Трудовая книжка (в т.ч. её электронный вариант – ЭТК) является официальным документом, фиксирующим трудовую историю работника. Ведение трудовой книжки регулируется статьёй 66 Трудового кодекса РФ. Ниже подробно рассмотрены все ситуации, когда работодатель обязан открыть (завести) трудовую книжку, а также случаи, когда её оформление не требуется.

Общий принцип

Трудовая книжка обязана вестись у каждого работника, который:

• работает у работодателя (за исключением физических лиц‑не ИП) более пяти календарных дней;
• его трудовой договор считается основным (т.е. работа является основной занятостью, а не разовой или вспомогательной).

Если хотя бы один из этих пунктов выполнен, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня начала трудовых отношений.

Случаи, когда трудовая книжка обязательно заводится

1. Трудовой договор (по статье 57 ТК РФ) – любой договор, заключённый на основе трудового законодательства (полный рабочий день, частичная занятость, временная работа, сезонная работа и т.д.).
2. Стажировка, практика, обучение в рамках образовательных программ, если она оформлена как трудовая (например, стажировка с выплатой заработной платы).
3. Перевод внутри одной организации – при перемещении работника на другую должность или в другое подразделение запись делается в уже существующей книжке.
4. Повторное трудоустройство у того же работодателя после перерыва в работе (если прежняя книжка была у работника).
5. Трудоустройство в государственных и муниципальных учреждениях, а также в крупных частных компаниях, где ведётся обязательный учёт стажа.

Исключения – когда трудовая книжка не требуется

Существует ряд форм занятости, при которых запись в трудовую книжку не делается:

• Самозанятые граждане (режим «самозанятый» по Налоговому кодексу) – документ не нужен.
• Гражданско‑правовые договоры (ГПХ) – договор подряда, договор оказания услуг, договор аренды рабочего места и т.п.
• Разовые работы (например, разовый проект, временная помощь без оформления трудового договора).
• Ученический и стажёрский договор, если они оформлены как учебные, а не трудовые (в этом случае запись в ТК не делается).
• Работа у индивидуального предпринимателя‑физического лица, если он не ведёт трудовые книжки (в этом случае часто используют простой листок‑записку, но официально ТК не требует книжки).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Приём на работу в большинстве компаний происходит в виде заполнения ЭТК через портал Госуслуг. При этом:

• ЭТК обязана быть заведена в тех же случаях, что и бумажная книжка (см. пункт 1).
• Работник может одновременно иметь бумажную и электронную книжку – запись в любой из них считается действительной.
• Если у работника уже есть бумажная книжка, при переходе на ЭТК в ней делается отметка о переводе в электронный формат.
• В случае утери бумажной книжки запись в ЭТК остаётся действительной, а оригинал можно восстановить в отделении Пенсионного фонда РФ.

Порядок выдачи и заполнения трудовой книжки

1. Работодатель (или уполномоченный специалист по кадрам) оформляет приказ о приёме на работу и вносит сведения в книжку: ФИО, дата рождения, паспортные данные, дата начала работы, должность, тарифную ставку и т.д.
2. Запись делается в течение трёх рабочих дней со дня начала трудовых отношений.
3. При переводе на другую должность в той же организации делается отдельная запись о переводе.
4. При увольнении в книжку вносятся дата увольнения, основание (по инициативе работника, работодателя, сокращение и т;п.) и подпись работодателя.
5. В случае награждения (грамоты, медали, премии) в книжку вносятся соответствующие отметки.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?

Согласно ТК РФ, в случае утраты или повреждения трудовой книжки работник имеет право:

• Обратиться к прежнему работодателю с просьбой выдать выписку о трудовой истории (выписка подтверждает даты и основания трудовых отношений).
• Получить замену книжки в отделении Пенсионного фонда РФ (подача заявления, предоставление выписки и копий документов).
• Если у работника уже заведена ЭТК, использовать её в качестве подтверждения стажа без необходимости восстановления бумажного варианта.

Краткая таблица «Когда нужна трудовая книжка»

Трудовая книжка (в т.ч. её электронный аналог) остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж, право на пенсионные выплаты и другие социальные гарантии. Вести её необходимо в большинстве случаев, когда трудовые отношения оформляются по трудовому договору и продолжаются более пяти дней. Исключения касаются гражданско‑правовых форм занятости, самозанятых и разовых работ. При переходе на электронный формат правила остаются прежними, а запись в любой из форм (бумажной или электронной) имеет одинаковую юридическую силу.

Помните: своевременное открытие и корректное заполнение трудовой книжки – залог безболезненного получения пенсии и подтверждения профессионального опыта в будущем.