Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России активно внедряется электронный формат, однако бумажные варианты всё ещё востребованы в определённых ситуациях. Ниже подробно рассмотрим, где можно получить, оформить, восстановить и хранить трудовую книжку в обоих её видах.
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ в виде книжечки, выдаваемый работодателем при приёме на работу.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ), доступная через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.
Где получить бумажную трудовую книжку
- При приёме на работу впервые – если у сотрудника нет трудовой книжки, работодатель обязан её завести и выдать. Оформление происходит в отделе кадров организации.
- В кадровом агентстве или службе занятости – при временном трудоустройстве через агентство книжка может быть выдана агентством, а затем передана работодателю.
- При восстановлении утраченного документа – duplicate выдаётся тем же работодателем, где была последняя запись, либо в органе труда и социальной защиты по месту регистрации.
- В Многофункциональном центре (МФЦ) – некоторые регионы предоставляют услугу выдачи дубликата трудовой книжки через МФЦ по заявлению.
Где оформить электронную трудовую книжку
С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется исключительно электронная трудовая книжка. Процедура выглядит следующим образом:
- Через работодателя – при приёме на работу специалист отдела кадров формирует запись в ЕГИСЗ и направляет её в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Сотрудник получает уведомление о successful registration в личном кабинете на «Госуслугах».
- Самостоятельно через «Госуслуги» – если работник уже имеет трудовую стаж, он может проверить и, при необходимости, дополнить свою ЭТК, загрузив документы о предыдущих местах работы (трудовые договоры, справки).
- В Пенсионном фонде РФ – при личном визите можно подать заявление о внесении недостающих сведений в электронную трудовую книжку.
Как восстановить утраченную трудовую книжку
Если бумажная трудовая книжка потеряна или повреждена, сотрудник должен:
- Немедленно сообщить об этом работодателю по месту последней работы (где была внесена последняя запись).
- Предоставить заявление о выдаче дубликата (образец можно скачать на сайте Минтруда или получить в отделе кадров).
- Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт дубликат, в котором делаются записи о всех предыдущих местах работы на основании предоставленных документов (трудовые договоры, справки, выписки из приказов).
- Если работодатель ликвидирован, обратиться в архив организации или в территориальный орган ПФР, где хранятся копии трудовых книжек.
Где хранить трудовую книжку
- Бумажная трудовая книжка хранится у работника. Рекомендуется держать её в безопасном месте (например, в личном сейфе или папке с важными документами) и не передавать посторонним лицам без необходимости.
- Электронная трудовая книжка находится в ЕГИСЗ и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги». Доступ защищён логином и паролем, а также двухфакторной аутентификацией.
Полезные ссылки и ресурсы
- Портал «Госуслуги» – личный кабинет для проверки и управления электронной трудовой книжкой.
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты, образцы заявлений и инструкции.
- Пенсионный фонд Российской Федерации – информация о взаимодействии с ЕГИСЗ и получении справок.
- КонсультантПлюс – база юридической информации, включая комментарии к Федеральному закону № 432‑ФЗ «О трудовых книжках».