Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность человека. В ней фиксируется весь период работы, должности, сведения об увольнении и другие важные данные. Понимание правил хранения трудовой книжки необходимо как работникам, так и работодателям. В этой статье мы подробно рассмотрим, где должна храниться трудовая книжка, какие требования к ее хранению существуют и кто несет за это ответственность.
Кто хранит трудовую книжку?
Согласно законодательству Российской Федерации, трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся у работодателя. Это правило распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Работодатель обязан обеспечить сохранность этих документов.
Где должна храниться трудовая книжка?
Место хранения трудовой книжки зависит от размера организации.
- Малый и средний бизнес: В большинстве случаев, трудовые книжки хранятся в специально оборудованных кадровых документах. Это могут быть шкафы, сейфы или кладовые, обеспечивающие защиту от внешних воздействий (влаги, огня, повреждений) и несанкционированного доступа.
- Крупные предприятия (более 1000 сотрудников): Для хранения трудовых книжек могут использоваться специальные архивохранилища или специально оборудованные кладовые. Важно, чтобы помещение было защищено от неблагоприятных факторов и имело надежную систему контроля доступа.
Важно! Законодательство не устанавливает строгих требований к типу хранилища (несгораемый сейф, металлический шкаф и т.д.) для малого и среднего бизнеса. Однако, использование надежного хранилища, обеспечивающего сохранность документов, настоятельно рекомендуется;
Что делать, если уволили?
После увольнения работник имеет право получить свою трудовую книжку. Если работник не забирает трудовую книжку, она хранится в организации до востребования. Работодатель обязан уведомлять бывшего работника о возможности получения трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
В настоящее время активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Электронная трудовая книжка ведется в электронном виде и хранится на серверах Социального Фонда России (СФР). Бумажная трудовая книжка, если она выдана работнику, хранится у него.
Ответственность за хранение трудовой книжки
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников. В случае утери или повреждения трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику убытки.
Рекомендации для работодателей
- Обеспечьте надежное хранение трудовых книжек в соответствии с размером организации.
- Организуйте систему учета и контроля доступа к трудовым книжкам.
- Своевременно уведомляйте бывших работников о возможности получения трудовой книжки.
- Внедряйте электронную трудовую книжку.
Рекомендации для работников
- Сохраняйте свою трудовую книжку в надежном месте.
- Следите за тем, чтобы работодатель правильно оформлял записи в трудовой книжке.
- В случае увольнения не забудьте получить свою трудовую книжку.
Правильное хранение трудовой книжки – это важная обязанность как работодателя, так и работника. Соблюдение требований законодательства обеспечивает сохранность важного документа, подтверждающего трудовую деятельность человека. Внедрение электронной трудовой книжки является важным шагом в модернизации системы учета трудовой деятельности в России.
Источники:
- Постановление правительства РФ от № 359 (утратило силу)
- КонсультантПлюс
- nalog-nalog.ru
- ЭЛКОД
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5304
- Государственная инспекция труда в Псковской области