Трудовая книжка — это основной официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника в Украине. Несмотря на активный переход на электронные формы учета‚ бумажные трудовые книжки до сих пор остаются юридически значимыми и обязательными для многих категорий сотрудников. В этой статье подробно разберем все аспекты ведения‚ хранения‚ заполнения и учета трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством Украины на 2026 год.

Правовая база ведения трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется следующими нормативными актами:

• Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ) — определяет общие принципы трудовых отношений и обязательность ведения трудовой книжки;
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников № 58 от г. (утверждена совместным приказом Минтруда‚ Минюста‚ Минсоцзащиты) — основной документ‚ регулирующий формат‚ порядок заполнения‚ учет и хранение;
• Закон Украины № 1217-IX от — вводит переход на электронные трудовые книжки и устанавливает сроки переходного периода;
• Постановление Кабинета Министров Украины № 325 от — утверждает правила учета трудовых книжек и вкладышей;
• Наказ Министерства труда и социальной политики № 259 от — вносит изменения в Инструкцию № 58.

Важно: Несмотря на принятие новых законов‚ Кабинет Министров Украины до сих пор не утвердил новых правил ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому все операции с бумажными ТК продолжают осуществляться в соответствии с Инструкцией № 58 от 1993 года‚ с учетом поправок и особенностей переходного периода.

Обязательность ведения трудовой книжки

Трудовая книжка ведется обязательно для всех работников‚ которые:

• проработали на предприятии более 5 календарных дней;
• заключили трудовой договор в письменной форме (ст. 24‚ 241 КЗоТ);
• подлежат государственному социальному страхованию (включая сезонных‚ временных и нештатных работников).

Это правило распространяется на все формы собственности: государственные‚ коммерческие‚ частные‚ некоммерческие организации‚ ИП и др.

Получение и учет бланков трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются организацией через уполномоченные государственные органы (например‚ через Государственную службу Украины по вопросам труда или специализированные типографии).

Ответственное лицо (кадровик‚ секретарь‚ бухгалтер) получает бланки под отчет. Далее:

• Ежемесячно составляется отчет о наличии‚ использовании и остатке бланков;
• Предоставляются приходные кассовые ордера на сумму‚ полученную за выданные трудовые книжки (если работник оплачивает их самостоятельно, по тарифам‚ утвержденным законом);
• Бухгалтерия ведет Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, форма утверждена приказом Госкомстата Украины от г.

Книга учета содержит следующие графы:

• Дата поступления бланка;
• Номер бланка;
• ФИО работника;
• Дата выдачи;
• Подпись получателя;
• Примечания (например‚ утрата‚ порча‚ дубликат).

Заполнение трудовой книжки

Прием на работу

При трудоустройстве работник обязан представить трудовую книжку‚ оформленную в установленном порядке. Если у работника ее нет — работодатель обязан выдать новую.

Порядок заполнения:

1. На ьном листе (с. 1) указываются:
• Фамилия‚ имя‚ отчество (полностью‚ как в паспорте);
• Дата рождения;
• Образование;
• Специальность (профессия);
• Дата заполнения;
• Подпись ответственного лица и печать организации.
2. На странице 33 (если книжка двуязычная) — аналогичные данные на русском языке. Заполнение на русском языке не является обязательным‚ но допускается при согласии работника.
3. На странице 2 делается запись о приеме на работу:
• Дата приема;
• Основание (номер и дата приказа);
• Должность;
• Структурное подразделение;
• Подпись ответственного лица и печать.

Работник обязан поставить подпись в Книге учета движения трудовых книжек и в самой трудовой книжке (на ьном листе) о получении документа.

Перевод на другую должность

Перевод на другую постоянную должность в той же организации оформляется так же‚ как и прием на работу:

• Делается запись о переводе с указанием даты‚ основания (приказ)‚ новой должности;
• Запись заверяется подписью и печатью;
• Работник подписывает ознакомление с записью.

