Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. На протяжении десятилетий она существовала исключительно в бумажном виде, однако с развитием технологий и цифровизацией государственных услуг начался масштабный переход на электронный формат. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой трудовая книжка сегодня, какие нормативные акты ее регулируют и как правильно вести документацию кадровым службам.
Законодательная база: Статья 66 ТК РФ
Основным нормативным актом, регулирующим вопрос трудовых книжек, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно Статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.
Закон четко определяет круг лиц, на которых работодатель обязан вести трудовые книжки:
- Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника.
- Работник должен проработать у данного работодателя свыше пяти дней.
- Работа у данного работодателя должна быть для работника основной.
Из этого правила есть исключения: ведение трудовой книжки не требуется, если это прямо предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Также устанавливаются особенности труда у работодателей — физлиц, не являющихся ИП. В таких случаях трудовой договор подлежит обязательной регистрации, но классическая трудовая книжка не заводится.
Бумажная трудовая книжка: основа делопроизводства
Для кадровой службы предприятия ведение трудовых книжек — это важнейший участок делопроизводства и документооборота. При заполнении бумажного бланка кадровик вносит сведения о приеме на работу, переводах, увольнении и награждениях. Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам для работника при оформлении пенсии, поэтому нормативная база требует строгого соблюдения правил заполнения.
Взаимосвязь с трудовым договором (Статья 56 ТК РФ)
Записи в трудовой книжке всегда основываются на трудовом договоре. Согласно Статье 56 ТК РФ, трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Именно факт заключения такого договора и фиксируется в трудовой книжке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): цифровая революция
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году. Работодателей обязали подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России) по форме СЗВ-ТД.
Электронная трудовая книжка, это единая база данных. В ней хранится полная история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Переход на ЭТК имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Исключение риска потери или порчи документа.
- Упрощение процедуры трудоустройства.
- Быстрый доступ работника к своим данным через портал Госуслуг.
- Снижение бумажной нагрузки на кадровые службы.
Код выполняемой функции и ОКЗ
С внедрением ЭТК и формы СЗВ-ТД появилось новое важное понятие, код выполняемой функции. Это шифр для обозначения основных задач сотрудника на рабочем месте. Данный код указывается в графе 6 сведений о трудовой деятельности.
Для формирования этих кодов используется Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ). Коды ОКЗ регулярно обновляются, и кадровикам необходимо использовать актуальные шифры 2026 года, чтобы корректно внести данные в электронную книжку работника и избежать штрафов со стороны контролирующих органов.
Обобщенные трудовые функции и профессиональные стандарты
В современной системе управления персоналом важную роль играют профессиональные стандарты, утверждаемые Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. В них часто используется понятие обобщенной трудовой функции.
Например, обобщенная трудовая функция «Деятельность по оценке и аттестации персонала» включает в себя набор конкретных действий и требований к квалификации HR-специалиста. Понимание этих функций напрямую связано с правильным определением кодов должностей как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке.
Особенности трудовой занятости отдельных категорий граждан
Министерство труда и социальной защиты РФ уделяет особое внимание вопросам занятости уязвимых категорий населения. В частности, трудовая занятость подростков и родителей, имеющих детей, регулируется отдельными нормами ТК РФ, предусматривающими льготы, ограничения и гарантии. Кадровым работникам необходимо учитывать эти нюансы при заключении трудового договора и внесении записей в трудовую книжку, чтобы не нарушить права таких работников.
Трудовая книжка прошла долгий путь от строго охраняемого бумажного бланка до цифрового формата в единой базе данных. Сегодня кадровым службам необходимо владеть знаниями как о классических правилах ведения бумажных документов, так и о требованиях к электронному документообороту (СЗВ-ТД, коды ОКЗ). Понимание тесной связи между трудовым договором (Ст. 56 ТК РФ), правилами ведения трудовых книжек (Ст. 66 ТК РФ) и современными цифровыми стандартами — залог эффективной и безошибочной работы отдела кадров в 2026 году и в будущем.