Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В условиях современной цифровизации многие кадровые процессы претерпевают изменения, и ведение трудовых книжек не стало исключением. Особенно актуальным вопросом становится оформление и учет этого документа при работе в территориальных подразделениях (ТП) различных организаций, а также при настройке кадрового учета в специализированных программах, таких как 1С:ЗУП.
Эволюция трудовой книжки: от бумаги к цифре
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не остались в стороне; Россиянам стал доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять преимущественно электронные трудовые книжки, передавая сведения напрямую в Социальный фонд России (СФР).
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут оперативно проверить:
- Передает ли работодатель сведения в Социальный фонд;
- Какая информация о стаже и должностях зафиксирована в системе;
- Имеются ли ошибки или пропуски в отчетах работодателя.
Одновременное применение бумажного и электронного вариантов
Несмотря на глобальный переход в цифровую среду, бумажный формат все еще актуален. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Однако важно помнить: трудовая книжка, это строгий документ, и она не должна содержать неправильных или неточных сведений. Именно поэтому кадровикам на местах, в территориальных подразделениях (ТП), необходимо уделять особое внимание сверке данных.
Настройка электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП
В территориальных подразделениях учет часто ведется в централизованных базах. Разбираем важные вопросы оформления электронных трудовых книжек в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
Как настроить в 1С:ЗУП трудовые функции и коды ОКЗ для электронной трудовой книжки и формы ЕФС-1? Здесь есть важный технический нюанс: 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники и классификаторы. Поэтому ручной ввод данных чреват ошибками;
Алгоритм правильной настройки:
- Заполнение справочников: Убедитесь, что все должности и профессии привязаны к актуальным справочникам (ОКЗ, ЕТКС, КС).
- Указание трудовой функции: В карточке должности должна быть заполнена трудовая функция в точном соответствии с профессиональным стандартом или квалификационным справочником.
- Коды ОКЗ: Код ОКЗ должен автоматически подтягиваться из классификатора. Если этого не происходит, коды нужно настроить вручную, но строго по справочнику.
- Сверка с ЕФС-1: Данные для электронной трудовой книжки должны корректно выгружаться в отчет ЕФС-1. При несоответствии кодов программа выдаст ошибку.
Особенности работы в территориальных подразделениях (ТП)
Работа с трудовыми книжками в ТП имеет свою специфику. Часто территориальные подразделения не имеют права самостоятельно уничтожать или выдавать бумажные трудовые книжки уволившихся сотрудников, они должны быть отправлены в головной офис.
Кроме того, в некоторых ситуациях вести электронную трудовую книжку необходимо с особыми пометками (например, при работе на территории с особым климатом или при вредных условиях труда), что требует от кадровиков ТП предельной внимательности при заполнении отчетов.
Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил процесс проверки стажа для работников и сдачи отчетности для работодателей. Однако в территориальных подразделениях этот процесс требует грамотной настройки учетных программ, строгого следования классификаторам (таким как ОКЗ в 1С:ЗУП) и аккуратного ведения бумажных вариантов для тех сотрудников, которые решили их сохранить. Главное правило кадровика в ТП сегодня, двойной контроль: за бумагой и за цифрой.