доступ к конфиденциальной информации (исполнительные производства‚ данные о должниках)‚ их трудовые книжки подлежат особой защите:

• Доступ к бумажным книжкам ограничен только уполномоченными сотрудниками отдела кадров и службы безопасности;
• Электронные сведения передаются в СФР по защищённым каналам связи (шифрование TLS‚ использование квалифицированных электронных подписей);
• Хранение резервных копий данных осуществляется в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».

Периодическая проверка и аудит

Раз в год отдел кадров ФССП проводит внутренний аудит:

• Сверка наличия записей в бумажных книжках с данными в СФР;
• Выявление и устранение расхождений (например‚ пропущенные переводы или неверные даты);
• Обновление инструкций по ведению трудовых книжек в соответствии с изменениями законодательства.

Практические рекомендации для кадровиков ФССП

1. Своевременно подавайте сведения в СФР. Задержка более 5 рабочих дней может привести к штрафам для организации и к невозможности получения выписки из ЭТК сотрудником.
2. Храните бумажные книжки в огнеупорных шкафах. При возможности оцифруйте их (сканирование) и храните электронные копии в защищённом архиве – это облегчит восстановление при утере оригинала.
3. Информируйте сотрудников о праве выбора. При приёме на службу разъясняйте порядок подачи заявления о сохранении бумажной книжки и последствиях отказа от неё.
4. Используйте электронную подпись при формировании СЗВ‑ТД. Это гарантирует подлинность данных и ускоряет их обработку в СФР.
5. Проводите обучение кадрового состава. Регулярные семинары по изменениям в ТК РФ и работе с личным кабинетом СФР помогут избежать ошибок.

Трудовые книжки в системе ФССП находятся в процессе трансформации от традиционного бумажного формата к полностью электронному. Несмотря на переход‚ бумажные документы по‑прежнему имеют значение для сотрудников‚ выбравших их сохранение‚ и служат важным резервным источником данных. Соблюдение нормативных требований‚ своевременная передача сведений в Социальный фонд России и обеспечение конфиденциальности информации позволяют кадровой службе ФССП эффективно выполнять свои функции‚ гарантируя сотрудникам доступ к надёжному подтверждению их трудового стажа и социальным гарантиям.

Для успешного адаптации к новым условиям рекомендуется:

• Регулярно обновлять внутренние нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства;
• Внедрять автоматизированные системы кадрового учёта‚ интегрированные с порталом Госуслуг и СФР;
• Поддерживать открытый диалог с сотрудниками о их правах и обязанностях относительно трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на дату 22 мая 2026 года.