Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника, его права на пенсионное обеспечение и социальные гарантии. В Украине порядок её ведения регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников № 58 от , а с 10 июня 2021 г. введён электронный аналог бумажной книжки.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Кто обязан вести трудовую книжку
3. Сроки выдачи и оформления
4. Оформление бумажной трудовой книжки
5. Электронная трудовая книжка: как перейти
6. Пошаговая инструкция для работодателя
7. Что нужно знать работнику
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление и ведение трудовых книжек в Украине:

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников № 58 от  г., утверждённая Приказом Министерства труда, Министерства юстиции и Министерства социальной защиты населения.
• Закон Украины «О труде».
• Приказ Министерства труда от 10 июня 2021 г. о внедрении электронных трудовых книжек.
• Регламент работы портала электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ) и системы Дія.

Почему важна трудовая книжка?

Трудовая книжка фиксирует:

• Дата начала и окончания трудового договора.
• Виды работ и должности.
• Размер заработной платы и надбавки.
• Отпуска, командировки, переводы.
• Все изменения, связанные с повышением квалификации.

Эти сведения служат основанием для расчёта страхового стажа, пенсионных прав и иных социальных выплат.

Кто обязан вести трудовую книжку

Ведение трудовых книжек обязаны:

• Работодатели‑юридические лица (компании, организации, учреждения).
• Физические лица‑предприниматели (ФЛП), если они принимают на работу наёмных работников. В их случае записи могут удостоверяться простой подписью, так как у ФЛП нет печати.
• Отдел кадров или другое подразделение, отвечающее за прием и увольнение сотрудников, ведёт Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (п. 7.1 Инструкции № 58).

Сроки выдачи и оформления

Согласно законодательству, трудовая книжка должна быть выдана работнику не позднее пяти дней после оформления трудового договора.

Если работник уже имеет книжку, но она заполнена неверно, необходимо:

1. Сделать запись об исправлении (с указанием причины) в Книге учёта движения.
2. Подписать запись подписью ответственного лица.

Оформление бумажной трудовой книжки

4.1 ьный лист (первая страница)

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Дата рождения.
• Серия и номер паспорта (или другого удостоверения личности).
• Наименование работодателя (полное официальное название).
• Дата выдачи книжки.

4.2 Записи о приёме на работу

Каждая запись делается в хронологическом порядке, чернильным письмом (чёрным цветом), без исправлений. Обязательно указываются:

4.3 Записи об увольнении

При увольнении вносятся данные о:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
• Подпись ответственного лица.

4.4 Вкладыши и дубликаты

Если книжка заполняется полностью, но требуется добавить новые записи, используют вкладыш. Дубликат оформляется в случае утери оригинала – в нём повторяются все записи оригинала.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

5.1 Что такое ЭТК?

Электронный аналог бумажной трудовой книжки – цифровой документ, хранящийся в системе Дія и доступный через портал ПФУ. Цель внедрения – оптимизация документооборота, повышение прозрачности начисления страхового стажа и упрощение доступа к данным для работников и работодателей.

5.2 Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Мгновенный доступ к записям из любого места.
• Автоматическое формирование данных для Пенсионного фонда.
• Упрощённый процесс подтверждения страхового стажа.

5.3 Как перейти на электронную книжку?

1. Зарегистрироваться на портале электронных услуг ПФУ через ЭЦП (электронную цифровую подпись) или BankID.
2. Загрузить сканированные цветные копии всех страниц бумажной трудовой книжки в хронологическом порядке.
3. Заполнить электронную форму, указав все данные о трудовой деятельности (даты, должности, оклады, основания приёма/увольнения).
4. Подписать форму электронной подписью и отправить на проверку.
5. После подтверждения ПФУ выдает доступ к ЭТК в системе Дія.

С 10 июня 2021 г. электронные трудовые книжки официально действуют в Украине и считаются равнозначными бумажным документам.

Пошаговая инструкция для работодателя

6.1 Подготовка

• Убедиться, что у предприятия есть Книга учёта движения трудовых книжек.
• Подготовить шаблоны ьного листа и записей (можно использовать готовые формы из Инструкции № 58).
• Обеспечить наличие печати (для юридических лиц) и подписи ответственного лица.

