Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. Для директора МУП вопрос её хранения имеет особую юридическую значимость, поскольку от правильного ведения и сохранения книжки зависят как права самого руководителя, так и интересы предприятия.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек в России:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ст. 66‑71;
- Постановление Правительства РФ от № 2152 «Об использовании электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 84н «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных трудовых книжек»;
- Локальные нормативные акты МУП (приказ о кадровом делопроизводстве, регламент хранения документов).
Кому принадлежит трудовая книжка?
Трудовая книжка является личным документом работника. Однако в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель обязан обеспечить её хранение в течение всего срока действия трудовых отношений и после их прекращения до истечения срока хранения (5 лет после увольнения, если иное не предусмотрено законом).
Бумажный вариант
Если директор МУП использует традиционную бумажную трудовую книжку, то её хранение должно осуществляться в кадровом отделе предприятия, а именно в архиве личных дел сотрудников. Ключевые требования:
- Книжка должна находиться в закрытом шкафу, доступ к которому имеет только уполномоченный кадровый сотрудник.
- В помещении, где хранится книжка, должны соблюдаться условия, исключающие воздействие влаги, прямого солнечного света и экстремальных температур.
- При передаче книжки директору (например, при смене руководства) необходимо оформить акт передачи‑приёма, подписанный обеими сторонами.
Электронный вариант
С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). По закону, если работник (в т.ч. директор) не подал заявление об отказе от бумажного варианта, возможно одновременное использование обеих форм.
ЭТК хранится в государственной информационной системе «Трудовой реестр» и/или в корпоративной системе МУП, если она сертифицирована Минтрудом. При этом:
- Копия ЭТК доступна только уполномоченным лицам (кадровый специалист, бухгалтер, сам директор).
- Для доступа требуется двухфакторная аутентификация и соблюдение требований по защите персональных данных (ФЗ‑152).
- При необходимости печатной версии можно распечатать выписку из ЭТК, но оригинал остаётся в электронном виде.
Как правильно организовать хранение?
Выбор формы хранения
Решение о том, использовать только бумажный, только электронный или оба варианта, принимается совместно директором и руководством МУП с учётом:
- Технической готовности предприятия (наличие сертифицированной системы ЭТК);
- Предпочтений директора (некоторые руководители предпочитают иметь бумажный документ «под рукой»);
- Требований контролирующих органов (например, проверка в рамках аудита).
Процедура передачи и приёма
При смене директора или при увольнении необходимо оформить следующие документы:
- Акт передачи‑приёма трудовой книжки (для бумажного варианта) – подписывается текущим и новым директором, а также кадровым специалистом.
- Запись в журнале учёта кадровых документов о дате и способе передачи.
- Для ЭТК – регистрация изменения руководителя в системе, что фиксируется автоматически.
Хранение в архиве
Если директор покидает должность, а его трудовая книжка остаётся в организации (например, в случае выхода на пенсию), то книжка помещается в архив личных дел сотрудников. Срок хранения – 5 лет после прекращения трудовых отношений, если иное не установлено нормативными актами.
Практические рекомендации для МУП
- Оформите локальный регламент о хранении трудовых книжек, где чётко прописаны обязанности кадрового отдела, порядок доступа и условия хранения.
- Обеспечьте контроль доступа к шкафу с бумажными книжками (ключ, журнал выдач).
- Если используете ЭТК, проведите обучение персонала по работе с системой и правилам информационной безопасности.
- Регулярно проводите инвентаризацию кадровых документов (раз в полугодие) – проверяйте наличие бумажных книжек и актуальность записей в ЭТК.
- При передаче книжки новому директору сохраняйте копию акта передачи в личном деле директора и в архиве предприятия.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли директору иметь бумажную трудовую книжку?
Нет. По закону директор может отказаться от бумажного варианта, подав письменное заявление. В этом случае сохраняется только электронная трудовая книжка.
Кто может просматривать трудовую книжку директора?
Только уполномоченные лица: кадровый специалист, бухгалтер (в рамках расчётов) и сам директор. Доступ посторонних лиц запрещён.
Что делать, если бумажная книжка потерялась?
Необходимо немедленно оформить акт утраты, подать заявление в Пенсионный фонд РФ о выдаче дубликата и, при возможности, перевести все записи в электронный вариант.
Можно ли хранить трудовую книжку в личном кабинете директора дома?
Нет. Трудовая книжка является документом, который должен находиться в официальных помещениях предприятия (кадровый отдел, архив) или в государственной информационной системе.
Для директора муниципального унитарного предприятия правильное хранение трудовой книжки – это обязательное требование Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда. Выбор между бумажным и электронным вариантом зависит от технической готовности МУП и предпочтений руководителя, однако в любом случае документ должен находиться под надёжным контролем, а процесс его передачи и учёта должен быть документально зафиксирован.
Соблюдение указанных рекомендаций поможет избежать правовых рисков, упростит кадровый учёт и обеспечит надёжную защиту интересов как директора, так и самого предприятия.
Дата публикации: