Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность, стаж и профессиональный путь работника. В Украине система трудовых книжек претерпела значительные изменения за последние годы, однако основные принципы её функционирования остаются неизменными. В статье подробно рассмотрим, какие виды трудовых книжек существуют в Украине, чем они отличаются друг от друга, как правильно их оформить и вести.

Правовое регулирование трудовых книжек в Украине

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Украины (статьи 62‑66) – определяет порядок ведения, выдачи и хранения трудовых книжек.
• Закон Украины «О трудовых книжках» (принят в 1995 г., с последующими поправками) – детализирует формы, содержание и порядок заполнения.
• Приказы Министерства социальной политики и Министерства труда, которые утверждают образцы форм трудовых книжек.

Согласно законодательству, каждый работник, достигший трудоспособного возраста (15 лет), имеет право на получение трудовой книжки. С 1 января 2024 года в Украине введена электронная форма трудовой книжки, однако бумажный вариант по‑прежнему остаётся в обороте.

Основные виды трудовых книжек в Украине

В зависимости от формы, способа ведения и статуса работника различают несколько видов трудовых книжек:

Бумажная трудовая книжка (классический вариант)

• Официальное название: Трудовая книжка (формат А5).
• Состоит из твердой обложки и 30‑40 листов (по 2‑4 листа в каждом листе‑блоке).
• Заполняется работодателем от руки печатью и подписью.
• Выдаётся при приёме на работу, если работник не имеет электронного варианта.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в электронном виде в единой государственной системе «Е‑Книга».
• Доступ к данным имеет работник через личный кабинет на портале Mintrud и работодатели через специализированные сервисы.
• Заполнение происходит автоматически на основании данных из трудовых договоров и приказов.
• Преимущества: отсутствие риска потери, мгновенный доступ, возможность передачи данных при смене работодателя без бумажных форм.

Специальные трудовые книжки

Для определённых категорий работников предусмотрены особые формы:

1. Трудовая книжка военнослужащего – фиксирует службу в вооружённых силах и последующую гражданскую трудовую деятельность.
2. Трудовая книжка для несовершеннолетних (до 18 лет) – содержит сведения о летних работах, стажировках и учебных практиках.
3. Трудовая книжка для работников, занятых в сфере образования и науки – отдельные графы для учёных степеней, научных проектов и преподавательской деятельности.

Трудовая книжка «по желанию» (для иностранных граждан)

Иностранные граждане, работающие в Украине, могут оформить трудовую книжку в соответствии с украинским законодательством, если их трудовой договор заключён на срок более 6 месяцев. В этом случае применяется та же форма, что и у граждан Украины, но в графе «Гражданство» указывается соответствующее государство.

Содержание трудовой книжки: какие записи обязательны

Независимо от формы (бумажная или электронная), в трудовой книжке фиксируются следующие сведения:

Для электронных трудовых книжек все эти данные хранятся в базе данных и доступны в виде интерактивных записей.

Порядок получения и оформления трудовой книжки

Как получить бумажную трудовую книжку

1. Обратиться в отдел кадров текущего работодателя с заявлением «О выдаче трудовой книжки». В заявлении указываются ФИО, дата рождения и желаемый способ получения (бумажная/электронная).
2. Работодатель проверяет наличие у работника предыдущих записей (если они есть) и оформляет приказ «О выдаче трудовой книжки».
3. Если у работника нет ранее выданной книжки, она изготавливается в печатном виде в соответствии с утверждённым образцом и вручается работнику под подпись.

Как перейти на электронную трудовую книжку

1. Зарегистрироваться на портале Mintrud (использовать Е‑ДН – единый цифровой номер).
2. Подтвердить личность через Электронный цифровой подпись (ЭЦП) или через мобильный идентификатор.
3. Запросить перевод существующей бумажной книжки в электронный формат (это делает работодатель через свою информационную систему).
4. После подтверждения данных в системе появляется электронная копия, к которой можно получить доступ в любое время.

Особенности оформления для несовершеннолетних

Для работников моложе 18 лет обязательным является согласие родителей (законных представителей). В заявлении указывается:

• ФИО ребёнка и родителей.
• Согласие родителей в письменной форме (подписывается у нотариуса);
• Сведения о месте работы (обычно это летняя работа, практика в школе/университете).

