Трудовая книжка на Украине остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника. Несмотря на активные процессы цифровизации, правильное ведение бумажной версии документа строго контролируется. Ошибка в записях может привести к проблемам при назначении пенсии, поэтому кадровикам и работодателям крайне важно знать актуальные требования и использовать правильные образцы записей.
Особенности украинской трудовой книжки
Украинская трудовая книжка имеет свою специфику, которую необходимо учитывать при заполнении:
- Двуязычие: Согласно п. 2.1 Инструкции №58, все записи в документе дублируются на двух языках. Если данные о работнике на первой странице внесены на украинском языке, то на аналогичной странице (под номером 33) они должны быть продублированы на русском, и наоборот. Это правило распространяется и на внутренние записи;
- Стаж до 2004 года: До 1 января 2004 года стаж учитывался исключительно как трудовой и подтверждается записями в трудовой книжке или другими документами. После этой даты данные о стаже формируются в системе персонифицированного учета.
- ФЛП (Физические лица-предприниматели): Предпринимателям не нужно вносить записи о собственной деятельности в свою трудовую книжку, однако они обязаны вносить данные о наемных работниках.
Основные правила внесения записей
Каждая запись в разделе «Відомості про роботу» должна вноситься аккуратно, без помарок и сокращений. Основные принципы:
- Записи нумеруются сквозным порядком в графе 1.
- В графе 2 указывается дата события (приема, перевода, увольнения).
- В графе 3 делается сама запись о событии.
- В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Важно: Если работник до поступления на работу к данному работодателю уже имел стаж, то при оформлении дубликата трудовой книжки перед первой записью в графе 3 раздела «Відомості про роботу» в первую очередь вносится запись об его общем (непрерывном) стаже работы до поступления к данному нанимателю.
Образцы записей для разных ситуаций
Рассмотрим наиболее частые ситуации, с которыми сталкиваются отделы кадров.
Прием на работу
Запись о приеме на работу должна содержать полное наименование должности согласно справочнику квалификационных характеристик и структурное подразделение.
Пример записи в графе 3:
Прийнято на посаду інспектора з кадрів відділу управління персоналом.
(Принята на должность инспектора по кадрам отдела управления персоналом)
Перевод на другую работу
Перевод оформляется только при наличии согласия работника и соответствующего приказа.
Пример записи в графе 3:
Переведено на посаду начальника відділу управління персоналом.
(Переведена на должность начальника отдела управления персоналом)
Увольнение
При увольнении обязательно указывается статья Кодекса законов о труде Украины (КЗпП), ее часть и пункт, а также причина увольнения.
Пример записи в графе 3 (увольнение по собственному желанию):
Звільнено за власним бажанням, стаття 38 КЗпП України.
(Уволена по собственному желанию, статья 38 КЗпП Украины)
Трудовая книжка иностранного образца
Часто возникает вопрос: что делать, если у работника трудовая книжка не украинского образца (например, выданная в другой стране СНГ)?
Согласно правилам, при приеме на работу лица, имеющего трудовую книжку не установленного в Украине образца, работодатель должен оформить новую трудовую книжку украинского образца с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа. Трудовая книжка иностранного образца (например, выданная ранее в РБ или РФ) может храниться у нанимателя для учета стажа предыдущей работы, но новые записи в нее не вносятся.
Оцифровка трудовых книжек: новые реалии 2025-2026 годов
Самый актуальный вопрос сегодняшнего дня, это переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Украина активно внедряет цифровизацию, и процесс оцифровки стал обязательным этапом для работодателей и работников.
Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Регистрация на портале ПФУ: Зарегистрируйтесь на веб-портале Пенсионного фонда Украины (pfu.gov.ua) с помощью электронной подписи (КЭП) или BankID. Это ваш ключ к цифровой сокровищнице.
- Выбор раздела: Войдя в систему, выберите раздел «Оцифровка трудовой книжки».
- Загрузка сканов: Отсканируйте или качественно сфотографируйте все страницы трудовой книжки. Обязательно подготовьте документы, подтверждающие стаж до 2004 года, если в записях есть сомнения (например, справки с предыдущих мест работы).
- Хронологический порядок: Загружайте сканы и фото в хронологическом порядке при заполнении онлайн-формы на портале.
- Ожидание подтверждения: Дождитесь подтверждения внесения информации в реестр.
Преимущество ЭТК: Все оцифрованные записи подписываются электронной подписью, что делает подделку невозможной. Данные надежно хранятся в реестре.
Особенности перехода на ЭТК
Работник имеет право перейти на электронную трудовую книжку в любой момент. Однако здесь есть важный нюанс: если работник подал заявление о переходе на ЭТК при приеме на работу, работодатель все равно обязан:
- Принять бумажную трудовую книжку.
- Сделать в ней запись о приеме на работу.
- Сделать запись о переходе работника на электронную трудовую книжку.
- После этого выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику.
Обратите внимание: При внесении записи о переходе на ЭТК важно сверять текстовые образцы с фото-образцами, так как в практике встречаются разночтения. Используйте только актуальные и проверенные шаблоны.
Ведение трудовых книжек на Украине требует внимательности и строгого соблюдения Инструкции №58. Независимо от того, вносите ли вы запись о приеме, переводе, увольнении или оформляете переход на электронный формат, каждая формулировка должна быть выверена. Использование проверенных образцов (включая двуязычное дублирование) и своевременная оцифровка документа обеспечат беспроблемный учет стажа и защиту прав как работника, так и работодателя.