Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий стаж и профессиональную деятельность работника․ В зависимости от этапа трудовой жизни и требований законодательства она может находиться в разных местах․ Ниже рассмотрены основные варианты расположения трудовой книжки, а также рекомендации по её хранению и восстановлению․
Трудовая книжка у работодателя
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих сотрудников․ Обычно они находятся:
- в отделе кадров (службе персонала) – в специальном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от повреждений и несанкционированного доступа;
- в бухгалтерии – если ведение трудовых книжек совмещено с расчётом заработной платы;
- в архиве организации – после увольнения сотрудника книжка может быть передана в архив на срок хранения, установленный законодательством (обычно 75 лет)․
При увольнении работодатель обязан вернуть трудовую книжку сотруднику под расписку в течение трёх рабочих дней․
Трудовая книжка у работника
После получения трудовой книжки при увольнении или при переходе на новую работу сотрудник может хранить её:
- дома – в личном архиве, сейфе или папке с важными документами;
- в банковской ячейке – для повышения уровня защиты от кражи, пожара или затопления;
- у нотариуса – в случае необходимости заверения копий или оформления доверенности на получение документа․
Важно помнить, что трудовая книжка является личным документом сотрудника, и он отвечает за её сохранность․
Электронная трудовая книжка
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Информация о трудовой деятельности хранится в Пенсионном фонде РФ и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или через работодателя․
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска физической потери или повреждения документа;
- Быстрый доступ к сведениям о стаже и выплатах;
- Возможность мгновенно предоставлять выписки третьим лицам (банкам, посольствам и т․д․)․
При переходе на электронную форму работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку только если сотрудник выразил такое пожелание․
Где может находиться трудовая книжка в особых ситуациях
При утере или повреждении
Если трудовая книжка потеряна, испорчена или украдена, сотрудник должен:
- Сообщить об этом работодателю в письменной форме;
- Получить справку о периодах работы (из архива предприятия или из ПФР);
- Оформить дубликат трудовой книжки в отделе кадров текущего или последнего места работы․
При работе у нескольких работодателей одновременно
При совместительстве трудовая книжка хранится у основного работодателя․ У совместителя делается запись о работе на основании справки, предоставленной сотрудником․
При работе за границей
Для граждан РФ, работающих за рубежом, трудовая книжка может находиться:
- у российского работодателя (если трудовой договор заключён с российской компанией);
- в консульском отделе Посольства РФ (для заверения копий и оформления документов);
- у иностранного работодателя (в этом случае рекомендуется получить выписку из трудовой книжки и перевести её на русский язык)․
Рекомендации по хранению трудовой книжки
- Храните документ в сухом, темном месте, защищённом от прямых солнечных лучей и влаги;
- Избегайте механических повреждений (сгибов, разрывов, попадания жидкостей);
- При необходимости делайте заверенные копии и храните их отдельно от оригинала;
- Регулярно проверяйте наличие всех записей и подписей; при обнаружении ошибок сразу же обращайтесь в отдел кадров для их исправления;
- Переходя на электронную трудовую книжку, сохраняйте доступ к личному кабинету на портале Госуслуги и регулярно обновляйте пароль․
Трудовая книжка может находиться:
- у работодателя (отдел кадров, бухгалтерия, архив);
- у сотрудника (дома, в банковской ячейке, у нотариуса);
- в электронном виде в Пенсионном фонде РФ и доступна через Госуслуги;
- в особых случаях – в архиве организации, у нескольких работодателей одновременно или за границей․
Знание того, где именно находится трудовая книжка, помогает избежать её потери, оперативно восстановить при необходимости и своевременно предоставлять требуемые сведения о трудовой деятельности․
Берегите свою трудовую книжку – это ваш профессиональный паспорт!