Как правильно вести трудовую книжку: рекомендации работодателю

• Соблюдать сроки записи. Все изменения (приём, увольнение, повышение, отпуск) должны фиксироваться в течение 3 рабочих дней.
• Использовать официальные бланки. Запрещено вносить записи от руки без печати и подписи уполномоченного лица.
• Контролировать достоверность данных. Ошибки в датах или названиях организаций могут привести к проблемам при расчёте пенсии.
• Хранить оригиналы приказов. При проверке инспектором труда необходимо предъявить оригиналы документов, подтверждающих записи.
• Обучать персонал отдела кадров. Регулярные семинары по актуальному законодательству снижают риск нарушений.

Переход от бумажной к электронной трудовой книжке: плюсы и минусы

Плюсы электронного варианта

• Удобный доступ 24/7 из любой точки страны.
• Отсутствие риска утери или повреждения документа.
• Автоматическое обновление данных при изменении условий труда.
• Сокращение административных расходов (печать, хранение).

Минусы электронного варианта

• Необходимость наличия доступа к интернету и ЭЦП.
• Технические сбои в системе могут временно ограничить доступ к данным.
• Для некоторых работодателей (особенно небольших) требуется внедрение новых программных решений.

Рекомендация

Если у работника есть возможность пользоваться электронными сервисами, рекомендуется перейти на ЭТК. Для тех, кто работает в отдалённых регионах без стабильного интернета, целесообразно сохранять бумажную версию в качестве резервной копии.

Как проверить правильность записей в трудовой книжке

1. Сравнить даты начала и окончания работы с трудовым договором.
2. Убедиться, что указана полная официальная наименование организации (по ЕДРПОУ).
3. Проверить наличие всех отпускных записей (годовой отпуск, больничные, отпуска без сохранения зарплаты).
4. Контролировать отсутствие «пустых» строк – каждая запись должна быть подписана и проштампована.
5. При обнаружении ошибок – подать заявление в отдел кадров с требованием исправления. Исправления вносятся через штамп «Исправлено» и подпись ответственного лица.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить новую трудовую книжку, если старая утеряна?

Да. Работник подаёт заявление в отдел кадров с указанием причины утери. Работодатель оформляет приказ «О выдаче дубликата трудовой книжки» и выдаёт новый документ. В дубликате указываются все предыдущие записи.

Обязан ли работодатель вести электронную трудовую книжку, если у работника уже есть бумажная?

С 2024 года работодатели обязаны вести электронный реестр трудовой истории, однако наличие бумажной книжки не отменяет эту обязанность. Работодатель обязан вносить данные в электронную систему и одновременно в бумажную книжку, если работник её использует.

Как оформить трудовую книжку при переходе в частный сектор после службы в армии?

Военнослужащий получает военную трудовую книжку. При увольнении из армии он получает приказ «О переводе в гражданскую трудовую деятельность». На основании этого приказа в гражданскую трудовую книжку вносятся сведения о предыдущей службе.

Можно ли использовать трудовую книжку в качестве удостоверения личности?

Трудовая книжка не является документом, удостоверяющим личность, но в некоторых случаях (например, при получении банковского кредита) её могут запросить как подтверждение стажа и дохода.

Как долго хранить трудовую книжку после выхода на пенсию?

Трудовую книжку следует хранить до окончания пенсионного периода, а затем её можно сдать в отдел кадров бывшего работодателя или в Пенсионный фонд для архивного хранения.

Трудовые книжки в Украине представляют собой важный документ, фиксирующий профессиональный путь работника. На сегодняшний день в стране существуют два основных формата: традиционная бумажная трудовая книжка и современная электронная трудовая книжка. Каждый из них имеет свои особенности, преимущества и ограничения. Правильное оформление, своевременное внесение записей и регулярный контроль за достоверностью данных позволяют избежать проблем при расчёте пенсии, получении социальных льгот и подтверждении квалификации.

Работодателям рекомендуется внедрять электронные системы учёта труда, а работникам – активно пользоваться личными кабинетами на портале Mintrud для контроля над своей трудовой историей.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.