Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию сотрудника. В случае увольнения, перевода на другую работу или просто по желанию работника, её можно получить не лично в отделе кадров, а по почте; Ниже приведено подробное руководство, как правильно оформить заявление, какие требования к письму, а также пример готового шаблона.
Когда можно получить трудовую книжку по почте?
- При увольнении с работы (первый или последний рабочий день).
- При переводе сотрудника на другую должность в той же компании.
- Если работник отсутствует в офисе (например, находится в командировке) и не может лично забрать документ.
- Если работодатель согласен отправить документ заказным письмом.
Что нужно знать работодателю?
Согласно Трудовому кодексу РФ и внутренним правилам большинства организаций, работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения согласия работника.
- Отправлять документ заказным письмом с описью вложения (например, «Трудовая книжка Иванова И.И.»).
- Сохранить копию письма и подтверждение отправки (свидетельство о вручении).
Если документа не будет отправлено в срок, работодатель может нести ответственность за нарушение трудового законодательства.
Как оформить заявление работника?
Заявление должно быть составлено в письменной форме (Word, PDF, печатным текстом) и содержать следующие пункты:
- Дата и место составления.
- ФИО, должность, отдел, должность сотрудника.
- Адрес, куда будет отправлена трудовая книжка (полный адрес, включая индекс).
- Согласие на отправку по почте.
- Подпись и печать (если применимо).
Ниже приведён шаблон заявления, который можно скопировать, заполнить и отправить в отдел кадров.
Пример заявления
[Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон] Заявление о получении трудовой книжки по почте Я, [ФИО работника], работник отдела [название отдела], должность [должность], прошу направить мне трудовую книжку по почте на следующий адрес: [ФИО получателя] [Полный адрес (улица, дом, квартира)] [Город, индекс] Согласен(на) на отправку трудовой книжки заказным письмом с описью вложения «Трудовая книжка [ФИО работника]». Подпись: ___________________
Как оформить уведомление работодателя?
После получения заявления работодатель должен выслать работнику письменное уведомление о согласии на отправку и сроке доставки. В уведомлении рекомендуется указать:
- Срок отправки (обычно в течение 3–5 рабочих дней).
- Номер и дата отправки.
- Контактные данные для уточнения (телефон, e‑mail).
- Подпись ответственного лица.
Пример уведомления
[Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон] Уведомление о направлении трудовой книжки по почте Уважаемый(ая) [ФИО работника], В соответствии с вашим заявлением от ___ / ___ / ___, подтверждаю, что трудовая книжка будет отправлена вам заказным письмом на указанный адрес. Ожидаемый срок доставки – до ___ / ___ / ___. С уважением, [ФИО руководителя] [Должность] [Подпись]
Как отправить документ по почте?
- Подготовьте трудовую книжку, убедитесь, что она надёжно упакована.
- Составьте опись вложения (например, «Трудовая книжка Иванова И.И.»).
- Выберите заказное письмо (с возможностью подтверждения вручения).
- Укажите в почтовом сервисе дату отправки и ожидаемый срок доставки.
- Сохраните копию отправки и подтверждения вручения для внутреннего учета.
Обратите внимание: трудовая книжка весит примерно 50 грамм, но точный вес уточняйте в отделе почты, чтобы избежать недоразумений при отправке.
Где можно скачать готовые формы?
- Моё дело – сайт, где можно скачать бесплатные бланки заявления и уведомления в Word и PDF.
- КонсультантПлюс – подборка нормативных актов и образцов документов, включая заявления о получении трудовой книжки по почте.
- Внутренние порталы компаний часто содержат шаблоны, адаптированные под конкретные правила организации.
- Соберите все необходимые данные: ФИО, должность, адрес доставки.
- Составьте заявление и отправьте его в отдел кадров.
- Получите письменное уведомление о согласии и сроке отправки.
- Отправьте трудовую книжку заказным письмом с описью вложения.
- Сохраните копию письма и подтверждения вручения.
Следуя этим шагам, вы гарантируете своевременную и безопасную доставку трудовой книжки, а также защитите интересы как работодателя, так и сотрудника от возможных юридических рисков.
Ссылки на полезные ресурсы
- Моё дело – бесплатные бланки и образцы
- КонсультантПлюс – нормативные акты и формы
- Трудовой кодекс РФ (официальный сайт)
Надеемся, что данная статья поможет вам быстро и корректно оформить заявление о получении трудовой книжки по почте.