Трудовая книжка, это ключевой документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, опыт работы и необходимый для расчета пенсии, оформления социальных выплат и при трудоустройстве. Правильное и своевременное ее получение при увольнении, ваше законное право. В 2026 году, в условиях завершающей фазы реформы трудовых книжек в Украине и с учетом активного использования электронных сервисов, процесс имеет свои особенности.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу Украины, при увольнении работника (по любому основанию) работодатель обязан:

• Внести в трудовую книжку запись об увольнении (с указанием даты и основания).
• Заверить запись подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
• Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (под роспись в трудовой книжке и в личной карточке Т-2).

Если вы увольняетесь по собственному желанию, вы также имеете право забрать книжку в последний рабочий день. Отказ работодателя это нарушение.

Пошаговая инструкция по получению бумажной трудовой книжки

Шаг 1: Подготовка

Убедитесь, что у вас на руках есть ваша трудовая книжка. Если она хранилась у работодателя (что часто бывает при приеме на работу), это ваш главный документ.

Шаг 2: Обращение в отдел кадров (бухгалтерию)

В день увольнения (или заранее договорившись) обратитесь в отдел кадров или к бухгалтеру, который ведет кадровое делопроизводство. Напомните о необходимости сделать запись и выдать книжку.

Шаг 3: Проверка записи

Внимательно проверьте запись об увольнении! В ней должны быть указаны:

• Дата увольнения.
• Точное основание увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с истечением срока трудового договора», «по соглашению сторон»).
• Подпись ответственного лица.
• Печать организации.

Ошибки в записи могут создать проблемы в будущем. Если запись некорректна, требуйте внести исправления (перечеркнуть и заново заполнить с указанием даты исправления и подписью) или сделать новую.

Шаг 4: Получение и расписка

После проверки получите книжку. Вам должны предложить поставить вашу подпись в личной карточке формы Т-2 (если она у вас есть) или в специальном журнале/акте о выдаче документа. Это подтверждение, что вы получили книжку. Не подписывайте, если не получили ее физически.

Особенности получения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года в Украине действует система электронных трудовых книжек. Если вы перешли на ЭТК, процесс отличается:

1. Автоматическое обновление. При увольнении работодатель обязан в течение 5 дней внести соответствующую запись в реестр Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
2. Нет физического документа. Вам не нужно «забирать» пластиковую книжку. Ваша история труда хранится в электронной базе ПФУ.
3. Доступ через «Дия». Вы можете в любой момент проверить актуальность и полноту записей в своей ЭТК через портал «Дия» или на сайте ПФУ.
4. Запрос выписки. Если вам нужен бумажный документ (например, для предоставления в другую страну), вы можете заказать официальную выписку из ЭТК через отделение ПФУ или через «Дию»;

Важно: Если у вас была бумажная книжка, а работодатель перешел на ЭТК, он обязан сделать в ней последнюю запись и выдать ее вам, либо, по вашему согласию, оформить переход на электронный формат. Уточняйте этот момент.

Что делать, если работодатель отказывается выдать книжку?

Это прямое нарушение закона. Ваши действия:

• Письменное требование. Напишите заявление (в 2-х экземплярах) на имя руководителя с просьбой выдать трудовую книжку. Оставьте один экземпляр у себя, на втором у секретаря/в отделе кадров должен поставить входящий номер и дату приема. Это ваше доказательство.
• Жалоба в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Подайте жалобу (можно онлайн через сайт ГИТ) о нарушении ваших трудовых прав. Инспекция проведет проверку и выдаст предписание работодателю.
• Обращение в Пенсионный фонд. Если запись об увольнении не внесена в ЭТК, подайте заявление в ПФУ о внесении сведений. Они запросят информацию у работодателя.
• Суд. В крайнем случае — подача искового заявления в суд о восстановлении нарушенного права (выдачи документа) и взыскании компенсации за задержку.

Если трудовая книжка утеряна или испорчена

В случае утери, кражи или физического повреждения (порча) документа необходимо:

1. Обратиться в отделение ПФУ. Подать заявление о выдаче дубликата.
2. Предоставить документы:
   • Паспорт.
   • Идентификационный код (ИНН).
   • Заявление установленной формы.
   • Справку с места жительства (по месту регистрации).
   • Документы, подтверждающие стаж (приказы о приеме/увольнении, справки с предыдущих мест работы, выписки из ЭТК и т.д.).
3. Для украинцев за границей. Уникальный электронный сервис ПФУ позволяет подать заявление на восстановление/дубликат онлайн через портал «Дия» (требуется подтвержденная электронная подпись). Это особенно важно для граждан, вынужденно покинувших страну.

Крайне важно помнить:

• Сроки. Работодатель обязан выдать книжку в день увольнения. Задержка недопустима.
• Проверяйте запись. Ошибки в записи об увольнении (особенно в основании) могут привести к проблемам с пенсией или трудоустройством.
• Электронный формат, это реальность. Узнайте, на каком формате (бумажном или электронном) ведется ваш учет. Актуальную информацию всегда можно проверить в «Дие».
• Сохраняйте все документы. Копии заявлений, расписок, переписки с работодателем и государственными органами.
• Не бойтесь защищать свои права. Отказ выдать документ — серьезное нарушение, за которое работодатель несет административную ответственность.

Получение трудовой книжки — формальная, но критически важная процедура. В современной Украине, с развитием цифровых сервисов ПФУ, процесс становится проще и прозрачнее. Однако основная ответственность за корректную запись лежит на работодателе. Будьте внимательны, знайте свои права и не стесняйтесь обращаться за защитой в государственные инстанции, если что-то идет не по закону.

Статья составлена на основе актуальной информации о трудовом законодательстве Украины и практики работы Пенсионного фонда на 2026 год. Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу или в местное отделение ПФУ.