6.2 Приём на работу

1. Собрать у работника паспорт, ИНН, СНИЛС (если есть) и другие документы.
2. Выдать трудовую книжку (или электронный запрос) в течение 5 дней.
3. Записать в книжку данные о приёме (см. раздел Оформление бумажной трудовой книжки).
4. Внести запись в Книгу учёта движения о выдаче книжки.
5. Если используется ЭТК – загрузить сканы и заполнить электронную форму.

6.3 При увольнении

1. Подготовить приказ об увольнении (с указанием основания).
2. Внести запись об увольнении в трудовую книжку.
3. Подписать запись и поставить печать.
4. Обновить Книгу учёта движения – отметка о возврате книжки.
5. Для ЭТК – внести данные в электронную форму и подписать ЭЦП.

6.4 Оцифровка и передача в ПФУ

• Сделать качественные цветные сканы всех страниц книжки.
• Проверить, чтобы на сканах были читаемы подписи, печати и штампы.
• Загрузить сканы в личный кабинет ПФУ, заполнить форму и подписать ЭЦП.
• Сохранить подтверждение о принятии данных (PDF‑отчёт).

Что нужно знать работнику

1. Получение книжки – проверяйте, что все данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные) указаны правильно.
2. Контроль записей – регулярно проверяйте, что в книжке отражены все периоды работы, должности и оклады.
3. Электронная книжка – при желании можете самостоятельно загрузить сканы в Дію через ПФУ, если ваш работодатель не сделал этого.
4. Утрата книжки – в случае утери необходимо оформить дубликат через работодателя и ПФУ.
5. Пенсионные вопросы – при достижении пенсионного возраста ваш стаж будет автоматически учтён, если данные в книжке (бумажной или электронной) корректны.

Типичные ошибки и как их избежать

• Запись вне хронологического порядка. Всегда вносите новые сведения в конец книги.
• Использование исправляющих лент. Если ошибка допущена, делайте запись об исправлении, а не стирайте.
• Отсутствие подписи работодателя. Каждая запись должна быть подписана (и, если есть, заверена печатью).
• Сроки оформления. Не превышайте 5‑дневный срок выдачи книжки после начала работы.
• Неполные сканы при оцифровке. Делайте сканы в цвете, без обрезки, в хронологическом порядке.
• Отсутствие ЭЦП. Для работы с порталом ПФУ необходимо иметь действующую электронную подпись.

Часто задаваемые вопросы

9.1 Нужно ли вести трудовую книжку, если я ФЛП и нанимаю работников?

Да. ФЛП обязан вести трудовые книжки (или их электронные аналоги) для всех наёмных работников. Записи могут удостоверяться простой подписью, так как у ФЛП нет печати.

9;2 Можно ли отказаться от бумажной книжки и сразу перейти на электронную?

Да. Работодатель может сразу оформить электронную трудовую книжку через портал ПФУ. При этом бумажный документ не требуется, но работник имеет право запросить его копию.

9.3 Как быстро получить дубликат потерянной книжки?

Работодатель оформляет приказ о выдаче дубликата, вносит запись в Книгу учёта движения, а затем подаёт заявку в ПФУ. После подтверждения дубликат выдается работнику в течение 10‑15 рабочих дней.

9.4 Что делать, если в книжке указана неверная дата начала работы?

Сделайте запись об исправлении: укажите правильную дату, причину ошибки и подпись ответственного лица. При этом оригинальная запись остаётся, а исправление фиксируется в отдельной строке.

9.5 Нужно ли подписывать каждую запись в электронной книжке?

Да. В системе Дія каждая запись подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) ответственного лица. Это обеспечивает юридическую силу данных.

Оформление трудовой книжки в Украине – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения сроков. С 2021 года работодатели могут использовать электронную трудовую книжку, что упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и снижает риск потери документов. Тем не менее, традиционный бумажный вариант остаётся законным и широко используемым.

Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете избежать типичных ошибок, обеспечить корректный учёт трудового стажа и гарантировать себе и своим сотрудникам надёжную основу для будущих пенсионных выплат.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.