Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, права на пенсионные выплаты и социальные гарантии. Для граждан России, работающих в Украине, вопрос получения и оцифровки украинской трудовой книжки имеет особую юридическую и практическую значимость. В статье подробно рассмотрим:
- какие правовые нормы регулируют трудовую книжку в Украине;
- кто имеет право её получить, если вы гражданин РФ;
- процедура оформления и заполнения;
- переход к электронному формату (ЭТК) и сроки оцифровки;
- влияние украинской трудовой книжки на пенсионные права в России;
- часто задаваемые вопросы.
Правовой статус трудовой книжки в Украине
Трудовая книжка в Украине регулируется Трудовым кодексом Украины (ст. 71‑78) и Приказом Министерства социальной политики от № 724 «Об образце трудовой книжки». С 2021 года в стране действует Электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
Ключевые положения
- Трудовая книжка обязана вестись у всех работников, отработавших более 5 календарных дней, независимо от формы собственности предприятия.
- Записи в книжке делаются на украинском языке, но с 1998 года допускается дублирование информации на русском.
- С 2021 года допускается параллельное использование бумажной и электронной формы в течение 5‑летнего переходного периода.
Кто может получить украинскую трудовую книжку, если вы гражданин РФ?
Гражданин Российской Федерации, официально трудоустроенный в Украине, имеет те же права, что и украинский работник, за исключением некоторых ограничений, связанных с визовым режимом и разрешением на работу.
- Разрешение на работу. Для получения трудовой книжки необходимо иметь действующее разрешение на работу (рабочую визу, вид на жительство с правом трудоустройства или иной документ, подтверждающий право заниматься трудовой деятельностью).
- Трудовой договор. Трудовой договор должен быть заключён в письменной форме в соответствии с украинским законодательством.
- Регистрация в ПФУ. После заключения договора работодатель обязан зарегистрировать работника в Пенсионном фонде Украины и оформить запись в трудовой книжке.
Как оформить украинскую трудовую книжку
Шаг 1. Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ.
- Разрешение на работу (рабочая виза, вид на жительство, карта временного пребывания).
- Трудовой договор (в оригинале и копии).
- Справка о прохождении медицинского осмотра (по требованию работодателя).
Шаг 2. Выдача бумажной трудовой книжки
Работодатель в течение 5 рабочих дней после начала работы обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку образца Украины. Запись о приёме на работу вносится в первую страницу, указываются:
- дата и номер приказа о приёме;
- наименование организации, её ИНН (ЕГРПОУ);
- должность и ставку.
Шаг 3. Оцифровка (перевод в электронный формат)
С 2021 года украинские работники могут перевести сведения из бумажной книжки в Электронную трудовую книжку (ЭТК); Для граждан РФ процесс полностью такой же, как для украинцев.
Пошаговая инструкция оцифровки (2025‑2026 годы)
- Регистрация на портале ПФУ. Перейдите на портал ПФУ и зарегистрируйтесь с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи) или сервиса Дія.Підпис.
- Создание личного кабинета. После подтверждения регистрации откройте раздел «Электронная трудовая книжка».
- Сканирование страниц. Снимите сканы всех заполненных страниц бумажной книжки в формате PDF или JPG, разрешение не менее 300 dpi.
- Загрузка файлов. В разделе «Коммуникации по ПФУ → Сведения о трудовых отношениях» загрузите сканы, прикрепив к каждому файлу электронную подпись.
- Проверка и подтверждение. ПФУ проверит корректность данных (обычно в течение 10‑15 рабочих дней). При отсутствии ошибок запись будет автоматически перенесена в электронный реестр.
- Получение доступа. После успешной оцифровки вы сможете просматривать свою трудовую книжку в личном кабинете, а также скачивать справки о трудовом стаже.
Важно: Срок окончательной обязательной оцифровки всех трудовых книжек установлен до 10 июня 2026 года. После этой даты бумажные книжки могут быть признаны недействительными для целей пенсионного обеспечения.
Влияние украинской трудовой книжки на пенсионные права в России
Российская Федерация признаёт трудовой стаж, полученный за пределами страны, при расчёте пенсионных прав, но только в рамках международных соглашений. На 2026 год между Россией и Украиной нет действующего двустороннего соглашения о взаимном признании пенсионных прав, однако:
- Трудовой стаж, подтверждённый украинской трудовой книжкой, может быть учтён при оформлении пенсии по старости в России, если вы предоставите официальный перевод и нотариально заверенную копию.
- Для получения социальных выплат (например, пособие по временной нетрудоспособности) в России требуется подтверждение стажа в виде справки из ПФУ, полученной через электронный кабинет.
- При переезде в Россию рекомендуется собрать пакет документов: оригинал украинской трудовой книжки, её электронную версию, справку о трудовом стаже из ПФУ, перевод на русский язык, заверенный нотариусом.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли работать в Украине без украинской трудовой книжки?
Да, в течение переходного периода (2021‑2026) допускается использование только электронных записей в ПФУ. Однако работодатель обязан оформить запись в системе, а работник – иметь подтверждающие документы (трудовой договор, справку из ПФУ).
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?
Обратитесь к работодателю за копией записей. Затем подайте заявление в ПФУ о восстановлении сведений и загрузите сканы всех имеющихся документов. После проверки ПФУ создаст электронную запись.
Нужно ли платить налог в Украине, если я гражданин РФ?
Да. При официальном трудоустройстве в Украине вы обязаны платить подоходный налог (18 % + 1,5 % военный сбор) и взносы в фонд социального страхования. Налоговые обязательства в России могут возникнуть только в случае двойного резидентства.
Как получить справку о трудовом стаже из ПФУ?
Войдите в личный кабинет на портале ПФУ, выберите раздел «Справки», укажите период и тип справки (о трудовом стаже, о заработной плате и т.д.). Справка формируется в PDF и может быть подписана электронной подписью.
Можно ли оформить украинскую трудовую книжку удалённо, без личного присутствия в офисе?
Только если ваш работодатель имеет право вести электронные записи. В таком случае все действия (регистрация, загрузка сканов) выполняются онлайн, а бумажная книжка может быть выдана по почте.
Для граждан России, работающих в Украине, украинская трудовая книжка – обязательный документ, который подтверждает стаж и обеспечивает доступ к социальным гарантиям. Ключевые моменты:
- Получить книжку можно после оформления официального трудового договора и получения разрешения на работу.
- С 2021 года рекомендуется перевести сведения в электронный формат (ЭТК) через портал ПФУ.
- Срок обязательной оцифровки – 10 июня 2026 года.
- Для признания стажа в России понадобится официальная справка из ПФУ и её перевод.
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без проблем оформить, оцифровать и использовать украинскую трудовую книжку, а также сохранить свои пенсионные права при возможном переезде в Россию.
Дата публикации: