Важно! В Украине ведение трудовых книжек регулируется Инструкцией №58 от , утвержденной приказами Министерства труда, Министерства юстиции и Министерства социальной защиты населения. Эта инструкция определяет все правила заполнения, исправления и хранения трудовых книжек. Ошибки при оформлении могут привести к юридическим последствиям и проблемам при подтверждении трудового стажа.
Основные требования к ведению трудовой книжки в Украине
Согласно Инструкции №58, трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она должна:
- Вестись на государственном языке (украинском);
- Заполняться чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
- Содержать точные и полные записи без исправлений, зачеркиваний или помарок;
- Иметь подписи ответственных лиц и печати (если требуется).
⚠️ Важно помнить:
- Записи вносятся только на основании приказов (распоряжений) работодателя;
- Не допускается внесение записей от руки карандашом или корректирующими средствами;
- Все записи должны быть заверены подписью руководителя и, при необходимости, печатью;
- Если страницы раздела заполнены, необходимо оформить вкладыш.
Как правильно заполнить ьный лист
ьный лист трудовой книжки (первая страница) должен содержать:
- Фамилия, имя, отчество — на украинском языке;
- Число, месяц, год рождения;
- На следующей странице (№33) эти же данные дублируются на русском языке;
- Название и дата выдачи документа, подтверждающего образование;
- Профессия или специальность;
- Подпись владельца и дата заполнения.
✏️ Пример:
Прізвище, ім'я, по батькові: Іванов Іван Іванович
Дата народження: 15 травня 1990 року
На сторінці 33:
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 15 мая 1990 года
Правила внесения записей в раздел «Відомості про роботу»
Общие требования
Все записи вносятся в следующем порядке:
- Нумерация записей сквозная;
- Запись должна быть точной и соответствовать приказу;
- Ссылка на нормативный акт (например, ст. 36 КЗоТ, п. 2.1 Инструкции №58);
- Исправления вносятся только путем признания записи недействительной и внесения корректной записи под тем же номером.
Пример правильной записи при приеме на работу
| № | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Прийнятий на посаду бухгалтера | Наказ №45 від |
Как исправить неверную запись
Категорически запрещается:
- Зачеркивать или замазывать неправильную запись;
- Вносить две записи под разными номерами (например, «Запис недійсний» и затем правильную);
- Исправлять запись от руки без оформления приказа.
Правильный способ исправления:
- Под тем же порядковым номером в графе 3 пишется:
Запис за __ недійсний; - В следующей строке (под тем же номером) вносится корректная запись;
- В графе 4 указывается дата и номер приказа, на основании которого вносится исправление.
⚠️ Пример исправления:
| № | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 5 | Запис за запис про прийом на роботу недійсний | Наказ №12 від | |
| 5 | Прийнятий на посаду економіста | Наказ №12 від |
Записи о переводе и увольнении
Перевод на другую должность
Запись о переводе должна содержать:
- Дата перевода;
- Новая должность (соответствующая Классификатору профессий);
- Основание — приказ о переводе;
- Ссылка на статью закона (например, ст. 36 КЗоТ).
Пример:
| № | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 10 | Переведений на посаду головного бухгалтера | Наказ №50 від , ст. 36 КЗоТ |
Увольнение
Запись об увольнении должна содержать:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (например, за власним бажанням, за згодою сторін, за скороченням штату);
- Ссылка на статью КЗоТ;
- Основание — приказ об увольнении.
Пример:
| № | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении | На основании чего внесена запись |
|---|---|---|---|
| 15 | Звільнений за власним бажанням, п. 3 ст. 36 КЗоТ | Наказ №55 від |
Особенности работы с иностранными трудовыми книжками
Трудовая книжка украинского образца в России
Если работник предъявляет трудовую книжку украинского образца, работодатель в России обязан:
- Завести новую трудовую книжку российского образца;
- Вносить записи только в новую книжку;
- Вернуть украинскую трудовую книжку работнику после снятия копий и заверения.
⚠️ Важно! Вносить записи в украинскую трудовую книжку на территории России запрещено.
Трудовая книжка белорусского образца в Украине
Если работник имеет трудовую книжку белорусского образца, ему необходимо:
- Оформить трудовую книжку украинского образца;
- Сделать запись о приеме на основании приказа;
- Хранить старую книжку для учета стажа.
Электронные трудовые книжки: что изменилось?
С 2021 года в Украине началась оцифровка трудовых книжек. Работодатели обязаны:
- Перенести все записи из бумажных книжек в электронную систему;
- Предоставить работникам доступ к электронной версии;
- Сохранить копии всех документов, подтверждающих стаж (дипломы, военные билеты и др.).
⚠️ Важные моменты:
- Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную;
- Работник может запросить бумажную версию в любое время;
- Все изменения в электронной книжке должны быть заверены электронной подписью.
Частые ошибки и как их избежать
Наиболее распространенные ошибки при ведении трудовых книжек:
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Зачеркивания или исправления от руки | Документ признается недействительным | Оформить приказ об исправлении и внести корректную запись |
| Отсутствие ссылок на нормативные акты | Трудности при подтверждении стажа | Добавить ссылку на статью КЗоТ или Инструкции №58 |
| Записи на русском языке в украинской книжке | Может быть расценено как нарушение | Дублировать данные на русском языке на странице 33 |
| Отсутствие печати при заверении записи | Запись может быть оспорена | Обязательно проставлять печать, если это предусмотрено инструкцией |
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены:
- Административная ответственность — штрафы для должностных лиц;
- Отказ в признании записи при проверке стажа;
- Юридические споры при увольнении или переводе.
Рекомендуется регулярно проверять правильность ведения трудовых книжек и своевременно исправлять ошибки.
Чтобы избежать проблем с трудовой книжкой, следуйте этим правилам:
✅ Основные правила:
- Всегда используйте украинский язык для записей;
- Вносите записи только на основании приказов;
- Исправляйте ошибки путем признания записи недействительной и внесения корректной записи;
- Заверяйте важные записи подписью и печатью;
- Следите за своевременным оформлением вкладышей;
- Проверяйте правильность записей перед оцифровкой.
Помните: трудовая книжка — это официальный документ, от которого зависит ваш трудовой стаж и возможность трудоустройства. Бережно храните ее и своевременно вносите все изменения.
Дата публикации: 22 мая 2026 года