Увольнение

При увольнении в трудовой книжке делается запись о прекращении трудовых отношений с указанием:

• Дата увольнения;
• Основание (пункт закона‚ например‚ ст. 40 КЗоТ — по инициативе работника‚ ст. 41 — по инициативе работодателя и т.д.);
• Номер и дата приказа;
• Подпись ответственного лица и печать.

Важно: Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись. Если работник не явился за ней — книжка хранится в кадровой службе 2 года отдельно от книжек действующих сотрудников.

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки работающих сотрудников хранятся в кадровой службе организации до момента увольнения.
• Книжки уволенных сотрудников хранятся в течение 2 лет после увольнения.
• После истечения срока хранения трудовые книжки передаются в архив организации (или уничтожаются по акту‚ если архив отсутствует).
• Дубликаты трудовых книжек (выданные взамен утраченных) хранятся в течение 50 лет — как и оригиналы.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 10 июня 2021 года в Украине начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с Законом № 1217-IX.

Ключевые моменты на 2026 год:

• Срок перехода завершен: 10 июня 2026 года — последний день‚ когда работодатели обязаны были передать в Пенсионный фонд Украины (ПФУ) сведения о трудовой деятельности работников‚ указанных в бумажных трудовых книжках.
• Электронные трудовые книжки ведутся в Единой государственной электронной системе (ЕГЭС) ПФУ.
• Бумажные трудовые книжки не отменяются и не подлежат обязательному обмену. Они остаются действительными до полного исчерпания сведений или до утраты;
• Работники‚ которые не хотят переходить на ЭТК‚ могут продолжать использовать бумажные книжки — работодатель обязан их вести и хранить в соответствии с Инструкцией № 58.
• Сведения о трудовой деятельности в ЭТК формируются автоматически на основе данных‚ передаваемых работодателями в ПФУ (через электронные отчеты).

Важно: Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки в день увольнения‚ даже если у него есть ЭТК, это требование КЗоТ и Инструкции № 58.

Ошибки и последствия

Нарушения при ведении трудовых книжек могут повлечь за собой:

• Штрафы со стороны Государственной службы Украины по вопросам труда (до 1700 грн за каждое нарушение);
• Споры при оформлении пенсии, если в книжке нет записей или они оформлены неправильно;
• Проблемы с подтверждением стажа при трудоустройстве;
• Отказ в выдаче дубликата трудовой книжки.

Наиболее частые ошибки:

• Отсутствие подписи работника при получении книжки;
• Использование корректора или исправлений от руки;
• Записи без номера и даты приказа;
• Несвоевременная выдача книжки при увольнении;
• Неведение Книги учета движения бланков.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдается в случае утраты‚ порчи или уничтожения оригинала; Для этого работник подает заявление‚ а работодатель:

• Собирает документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (приказы‚ трудовые договоры‚ справки из ПФУ);
• Составляет акт о невозможности восстановления данных;
• Изготавливает дубликат по форме‚ аналогичной оригиналу;
• В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки»;
• Дубликат заверяется печатью и подписью.

1. Бумажные трудовые книжки остаются действительными — их не нужно менять на электронные‚ если работник не хочет этого.
2. Инструкция № 58 до сих пор действует, все правила заполнения‚ хранения и учета ведутся по ней.
3. Электронные трудовые книжки — это дополнение‚ а не замена. Работодатель обязан вести и то‚ и другое‚ если работник имеет оба формата.
4. Ответственность за ведение лежит на работодателе — не на работнике.
5. Книга учета и ежемесячные отчеты — обязательны. Игнорирование этого ведет к штрафам.
6. Выдача книжки в день увольнения — закон. Нарушение, основание для жалобы в Государственную службу труда.

Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек — это не только формальность‚ но и защита прав работника на пенсию‚ компенсации‚ трудовой стаж и социальные гарантии. Не пренебрегайте этим документом, он может стоить вам или вашему сотруднику десятилетия трудового стажа.

Рекомендация: Регулярно проводите аудит трудовых книжек в организации, хотя бы раз в квартал. Это поможет избежать критических ошибок перед проверками и при выходе сотрудников на пенсию.

Для получения актуальных разъяснений обращайтесь к Государственной службе Украины по вопросам труда или в Пенсионный фонд Украины.